Comment utiliser les notes de réunion dans Microsoft Teams

Pour garder une trace des choses importantes discutées lors d'une réunion d'équipes

Avec la crise pandémique à laquelle le monde est confronté en ce moment, de nombreuses organisations sont passées aux applications de collaboration de flux de travail, et il peut être difficile de faire une transition en douceur. Certaines personnes ne se sentent même pas à l'aise avec la configuration de la réunion virtuelle car elles la trouvent trop restrictive. Mais une fois que vous vous serez familiarisé avec toutes les fonctionnalités de l'application, vous vous rendrez compte que les bonnes applications de collaboration ont beaucoup à offrir et sont considérées comme le futur moyen de communication sur le lieu de travail pour une raison.

Microsoft Teams est l'une des principales applications WSC et regorge de fonctionnalités pour rendre les réunions virtuelles et la collaboration aussi transparentes que possible pour les utilisateurs. Héberger des réunions sur Microsoft Teams est aussi simple que cela. La plupart des utilisateurs prennent des notes lors d'une réunion et pour de nombreuses personnes, cela signifie ouvrir une autre application comme Word, ou autre. Mais les réunions d'équipes ont un joyau dont tout le monde n'est pas au courant. Vous pouvez prendre des notes lors d'une réunion Microsoft Teams directement depuis l'application à l'aide de la fonction « Notes de réunion » intégrée à l'application.

Qu'est-ce que les notes de réunion dans Microsoft Teams ?

Les notes de réunion dans Teams sont un excellent moyen de capturer tous les détails de vos réunions sur la plate-forme. Vous pouvez prendre des notes et y accéder avant, pendant et après une réunion dans Teams. Mais il y a quelques faits sur les notes que vous devez savoir.

  • Seules les personnes faisant partie de l'organisation peuvent démarrer ou accéder aux notes de réunion. Cela signifie que toute personne qui a rejoint en tant qu'invité ne peut pas accéder aux notes.
  • Les notes de réunion ne sont pas disponibles si une réunion compte plus de 20 personnes.
  • Vous ne pouvez accéder aux notes que si vous avez été invité à la réunion avant la création des notes.

Pour les réunions récurrentes, les notes continuent pour toutes les réunions. Chaque réunion devient une nouvelle section dans Notes.

Prendre des notes avant le début d'une réunion

Vous pouvez prendre des notes pour une réunion avant même qu'elle n'ait commencé. Accédez à « Calendrier » dans la barre de navigation sur la gauche.

Cliquez ensuite sur la réunion pour laquelle vous souhaitez prendre des notes.

La page des détails de la réunion s'ouvrira. Cliquez sur l'onglet « Notes de réunion » en haut.

Ensuite, cliquez sur le bouton « Prendre des notes » pour créer des notes pour la réunion.

Maintenant, vous pouvez ajouter l'ordre du jour de la réunion ou d'autres points importants pour la réunion. Utilisez le « @ » dans les notes pour mentionner d'autres personnes afin d'ajouter quelque chose spécifiquement pour elles. Vous pouvez également utiliser les options de formatage en haut pour formater le texte dans les notes.

Il peut y avoir des sections distinctes dans les notes. Cliquez sur l'icône « + » pour créer une nouvelle section.

Noter: Actuellement, les notes sont accessibles à l'avance uniquement pour les réunions qui n'ont pas lieu dans un canal.

Prendre des notes lors d'une réunion en cours

Vous pouvez ajouter des notes pendant une réunion afin de ne rien manquer d'important. Cliquez sur l'icône « Plus d'options » (trois points), puis sélectionnez l'option « Afficher les notes de la réunion ».

Les notes apparaîtraient sur la droite de l'écran. Si vous n'avez jamais pris de notes pour cette réunion auparavant, l'écran affichera « Allez-y et commencez à prendre des notes ! » Cliquez sur l'option « Prendre des notes » pour commencer à prendre des notes.

Sinon, les notes s'ouvriraient et vous pourrez commencer à taper tout de suite.

Prendre des notes après la fin d'une réunion

Pour une réunion de canal, accédez au canal où la réunion a eu lieu. Cliquez sur Équipes dans la barre de navigation à gauche, puis sélectionnez le canal dans la liste des équipes.

Accédez ensuite à la publication relative à la réunion et cliquez sur « Afficher les notes en plein écran » pour afficher et modifier les notes.

Pour une réunion privée, accédez à Chats dans la barre de navigation sur la gauche et recherchez le chat de la réunion dans la liste des chats.

Ensuite, cliquez sur l'onglet « Notes de réunion » en haut de l'écran de discussion pour accéder aux notes de réunion pour la réunion privée.

Microsoft Teams permet aux utilisateurs de prendre des notes pour les réunions. Les notes de réunion sont une fonctionnalité intéressante que vous pouvez utiliser pour capturer les objectifs de réunion, les ordres du jour, les points de discussion importants ou toute autre action. Une grande chose à leur sujet est qu'ils peuvent être consultés avant, pendant et même après la réunion. Alors, conservez toutes vos notes au même endroit tout en les partageant avec vos collègues.