Créez une liste déroulante d'éléments dans Excel pour rendre la saisie de données plus facile, plus rapide et sans erreur. Avec la fonctionnalité de validation des données d'Excel, vous pouvez facilement créer des listes déroulantes pour saisir des données sur une feuille de calcul ou un classeur.
Une liste déroulante ou un menu déroulant Excel est un élément de contrôle graphique qui permet aux utilisateurs de choisir une option dans une liste d'options prédéfinies. Cela rendra la saisie des données plus facile, plus rapide et réduira les inexactitudes et les fautes de frappe.
Par exemple, les utilisateurs peuvent choisir facilement le statut du travail comme FINI dans un menu déroulant. Mais si vous leur donnez le choix de le saisir manuellement, ils peuvent taper le mot en entier FINISHED ou PENDING ou ENCOURS, ou FAILED. Il faudra beaucoup de temps pour saisir le statut de chaque travail, mais s'il s'agissait d'une liste déroulante, cela accélérera le processus de saisie des données.
Dans cet article, nous allons vous montrer un moyen rapide et facile de créer une liste déroulante à l'aide de données de cellules, ou en saisissant des données manuellement, ou en utilisant des formules dans Excel.
Création d'une liste déroulante à l'aide de données de cellules
Par exemple, vous pouvez créer un menu déroulant pour suivre l'état de chacun des voyages que vous prévoyez de faire (comme indiqué dans l'image ci-dessous).
Tout d'abord, tapez les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans la liste déroulante d'un tableau de cellules. Vous pouvez le faire sur la feuille qui contiendra les listes déroulantes, ou sur une autre feuille.
Dans cet exemple, nous avons tapé la liste des éléments de la liste déroulante de la feuille 2.
Revenez à la feuille 1, puis sélectionnez la cellule B2 (il s'agit de la cellule dans laquelle vous configurerez votre liste déroulante).
Ensuite, allez dans l'onglet « Données » et cliquez sur l'icône « Validation des données », puis sélectionnez « Validation des données » dans le menu déroulant.
Dans la boîte de dialogue « Validation des données », sélectionnez « Liste » dans le menu déroulant « Autoriser : » et cliquez sur « OK ».
Cliquez dans la case « Source » et vous pouvez sélectionner la liste des éléments que vous souhaitez ajouter comme options qui apparaîtront dans la liste.
Maintenant, sélectionnez la liste des éléments (A1:A5) à partir de la feuille 2.
Et l'emplacement où les valeurs du menu déroulant seront ajoutées automatiquement à la zone Source. Maintenant, cliquez sur « OK ». Si vous décochez l'option « Ignorer le noir », Excel forcera les utilisateurs à sélectionner une valeur dans la liste.
Vous avez maintenant créé une liste déroulante dans la cellule B2 de la colonne Statut.
Pour copier la liste déroulante sur les 5 lignes, cliquez simplement sur le petit carré vert en bas à gauche de la liste déroulante et faites-le glisser vers la cellule B6.
Maintenant, la liste déroulante est copiée de la cellule B2 vers B6.
Création d'une liste déroulante en saisissant les données manuellement
Vous pouvez également ajouter des éléments directement à la liste déroulante en les saisissant manuellement dans le champ « Source » de la fenêtre de dialogue Validation des données.
Dans cet exemple, vous ajoutez une liste déroulante pour la saison à laquelle vous visitez les villes. Alors, sélectionnez la cellule C2 pour créer une liste déroulante.
Ouvrez la boîte de dialogue « Validation des données » à partir de l'onglet « Données ».
Sélectionnez « Liste » dans les critères de validation et saisissez votre liste dans la case « Source ». Tous les éléments doivent être saisis sans espace, séparés par une virgule entre chaque élément.
Ici, entrez « Printemps, été, automne, hiver » dans le champ source et cliquez sur « OK ».
Désormais, tous les éléments (options) saisis dans le champ Source apparaîtront sur différentes lignes dans la liste déroulante. Ensuite, vous pouvez faire glisser et copier la liste dans le reste des lignes comme vous l'avez fait dans la méthode précédente.
Création d'une liste déroulante à l'aide de formules
Une autre façon de créer une liste déroulante consiste à utiliser la formule OFFSET dans le champ source.
Dans cet exemple, nous créons une liste déroulante dans la colonne Année. Sélectionnez la cellule D1 et accédez à Données -> Outils de données -> Validation des données.
Dans les fenêtres de validation des données, saisissez ce champ source de formule au lieu de la référence de cellule ou des éléments saisis manuellement :
=OFFSET(référence, lignes, cols, [hauteur], [largeur])Entrez maintenant la liste des éléments pour la liste déroulante (Année) dans la feuille 2.
Dans la formule, spécifiez la référence de cellule comme B1 (le point de départ de la liste), spécifiez les lignes et les colonnes comme 0 pour éviter de décaler la référence et spécifiez comme Hauteur comme 5 pour les éléments de la liste.
=OFFSET(Feuille2!$B$1,0,0,5)Maintenant, si vous entrez cette formule dans le champ source, elle renvoie un tableau contenant la liste des années (B1:B5).
Cela créera une liste déroulante qui affiche toutes les années dans la plage de cellules B1:B5 de la feuille 2.
Supprimer une liste déroulante
Vous pouvez également supprimer une liste déroulante dans Excel. Pour supprimer une liste déroulante, sélectionnez la cellule avec la liste déroulante. Ensuite, allez dans Données -> Outils de données -> Validation des données.
Cliquez sur le bouton « Effacer tout » dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue « Validation des données » et cliquez sur « OK ». Cela supprimera la liste déroulante sur la cellule sélectionnée.
Si vous souhaitez supprimer toutes les listes déroulantes de la feuille de calcul, cochez « Appliquer ces modifications à toutes les autres cellules avec les mêmes paramètres » avant de cliquer sur le bouton « Effacer tout ». Ensuite, cliquez sur « OK » pour postuler.
Maintenant, vous pouvez créer et supprimer des listes déroulantes en suivant ce guide étape par étape.