Tout ce que vous devez savoir pour utiliser les Breakout Rooms dans Microsoft Teams
Les salles de réunion ont parcouru tout un parcours dans le cadre de l'expérience de réunion virtuelle, passant d'une rareté à une fonctionnalité essentielle. Que vous soyez une équipe distante cherchant à trouver des idées en groupe ou un enseignant souhaitant que les élèves travaillent sur des travaux de groupe pendant les cours, les salles de sous-commission sont là pour vous.
Microsoft Teams a également ajouté une fonctionnalité officielle de salles de sous-commission à son arsenal. Vous n'avez plus à vous contenter de salles de sous-commission de fortune. Les chaînes déguisées en salles de sous-commission étaient un hack intelligent, mais il est temps d'embrasser la vraie chose maintenant. La fonctionnalité Salles en petits groupes de Microsoft Teams permet d'organiser et de gérer d'une manière étonnamment simple les sessions en petits groupes au cours d'une réunion.
Création de salles de sous-commission
Seuls les hôtes/organisateurs de la réunion peuvent créer et modérer des salles de sous-commission dans Microsoft Teams.
Noter: Actuellement, la fonctionnalité Breakout Room n'est disponible que sur l'application de bureau pour les systèmes Windows et Mac.
Démarrez une réunion et accédez à la barre d'outils de la réunion en haut de l'écran. Ensuite, cliquez sur l'option « salles de réunion ».
Une petite fenêtre pour créer des salles de sous-commission apparaîtra. Tout d'abord, sélectionnez le nombre de chambres que vous souhaitez avoir dans le menu déroulant. Vous pouvez avoir un maximum de 50 salles de sous-commission dans Teams.
Ensuite, choisissez si vous souhaitez affecter automatiquement les participants aux salles de sous-commission ou manuellement. Si vous sélectionnez automatiquement, Teams répartira uniformément les participants dans les salles de sous-commission au hasard. Pour illustrer, s'il y a 6 participants autres que vous et 3 salles de sous-commission, il affectera 2 personnes à chaque salle.
Si vous choisissez manuellement, vous devrez affecter individuellement chaque participant à une salle en petits groupes.
Noter: C'est le seul moment où vous pouvez choisir d'affecter automatiquement des personnes aux salles de sous-commission. Une fois que vous avez choisi manuellement, la seule façon de refaire est de recréer les pièces à partir de zéro. Mais si vous choisissez d'affecter des personnes automatiquement, vous pouvez toujours les affecter manuellement d'une pièce à l'autre.
Enfin, cliquez sur « Créer des salles ».
Affectation manuelle des personnes
Lorsque vous choisissez d'affecter des personnes automatiquement, il n'y a rien d'autre à faire que de commencer à utiliser les salles. Mais lorsque vous choisissez le contraire, c'est-à-dire manuellement, la tâche d'affecter des personnes aux salles est toujours laissée avant que vous ne puissiez utiliser les salles.
Le panneau de la salle de discussion apparaîtra sur le côté droit de l'écran. Cliquez sur l'option « Attribuer des participants ».
La liste des participants disponibles pour l'attribution apparaîtra sous l'option. Sélectionnez tous les participants que vous souhaitez affecter à la même salle et cliquez sur le bouton « Attribuer ».
Noter: Les personnes qui rejoignent la réunion à l'aide d'appareils RTPC ou Teams ne peuvent actuellement pas être affectées à des salles de sous-commission. Vous pouvez utiliser la réunion principale comme salle de discussion pour eux.
La liste des chambres apparaîtra. Sélectionnez la salle pour les personnes que vous avez sélectionnées, et elles seront affectées à cette salle. Répétez les étapes ci-dessus jusqu'à ce que tous les participants soient affectés à leurs salles respectives.
Utilisation des salles de sous-commission
Chaque fois que vous êtes prêt à déplacer les participants vers les salles, cliquez sur l'option « Démarrer les salles ». Cela déplacera automatiquement tous les participants vers les salles qui leur sont attribuées.
Vous pouvez également démarrer des pièces individuellement. Allez dans cette pièce et survolez-la. L'icône « Plus d'options » (menu à trois points) apparaîtra ; Clique dessus. Ensuite, sélectionnez « Open Room » dans le menu.
Vous pouvez ouvrir et fermer les salles de sous-commission autant de fois que vous le souhaitez au cours d'une réunion.
Rejoindre une salle de sous-commission
L'hôte de la réunion ne fait partie d'aucune salle de sous-commission, mais il peut rejoindre n'importe quelle salle à tout moment. Pour rejoindre une salle et interagir avec les participants, cliquez sur l'icône « Plus d'options » à côté de cette salle et sélectionnez « Rejoindre la salle » dans le menu.
Pour revenir à la réunion, cliquez sur le bouton « Quitter ». Il vous ramènera automatiquement à la réunion.
Chaque fois que vous revenez à la réunion principale depuis une salle en petits groupes, la réunion est mise en attente. C'est vrai pour l'organisateur comme pour les participants. Cliquez sur le bouton « Reprendre » pour continuer la réunion de votre côté. Vous pouvez sauter entre toutes les salles de sous-commission de la même manière.
