Utilisez les paramètres d'état dans Microsoft Teams pour informer votre équipe si vous êtes disponible
Microsoft Teams est devenue l'une des applications de collaboration Workstream les plus populaires. Et pour les organisations qui l'utilisent, il s'agit désormais du principal mode de communication entre les membres de l'équipe, dépassant le courrier électronique. Et à juste titre. Microsoft Teams dispose de nombreux outils pour rendre la communication et la collaboration plus efficaces et productives que les moyens traditionnels.
Même lorsque vous travaillez à domicile et que vous n'êtes pas présent dans le même espace physique, il existe de nombreux outils pour éviter les risques de mauvaise communication et maintenir la productivité. L'un de ces outils que vous avez peut-être oublié, mais auquel vous devriez commencer à prêter attention, est les différents paramètres d'état disponibles dans Microsoft Teams et toutes les façons dont vous pouvez les utiliser.
Quels paramètres d'état sont disponibles dans Microsoft Teams
Deux types de paramètres d'état sont disponibles dans Teams : l'état de présence de l'utilisateur et l'état personnalisé.
Qu'est-ce qu'un statut de présence utilisateur
L'état de présence de l'utilisateur est la partie de votre profil dans Microsoft Teams (et également dans Microsoft 365) qui permet aux autres utilisateurs de connaître votre état de disponibilité. Il apparaît sous la forme d'un petit point de couleur vert/rouge/jaune/gris à côté de votre photo de profil.
Un coup d'œil sur le statut et les autres membres de votre équipe sauront si vous êtes en ligne, en réunion, pour ne pas être dérangé, etc. Vous voyez l'essentiel. À proprement parler, il s'agit de faire connaître aux autres l'état général de votre disponibilité.
Qu'est-ce qu'un statut personnalisé
Outre le statut de présence de l'utilisateur, il existe également un statut personnalisé dans Microsoft Teams que vous pouvez utiliser pour informer les autres des circonstances exactes de votre disponibilité. Là où le statut de présence de l'utilisateur ne peut indiquer qu'à quelqu'un que vous êtes absent du bureau, le statut personnalisé peut indiquer les motifs exacts de ce statut, comme dire à quelqu'un que vous êtes absent au déjeuner et que vous serez de retour dans une heure.
C'est un petit message personnalisé que vous pouvez afficher pendant une brève période de temps. Les autres utilisateurs peuvent le voir lorsqu'ils survolent votre photo de profil. Et il apparaît également lorsque quelqu'un vous envoie un message via un chat personnel ou vous @mentionne si vous le souhaitez.
Utilisation des paramètres d'état dans Microsoft Teams
Définir votre statut dans Microsoft Teams pour indiquer votre disponibilité aux autres utilisateurs est assez simple.
Définir votre statut de présence
Vous avez peut-être remarqué que même si vous n'avez jamais modifié vos paramètres de statut auparavant, votre statut de Présence est automatiquement modifié. C'est parce que Microsoft Teams affiche automatiquement votre statut en fonction de différentes circonstances.
Vous constaterez également que certaines options de statut ne sont pas disponibles pour vous pour définir votre statut, mais vous pouvez les voir comme l'état de présence d'autres utilisateurs. Comme « En réunion », « Présenter », « Mettre au point », etc. Ces options ne sont pas seulement « non disponibles » pour vous, elles ne sont disponibles pour personne à définir. Ces statuts sont configurés par l'application, c'est-à-dire que Microsoft Teams modifie ces statuts. Il peut les changer en "En réunion" lorsque vous êtes, eh bien, en réunion, ou "Présentation" lorsque vous partagez l'écran de la réunion, et ainsi de suite.
Mais les options pour vous sont limitées. Pour définir un statut de présence configuré par l'utilisateur, cliquez sur le bouton de profil dans la barre de titre de l'application Teams.
Un menu contextuel apparaîtra. Accédez à l'option État (état actuel) dans le menu.
Le sous-menu apparaîtra avec les options d'état suivantes : Disponible, Occupé, Ne pas déranger, Soyez de retour et Apparaître absent. Cliquez sur le statut que vous souhaitez afficher. Il existe également une option « Réinitialiser l'état » si vous souhaitez rétablir la présence à l'état configuré par l'application.
