Dans un milieu de travail, il est très important de planifier et de programmer vos réunions à l'avance. Il donne un avertissement à vos employés et leur permet de faire tous les préparatifs nécessaires à la réunion. De nos jours, il est de plus en plus difficile de trouver le temps de passer des appels téléphoniques ou de planifier des réunions en personne. Il est beaucoup plus facile de programmer votre réunion sur des services de visioconférence comme Google Meet.
Pour ce faire, vous devrez d'abord configurer un événement sur Google Agenda. La planification dans Google Agenda vous permet d'envoyer directement des invitations à vos contacts. Et pour rendre les choses encore plus faciles, vous pouvez désormais programmer des réunions Calendrier directement à partir des conversations Google Chat.
Planification d'une réunion Google Agenda à partir de Google Chat sur le bureau
Tout d'abord, allez sur chat.google.com et connectez-vous avec votre compte Google. Ensuite, pour planifier une réunion sur Google Agenda, vous pouvez simplement passer votre curseur sur le nom de la personne/du groupe (sur le côté gauche de l'écran) avec qui vous souhaitez tenir la réunion et cliquer sur l'icône « Calendrier » dans le boîte pop-over.
Si un fil de discussion est ouvert, vous pouvez également cliquer sur l'icône Calendrier sur le côté droit du champ où vous saisissez un message.
Après avoir cliqué sur l'icône, le panneau Calendrier s'ouvrira sur le côté droit de votre écran. En bas à droite, vous trouverez la possibilité de modifier les horaires de l'événement du calendrier. Cliquez sur l'option « Modifier dans le calendrier ».
Cette action vous amènera à Google Agenda. En haut de votre écran, vous pouvez changer le titre de votre réunion en n'importe quoi en fonction de l'objectif de la réunion.
Juste en dessous, vous pouvez définir la date de la réunion. Vous pouvez soit saisir la date manuellement, soit choisir dans le calendrier qui vous sera fourni.
Ensuite, vous pouvez définir quand votre réunion commencera et quand elle se terminera. Tout comme la date, vous pouvez également saisir l'heure manuellement ou choisir parmi les options proposées.
Si la réunion que vous planifiez doit être un événement quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel, vous n'avez pas besoin de la configurer encore et encore. Sélectionnez simplement l'option « Ne pas répéter » sous l'heure pour décider de la fréquence de la réunion.
Ensuite, sous "Détails de l'événement", vous pouvez choisir quand vous souhaitez être informé de la réunion. Nous vous suggérons de sélectionner une heure plus proche de la réunion (5-10 minutes).
Plus bas, vous trouverez la case « Description ». Vous pouvez utiliser cette zone pour transmettre aux membres ce qui sera discuté lors de la réunion. Cela donnera aux membres une idée de ce à quoi s'attendre et de ce qu'on attend d'eux.
Sur le côté droit de l'écran, sous « Invités ». Vous pouvez ajouter plus de membres à votre réunion.
Si vous faites une erreur et ajoutez une personne qui n'était pas censée participer à la réunion, vous pouvez facilement la supprimer en cliquant sur l'icône en forme de croix (x) à côté de son nom.
Vous pouvez maintenant enregistrer la réunion dans votre calendrier en cliquant sur « Enregistrer » en haut de l'écran.
Google Agenda vous demandera alors si vous souhaitez envoyer un e-mail aux membres de la réunion et les notifier. Cliquez sur « Envoyer ».
C'est ça. Si vous ouvrez Google Agenda, vous verrez que votre réunion a été enregistrée.
Cliquez dessus, et il fournira plus d'options.
Vous pouvez rejoindre la réunion directement depuis Google Agenda.
Planification d'une réunion sur Google Agenda à partir de l'application Google Chat sur mobile
Si vous utilisez votre téléphone pour organiser une réunion, il vous suffit de lancer l'application Google Chat et d'ouvrir le chat de la personne (ou de la salle) avec laquelle vous souhaitez organiser la réunion. Ensuite, appuyez sur l'icône Google Agenda sous la zone de saisie pour créer et programmer une réunion Agenda.
Une fois que vous avez cliqué sur l'icône Calendrier en bas de l'écran, vous accédez à l'application Google Agenda avec un petit panneau en bas de l'écran avec quelques détails. Vous devez faire glisser et faire glisser le panneau vers le haut pour l'ouvrir complètement et révéler plus de détails.
Après avoir balayé vers le haut, définissez la date et l'heure de la réunion. Pour sélectionner la fréquence de la réunion, vous devez cliquer sur « Plus d'options ».
Sélectionnez « Ne se répète pas » comme fréquence de la réunion s'il s'agit d'un événement unique.
Ensuite, faites défiler vers le bas pour choisir quand recevoir une notification à partir du calendrier. Cliquez sur l'heure par défaut sélectionnée par l'application pour ouvrir plus d'options.
Sélectionnez quand vous souhaitez être averti. Une coche bleue s'affichera à côté de l'option sélectionnée.
Après avoir sélectionné la durée souhaitée, revenez au panneau principal et cliquez sur « Enregistrer et partager ».
L'application vous demandera si vous souhaitez informer les membres de l'événement par e-mail avant d'enregistrer. Cliquez sur « Enregistrer et partager » pour confirmer.
Les réunions programmées apparaissent sur votre calendrier Google ainsi que sur Google Meet où la réunion aura réellement lieu.