Invitez facilement des participants à vos réunions Microsoft Teams programmées et suivez leurs réponses.
Les réunions virtuelles peuvent être épuisantes. Tout le monde sait ça. Ainsi, en tant qu'hôte de réunion, il est de votre responsabilité de faciliter le processus autant que possible. Une grande partie de cela se résume au fait de ne pas avoir de réunions impromptues tout le temps.
Tout le monde a beaucoup de choses sur son calendrier. Et s'informer à l'avance n'est pas seulement attentionné, mais aussi professionnel. Heureusement, il est extrêmement facile d'inviter des personnes à une réunion Microsoft Teams. Lorsque vous planifiez une réunion dans Microsoft Teams, vous pouvez inviter des personnes à la réunion immédiatement.
Noter: Pour les comptes Microsoft Teams gratuits et personnels, il n'y a pas d'option pour ajouter des participants lors de la planification d'une réunion. Vous devez envoyer le lien de la réunion manuellement. L'option d'envoi d'invitations à des réunions est disponible uniquement pour les comptes Microsoft 365.
Accédez à l'onglet « Calendrier » dans le panneau de navigation sur la gauche.
Cliquez sur le bouton « Nouvelle réunion » dans le coin supérieur droit de l'écran. La fenêtre de programmation s'ouvrira.
Donnez un titre à la réunion et sélectionnez l'heure et la date de l'événement. Ensuite, accédez à « Ajouter les participants requis » pour ajouter les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion. Vous pouvez inviter des utilisateurs internes et externes à votre organisation.
Pour inviter des utilisateurs de votre organisation, saisissez leurs noms. Les équipes fourniront des suggestions des membres de votre organisation. Cliquez sur leur nom pour les ajouter.
Pour inviter des utilisateurs extérieurs à votre organisation, vous devez saisir l'adresse e-mail complète de la personne. Appuyez sur la touche Entrée après avoir entré leur adresse e-mail ou cliquez sur la suggestion « Inviter » pour les ajouter en tant que participants à la réunion.
Pour les utilisateurs dont la présence n'est pas requise, cliquez sur le bouton « Facultatif » à la fin de la zone de texte.
Un nouveau domaine va s'étendre. Entrez les participants facultatifs ici de la même manière que vous l'avez fait avec les participants obligatoires. Pour les membres de l'organisation, entrez leur nom, puis sélectionnez-le dans les suggestions d'équipes. Pour les membres extérieurs à votre organisation, entrez l'adresse e-mail complète.
Teams dispose également d'un assistant de planification qui vous permet de comparer votre calendrier avec les calendriers des autres participants (pour lesquels il est disponible, de toute façon) pour trouver un moment qui convient à tout le monde. Accédez à l'onglet « Assistant de planification » pour obtenir de l'aide des équipes pour trouver un moment approprié.
Après avoir entré tous les détails dans la fenêtre du planificateur de réunions, cliquez sur le bouton « Envoyer ».
Une invitation sera envoyée à tous les participants à la réunion (obligatoire ainsi que facultative) soit dans leur boîte aux lettres Outlook (pour les personnes au sein de l'organisation) ou leur adresse e-mail (pour les étrangers). Les utilisateurs peuvent confirmer leur présence à la réunion et l'ajouter à leur calendrier à l'aide de l'invitation que vous avez envoyée.
Vous pouvez voir leurs RSVP dans les détails de la réunion. Pour afficher les détails de la réunion, double-cliquez sur la réunion dans le calendrier. Le panneau de « Suivi » se trouve à droite et affiche le statut RSVP de chacun.
Vous pouvez également inviter plus de personnes à la réunion après avoir initialement programmé la réunion. Ouvrez les détails de la réunion à partir du calendrier en double-cliquant dessus ou en sélectionnant « Modifier » dans le menu de superposition.
Ensuite, ajoutez le nom ou les adresses e-mail des participants dans la section Participants « Obligatoire » ou « Facultatif » et cliquez sur le bouton « Envoyer la mise à jour ». Les utilisateurs qui ont déjà été ajoutés recevront également une nouvelle invitation.
Vous pouvez également annuler la réunion et tout le monde recevra un e-mail avec la mise à jour de l'annulation de la réunion.
Ouvrez les détails de la réunion et cliquez sur le bouton « Annuler la réunion » dans le coin supérieur gauche de la barre d'outils des détails de la réunion.
Une boîte de dialogue apparaîtra. Vous pouvez ajouter une note d'annulation si vous avez un message à transmettre aux participants. Sinon, cliquez simplement sur le bouton « Annuler la réunion ».
Et voilà. C'est un jeu d'enfant d'envoyer des invitations à une réunion Microsoft Teams. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter les utilisateurs que vous souhaitez inviter au planificateur de réunions. Microsoft facilite également le suivi de l'état de vos invitations ou l'annulation complète de la réunion.