Changez votre statut pour que tout le monde sache pourquoi vous ne revenez pas vers eux
Les gens utilisent Microsoft Teams pour communiquer et collaborer avec leurs coéquipiers. En fait, à tel point que de nombreux utilisateurs sont entièrement passés de la messagerie électronique à Microsoft Teams à des fins de communication.
Il est donc naturel que vous recherchiez un moyen dans Microsoft Teams d'informer vos coéquipiers lorsque vous ne pouvez pas recevoir leurs messages et que vous ne pourrez pas répondre, il n'y a donc pas de problème de communication. Que vous soyez absent de votre bureau pendant une heure, une journée ou une semaine, que vous soyez sorti pour un déjeuner client, un séminaire ou que vous soyez en vacances, c'est toujours une bonne pratique de laisser votre statut refléter cela et cela est exactement ce que vous pouvez faire avec un statut « Absent du bureau » dans Microsoft Teams.
Si vous ne savez pas quel est le statut dans Microsoft Teams, c'est le point vert/jaune/rouge qui apparaît à côté de votre photo de profil dans Microsoft Teams et indique aux autres membres de l'équipe si vous êtes ou non disponible pour une connexion.
Si vous êtes un peu confus avec cette nouvelle option de statut, ce n'est pas de votre faute. Comme vous l'avez peut-être remarqué, l'option Absent du bureau n'est pas l'une des options standard disponibles dans la fonctionnalité « Statut » de Teams. Définir un statut « Absent du bureau » dans Microsoft Teams n'est pas non plus aussi simple que de changer votre statut de « Disponible » à « Occupé » ou « Ne pas déranger » - quelque chose que vous pouvez faire en un tournemain.
D'où définir le statut « Absent du bureau » dans les équipes ?
« Où puis-je définir ce statut Absent du bureau dans Teams si ce n'est à partir de l'option Statut ? » Eh bien, le fait est que vous ne pouvez pas du tout définir un statut d'absence du bureau à partir de Microsoft Teams. Vous avez besoin d'Outlook pour le faire.
Microsoft Teams se synchronise avec votre compte Outlook et récupère le statut d'absence du bureau à partir d'Outlook et le reflète automatiquement sur votre compte Teams. Il n'est donc pas étonnant que vous n'ayez pas trouvé l'option de définir le statut tout de suite. Microsoft ne facilite certainement pas les choses.
Comment définir l'absence du bureau dans Outlook ?
Pour définir un statut d'absence du bureau dans Teams, vous devez configurer des « réponses automatiques » dans votre compte Outlook. Que sont les réponses automatiques ? La fonction envoie automatiquement un message à tous les e-mails que vous recevez lorsqu'elle est activée. Microsoft Teams voit quand vous avez des réponses automatiques dans Outlook et modifie votre statut pour refléter votre localisation.
Vous pouvez configurer des réponses automatiques dans Outlook à partir de l'application de bureau ou du Web Outlook.
Pour configurer des réponses automatiques à partir de l'application de bureau Outlook, ouvrez l'application et cliquez sur l'option « Fichier » dans la barre de menus.
Maintenant, cliquez sur l'option « Réponses automatiques » sur l'écran Informations sur le compte.
La boîte de dialogue de configuration des réponses automatiques s'ouvre. Actuellement, il affichera « Ne pas envoyer ». Sélectionnez le bouton radio pour « Envoyer des réponses automatiques ».
Vous pouvez également spécifier une plage horaire pendant laquelle envoyer le message d'absence du bureau. Cochez la case « Envoyer uniquement pendant cette période » et sélectionnez la date et l'heure.
Vous pouvez définir un message personnalisé pour savoir avec quoi répondre aux messages reçus. Maintenant, si vous utilisez un compte d'organisation, il y aura deux options pour le message. Vous pouvez définir différents messages pour les personnes internes et externes à votre organisation. Pour un compte personnel, il n'y aura pas de distinction. Enfin, cliquez sur « OK » pour enregistrer les modifications.
Après avoir activé les réponses d'absence du bureau, accédez à Microsoft Teams. Votre statut passera à Absent du bureau et le message que vous avez configuré dans les réponses automatiques s'affichera également avec votre statut lorsque quelqu'un survolera votre photo de profil.
Pour configurer des réponses automatiques à partir d'Outlook pour le Web, allez sur outlook.live.com et connectez-vous avec votre compte. Ensuite, cliquez sur l'option « Paramètres » (icône d'engrenage) dans le coin supérieur droit de l'écran.
Dans la zone de texte de recherche, tapez « Absent du bureau » ou « Réponses automatiques », puis cliquez sur le résultat de la recherche pour le paramètre Réponses automatiques.
La boîte de dialogue pour les réponses automatiques s'ouvrira. Activez la bascule pour « Réponses automatiques activées ».
Si vous souhaitez envoyer des réponses automatiques pour une période spécifique, cochez la case "Envoyer des réponses uniquement pendant une période de temps" et spécifiez la date et l'heure et définissez votre message personnalisé.
La configuration des réponses automatiques est le meilleur moyen de définir le statut d'absence du bureau dans Microsoft Teams. Vous pouvez définir le statut pour une période de temps spécifiée et également avoir un message personnalisé explicatif avec celui-ci. Mais ce n'est certainement pas le seul moyen.
Vous pouvez également définir un statut d'absence en créant un rendez-vous dans votre calendrier et le régler sur « Out of Office ». Ouvrez l'application de bureau Outlook et basculez vers le calendrier au lieu de l'e-mail.
Cliquez sur l'option « Nouveau rendez-vous » dans le menu d'accueil.
La boîte de dialogue de création d'un rendez-vous s'ouvre. Prenez rendez-vous lorsque vous serez absent du bureau. Maintenant, cliquez sur « Options ».
Dans le menu déroulant à côté de « Afficher en tant que », sélectionnez « Absent du bureau » et enregistrez le rendez-vous.
Microsoft Teams changera votre statut en Absent du bureau pendant le temps que vous définissez votre rendez-vous dans Outlook.
Maintenant, vous pouvez vous éloigner de votre bureau sans aucun souci. Tout le monde pourra voir votre statut d'absence du bureau. Dans les discussions personnelles, une alerte du côté de l'expéditeur lui rappellera que vous n'êtes pas au bureau et que vous ne pourrez peut-être pas le joindre à ce moment-là.