Renommer une pièce
Il existe quelques paramètres par défaut dans les salles Microsoft pour les salles de petits groupes que vous pouvez modifier. L'un d'eux étant les noms des chambres. Par défaut, les pièces sont nommées Salle 1, Salle 2, etc. Pour renommer une pièce, allez dans « Plus d'options » et sélectionnez « Renommer la pièce » dans le menu.
Ensuite, entrez le nouveau nom et cliquez sur « Renommer la salle » pour enregistrer les modifications. Renommer les pièces en quelque chose de plus reconnaissable facilite leur modération.
Envoi d'une annonce aux chambres
En tant que modérateur, vous pouvez envoyer des annonces aux salles de sous-commission, telles que des mises à jour de l'heure, partager des invites de discussion, des idées, des ressources utiles, etc.
Accédez à « Plus d'options » en haut de « Salles de discussion » et sélectionnez « Faire une annonce » dans le menu.
Tapez ensuite votre message et cliquez sur le bouton « Envoyer ».
Les participants aux ateliers pourront lire l'annonce à partir du chat. La discussion en petits groupes est également disponible après la réunion dans votre liste de discussion principale Teams.
Fermeture des chambres
Vous pouvez fermer toutes les pièces à la fois ou fermer des pièces individuelles.
Cliquez sur « Fermer les salles » pour fermer simultanément toutes les salles de sous-commission.
Pour fermer une seule pièce, allez dans la pièce et cliquez sur « Plus d'options ». Sélectionnez ensuite « Fermer la pièce » dans le menu.
Après être revenu à la réunion principale, tout le monde doit reprendre la réunion en attente.
Noter: Si vous souhaitez mettre fin à la réunion principale, il est important de fermer d'abord les salles de sous-commission. Si vous ne le faites pas, la réunion en petits groupes continuera.
Paramètres additionnels
Désactiver l'accès automatique aux pièces : Par défaut, les salles de sous-commission dans Microsoft Teams sont configurées de telle sorte que dès que vous démarrez une salle, les participants sont automatiquement déplacés vers la salle. Mais si vous ne voulez pas d'entrée automatique, vous pouvez désactiver ce paramètre. Lorsque le paramètre est désactivé, les participants reçoivent à la place un message leur demandant de rejoindre la salle de discussion lorsque vous l'ouvrez. Ils décident ensuite quand rejoindre la salle en cliquant sur le bouton « Rejoindre ».
Pour désactiver ce paramètre, accédez au panneau Salles de discussion et cliquez sur « Plus d'options ». Ensuite, sélectionnez « Paramètres des chambres » dans le menu. Vous ne pouvez accéder aux paramètres de la pièce que lorsque les pièces sont fermées.
Ensuite, désactivez la bascule pour « Déplacer automatiquement les personnes dans les pièces ».
Autoriser les participants à revenir à la réunion principale : La configuration par défaut dans Microsoft Teams empêche les participants de revenir à la réunion principale de leur propre gré. Ils ne peuvent rejoindre la réunion plus importante que lorsque vous, c'est-à-dire l'hôte de la réunion, fermez la salle de sous-commission. Pour leur donner la possibilité de quitter la salle de sous-commission, activez ce paramètre.
Accédez à l'icône « Plus d'options » et sélectionnez « Paramètres des chambres ». Ensuite, activez la bascule pour « Les participants peuvent retourner à la réunion principale ». Cela ajoutera un bouton « Quitter » à la salle de discussion pour les participants, tout comme l'hôte l'a fait.
Déplacer les gens : Pour déplacer une personne d'une salle en petits groupes à une autre, accédez à la salle dans laquelle se trouve actuellement la personne et cliquez dessus. La liste de tous les participants dans la salle apparaîtra.
Sélectionnez le(s) nom(s) des personnes que vous souhaitez déplacer et cliquez sur le bouton « Attribuer ». Ensuite, sélectionnez une autre pièce dans laquelle les déplacer ou sélectionnez « Non attribué » pour les déplacer complètement hors des salles de sous-commission.
Ajouter et supprimer des pièces : Vous pouvez également ajouter d'autres salles ou supprimer des salles actuelles à un moment donné pendant la réunion.
Pour ajouter une salle, accédez au panneau de la salle en petits groupes et cliquez sur l'option « Ajouter une salle ». Une nouvelle salle sera créée instantanément.
Pour supprimer une pièce, accédez à la pièce et cliquez sur « Plus d'options ». Sélectionnez ensuite « Supprimer la pièce » dans le menu.
Recréez les chambres : À tout moment, si vous souhaitez supprimer complètement les salles de sous-commission existantes et repartir de zéro, cela est également possible. Accédez à « Plus d'options » en haut du panneau des salles de sous-commission, puis sélectionnez « Recréer des salles » dans le menu. Les salles existantes seront supprimées et la fenêtre de création de salles réapparaîtra.
Il peut être difficile d'avoir des discussions ouvertes ou significatives lors de grandes réunions, en particulier lorsque la créativité est nécessaire. Les salles de discussion aident les gens à réfléchir efficacement en petits groupes.