Comment planifier une réunion dans Microsoft Teams

Planifiez des réunions importantes pour que tous les membres puissent y assister

Les plateformes de collaboration comme Microsoft Teams ont complètement changé le jeu du travail à distance, et à juste titre. De nombreuses organisations passent des e-mails aux applications telles que Microsoft Teams pour la communication entre collègues en raison des merveilleuses fonctionnalités offertes par ces plates-formes.

L'une de ces fonctionnalités que Microsoft Teams offre et que les utilisateurs du monde entier adorent est la possibilité d'organiser des réunions programmées sur la plate-forme. En plus des réunions ad-hoc, les utilisateurs peuvent également planifier des réunions. Auparavant, seuls les abonnés Microsoft 365 Business pouvaient organiser des réunions privées ou de canal programmées. Mais maintenant, Microsoft a également ajouté l'option pour les utilisateurs de Microsoft Teams Free. Et planifier des réunions dans Teams avec des membres de l'organisation ainsi qu'avec des personnes extérieures (généralement appelés invités dans le monde des réunions Microsoft Teams) est aussi simple que possible.

Comment planifier une réunion si vous êtes un utilisateur gratuit de Microsoft Teams

Ouvrez l'application de bureau Microsoft Teams ou accédez à teams.microsoft.com. Sélectionnez l'option « Réunions » dans la barre de navigation sur la gauche.

Noter: S'il n'y a pas d'option « Réunions », essayez de mettre à jour votre application de bureau Microsoft Teams car la nouvelle option ne fait que commencer à être déployée. Si la mise à jour vers la dernière version n'affiche toujours pas l'option, il ne vous reste plus qu'à attendre que la fonctionnalité vous soit déployée.

L'onglet Réunions s'ouvrira. Vous verrez deux options : « Se réunir maintenant » et « Planifier une réunion ». Cliquez sur « Planifier une réunion » pour ouvrir la fenêtre du planificateur.

Donnez un titre à votre réunion et spécifiez une date et une heure pour la durée de la réunion. Cliquez ensuite sur le bouton « Planifier ».

Les équipes programmeront la réunion. Quelques options pour partager l'invitation apparaîtront sur votre écran. Vous pouvez partager les informations de la réunion en les copiant et en envoyant le lien par e-mail ou n'importe quelle application de messagerie, ou vous pouvez envoyer l'invitation à l'aide de Google Calendar ou Outlook Calendar en créant un événement. Choisissez l'option souhaitée.

Votre réunion est programmée écran

Note importante: Ne sautez pas cette étape sans au moins copier les informations de la réunion. Une fois cette fenêtre fermée, vous ne pourrez plus accéder aux informations. Vous devez également garder le lien de réunion à portée de main si vous choisissez de ne pas créer d'événement de calendrier comme actuellement, Microsoft Teams n'a pas de calendrier intégré pour que les utilisateurs gratuits puissent suivre les réunions programmées. Autrement dit, vous ne pourrez pas rejoindre la réunion ou inviter d'autres personnes à la réunion que vous venez de planifier si vous ignorez cette étape.

Actuellement, les utilisateurs gratuits ne peuvent organiser des réunions programmées qu'en privé et non dans des canaux. Ainsi, seules les personnes disposant du lien d'invitation à la réunion peuvent rejoindre la réunion.

Comment planifier une réunion si vous êtes un utilisateur professionnel de Microsoft 365

Les abonnés Microsoft 365 Business peuvent soit planifier une réunion à partir de l'application Microsoft Teams, soit utiliser Outlook pour planifier une réunion dans Teams.

Planifier une réunion à partir de Microsoft Teams

Ouvrez l'application de bureau Microsoft Teams ou accédez à teams.microsoft.com et connectez-vous avec votre compte Microsoft. Ensuite, sélectionnez l'option « Calendrier » dans la barre de navigation sur la gauche.

Dans le calendrier, cliquez sur le bouton « Nouvelle réunion » pour planifier une réunion.

L'écran de création d'une nouvelle réunion s'ouvre. Ajoutez un titre de réunion, puis saisissez les noms des participants dans la zone « Ajouter les participants requis » pour inviter des personnes.

Si vous souhaitez qu'une personne extérieure à votre organisation rejoigne la réunion, saisissez son adresse e-mail dans le champ pour lui envoyer un lien d'invitation à la réunion.

Après avoir ajouté tous les participants, définissez l'heure de la réunion. Vous pouvez également utiliser « l'assistant de planification » pour trouver du temps libre dans le calendrier de chacun afin de définir une heure pour la réunion qui convient à tout le monde.

Microsoft Teams permet également de répéter la réunion à un certain horaire. Choisissez l'option appropriée dans le menu déroulant. Si vous ne souhaitez pas répéter la réunion, laissez le paramètre sur « Ne pas répéter ».

Vient ensuite le paramètre « Ajouter un canal » qui détermine les paramètres de confidentialité de la réunion. Laissez-le vide pour garder votre réunion privée. Pour ouvrir la réunion aux membres de l'équipe, sélectionnez un canal. Vous pouvez également choisir plusieurs canaux pour la réunion.

La réunion sera publiée dans le canal que vous choisissez sous l'onglet « Publications », où les membres de l'équipe peuvent définir des ordres du jour, partager des fichiers ou ajouter leurs commentaires.

Cliquez sur le bouton « Envoyer » ou « Enregistrer » (selon celui qui apparaît en fonction de la présence ou non de participants dans votre liste) pour planifier la réunion.

Planifier une réunion d'équipes à partir d'Outlook

Les utilisateurs peuvent également planifier une réunion Teams à partir de Microsoft Outlook. Ouvrez l'application Outlook et basculez vers la vue calendrier. Cliquez sur l'icône « Calendrier » en bas du volet de navigation de gauche pour basculer.

Par défaut, Microsoft Teams a le complément Outlook. Cliquez sur « Nouvelle réunion d'équipes » dans la vue du calendrier Outlook.

L'écran de planification d'une réunion s'ouvrira. Définissez le nom de la réunion, ajoutez des participants auxquels envoyer des invitations à la réunion, définissez l'heure de la réunion et cliquez sur le bouton « Envoyer » pour envoyer l'invitation à la réunion.

Noter: Actuellement, les utilisateurs peuvent planifier des réunions à partir d'Outlook, mais ne peuvent les avoir dans aucun canal.

Tenir des réunions sur Microsoft Teams est très pratique. Les utilisateurs peuvent planifier des réunions à partir de Microsoft Teams ou à l'aide de l'application Outlook. Les utilisateurs de Teams avec un abonnement Microsoft 365 Business peuvent également utiliser un assistant de planification qui permet aux utilisateurs de trouver une heure pour la réunion qui convient à tout le monde.

Le planificateur pour les utilisateurs de Microsoft Teams Free est assez basique pour le moment, mais étant donné qu'il s'agit d'une fonctionnalité nouvellement implémentée, il recevra peut-être des mises à jour importantes dans les mois à venir. Vous pouvez également envoyer un lien d'invitation à des personnes qui ne font pas partie de votre organisation afin qu'elles puissent rejoindre la réunion en tant qu'« invités ».