Lorsque vous définissez vous-même un statut, il remplace le statut configuré par l'application dans la plupart des cas, car sa priorité est élevée. Par exemple, si vous définissez le statut sur « Ne pas déranger », Teams ne le changera pas en « En réunion » ou « En appel » comme il l'aurait fait normalement.
Cependant, toutes les statues configurées par l'utilisateur ne sont pas à l'épreuve du remplacement. Même si vous définissez votre statut sur « Disponible », les équipes le remplaceront par « Absent » après avoir détecté une inactivité pendant plus de cinq minutes la plupart du temps.
De plus, lorsque vous définissez vous-même un statut dans Microsoft Teams, tous les États ont une période d'expiration par défaut. Ainsi, même si vous oubliez de modifier votre statut, vous ne resterez pas indéfiniment sur Ne pas déranger ou Occupé.
| État configuré par l'utilisateur | Expiration par défaut |
|---|---|
| Occupé | Un jour |
| Ne pas déranger | Un jour |
| Autres | 7 jours |
Définition du statut personnalisé
Pour définir un message d'état personnalisé, cliquez sur le bouton de profil, puis accédez à « Définir un message d'état » dans le menu.
La boîte de rédaction du message d'état s'ouvrira. Composez le statut que vous souhaitez afficher aux autres ; la longueur maximale du statut personnalisé est de 280 caractères. Vous pouvez également @mentionner quelqu'un dans votre statut.
Après avoir composé le statut, cochez l'option "Afficher quand les gens m'envoient un message" si vous le souhaitez. Lorsque cette option est activée, chaque fois que quelqu'un vous envoie un message privé ou vous @mentionne dans le canal, les équipes afficheront votre statut au-dessus de leur zone de rédaction. Donc, il n'y aura aucune chance qu'ils passent à côté de votre statut et vous blâment plus tard de ne pas avoir répondu.
Vous pouvez également définir la date d'expiration du statut à la fin duquel Teams effacera automatiquement votre statut. Par défaut, il affichera "Aujourd'hui" comme option sélectionnée. Cliquez dessus pour développer le menu déroulant. Ensuite, sélectionnez l'une des options parmi "Jamais", "1 heure", "4 heures", "Aujourd'hui", "Cette semaine". Vous pouvez également sélectionner « Personnalisé » pour spécifier une date et une heure.
Maintenant, appuyez sur « Terminé » pour enregistrer le statut.
Votre statut personnalisé sera défini et visible par les autres avec votre état de présence.
Pointe: Il existe également un statut d'absence du bureau que vous pouvez définir dans Microsoft Teams qui, histoire amusante, ne peut pas être défini à partir de Microsoft Teams. Lisez comment définir l'absence du bureau dans Microsoft Teams dans notre article de blog détaillé ici.
Suivre le statut des autres utilisateurs dans Microsoft Teams
En plus de définir votre propre statut pour tenir les autres informés, vous pouvez également suivre le statut des autres utilisateurs de votre organisation. Lorsque vous suivez le statut d'une personne, vous recevez une notification chaque fois qu'elle apparaît disponible ou hors ligne. Vous devez admettre qu'il vaut mieux recevoir des notifications que d'avoir à traquer de manière obsessionnelle et d'attendre qu'elles apparaissent en ligne lorsque vous avez des affaires importantes.
Cliquez sur le bouton de profil dans Microsoft Teams et accédez à l'option « Paramètres » dans le menu.
Accédez à « Notifications » dans le menu de navigation sur la gauche.
Recherchez l'option « Personnes » et cliquez sur le bouton « Modifier » à côté.
Maintenant, ajoutez la ou les personnes dont vous souhaitez suivre le statut et recevez une notification.
Vous pouvez arrêter ces notifications à tout moment en cliquant sur le bouton « Désactiver » à côté du nom de la personne.
Les paramètres d'état dans Microsoft Teams sont un outil précieux à votre disposition pour vous assurer qu'il n'y a pas de place pour une mauvaise communication. Vous pouvez également utiliser divers paramètres tels que Ne pas déranger ou Concentré, etc. pour vous assurer que vous pouvez vous concentrer sur la tâche à accomplir et que personne ne peut vous déranger. Vous recevez toujours des messages de personnes, mais pas des notifications, vous pouvez donc rester dans votre zone.