La gestion de vos tâches est devenue beaucoup plus facile.
Microsoft a annoncé l'application Tasks pour Microsoft Teams l'année dernière, et il est sûr de dire que c'est l'une des applications dont les gens attendaient l'arrivée avec impatience. Garder une trace des différentes tâches dont nous devons nous occuper tout au long de la journée ou à la fin de la semaine ou du mois peut être vraiment intimidant. Bien sûr, il existe différentes applications pour cela dans Microsoft.
Mais c'est justement le problème. Ou du moins ça l'était. Les applications étaient séparées. Et vous devrez basculer entre plusieurs applications pour garder une trace de tout. C'était vraiment difficile de préserver votre santé mentale en faisant cela. Mais avec Tasks, Microsoft change cela.
L'application Tâches rassemble toutes les fonctionnalités des applications distinctes de suivi des progrès et de gestion des tâches de Microsoft en un seul endroit. La nouvelle application Tâches combine vos tâches personnelles de To-Do et les tâches partagées de l'application Planner directement dans Microsoft Teams. Ainsi, vous pouvez suivre toutes vos tâches à partir d'un seul endroit.
Ajout de tâches dans Microsoft Teams
L'application Tâches a commencé à être déployée plus tôt cette année par phases et est désormais généralement disponible pour tous avec un abonnement Microsoft 365. Les utilisateurs de Microsoft Teams Free n'ont pas accès à l'application.
Vous pouvez ajouter l'application Tâches en tant qu'application à l'échelle du système dans Microsoft Teams ou en tant qu'onglet dans un canal. Lorsque vous ajoutez des tâches en tant qu'onglet dans le canal, cela n'inclura pas vos tâches personnelles de To-Do.
Avant d'ajouter l'application Tâches dans Microsoft Teams, il y a une chose à retenir. Vous ne trouverez pas l'application sous le nom « Tâches ». Actuellement, vous le trouverez sous le nom « Planner ».
Progressivement, le nom deviendra « Tasks by Planner and To-Do » avant de finalement devenir « Tasks ». Le changement vers le premier a déjà commencé et certains utilisateurs pourraient trouver l'application sous ce nom au lieu de « Planner ». Mais peu importe le nom, la fonctionnalité est la même.
Pour utiliser l'application Tâches, cliquez sur l'option « Plus d'applications ajoutées » (trois points) dans la barre de navigation à gauche.
Ensuite, cliquez sur la barre de recherche « Trouver une application » et recherchez « Planificateur ». Cliquez sur l'application pour l'ajouter à votre liste Microsoft Teams.
La fenêtre de description de l'application s'ouvrira. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour installer l'application.
Le planificateur (ou, tâches par planificateur et à faire, dans certains cas) apparaîtra sur la barre de navigation. Vous pouvez également épingler l'application sur la barre de navigation pour un accès futur. Cliquez avec le bouton droit sur l'application et sélectionnez « Épingler » dans le menu des options.
Utilisation des tâches dans Microsoft Teams
L'application Tâches sur Microsoft Teams affiche vos tâches dans deux sections : « Mes tâches » et « Plans partagés ».
La section « Mes tâches » comprend vos listes de l'application Microsoft To-Do, ainsi que toutes les tâches que vous avez ajoutées dans To Do et Outlook. Il comprend également une section « Attribué à moi » qui affiche toutes les tâches du Planificateur qui vous sont spécifiquement affectées afin que vous puissiez toujours avoir la liste des tâches à portée de main.
La section Plans partagés comprend les tâches ou les plans de l'application Planner qui ont été ajoutés à Teams.
La section « Mes tâches » comprend également les catégories Important et Planifié. La catégorie Important affiche toutes les tâches que vous avez suivies, de À faire ainsi que les tâches qui vous sont attribuées dans Planner.
La catégorie Planifié affiche toutes vos tâches qui ont une date d'échéance, des tâches à faire ainsi que le planificateur qui vous sont attribués, triées par date afin que vous puissiez suivre votre emploi du temps. Il affiche également les tâches des plans qui ne font pas partie de vos équipes mais sont présentes dans l'application native Planner.
Création de nouvelles tâches
L'application Tâches n'affiche tout simplement pas toutes vos tâches à partir de ces autres applications ; vous pouvez également créer de nouvelles tâches.
Cliquez sur l'option « Nouvelle liste ou plan » vers le bas de l'écran pour créer de nouvelles listes ou plans.
La fenêtre pour créer une nouvelle tâche apparaîtra. Donnez un titre à votre liste ou à votre plan. Ensuite, allez dans le menu déroulant sous « Créer dans » et sélectionnez le type de tâche. Sélectionnez « Mes tâches » si vous souhaitez créer une liste privée ou le nom de l'équipe, et canal si vous souhaitez créer un plan partagé.
Ensuite, cliquez sur le bouton « Créer ».
Pour créer une nouvelle tâche dans une liste ou un plan existant, accédez d'abord à cette liste/ce plan. Supposons que vous souhaitiez créer une nouvelle tâche personnelle pour To-Do, accédez à « Tâches » sous « Mes tâches ».
Ensuite, cliquez sur l'option « Ajouter une tâche ».
Entrez le titre de la tâche et un statut de priorité ou une date d'échéance s'il y en a une. Et cliquez sur le bouton « OK » (icône de coche) pour enregistrer la tâche.
Pour modifier des informations supplémentaires sur la tâche, comme l'ajout d'une description ou de sous-tâches, cliquez sur la tâche.
La fenêtre d'édition s'ouvrira. Allez dans « Liste de contrôle » et ajoutez des sous-tâches pour la tâche où il est indiqué « Ajouter un élément ».
De même, pour une nouvelle tâche de plan partagé, accédez au nom du plan et cliquez sur l'option « Ajouter une tâche ». La seule différence pour une nouvelle tâche dans un plan serait les catégories de colonnes. Vous pouvez saisir des détails pour les catégories « Attribué à » et « Seau » lors de la création d'une nouvelle tâche pour le planificateur.
Affichage de vos tâches
Les tâches à faire ne peuvent être affichées que sous forme de liste, mais les tâches du planificateur prennent en charge 4 types de vue. Vous pouvez afficher vos tâches sous la forme d'une liste, d'un tableau, d'un graphique ou d'un calendrier.
Par défaut, la vue « Liste » sera visible.
La vue Tableau affiche toutes les tâches sous forme de cartes sur un tableau, qui est la vue par défaut dans l'application Planner native dans Microsoft 365.
La vue Graphique affiche toutes les statistiques liées au Plan sous forme de graphiques qui le rendent plus visuel et, par conséquent, plus facile à suivre toutes les informations.
Et la vue Calendrier affichera toutes vos tâches sur un calendrier, ce qui vous permettra de suivre facilement vos échéances.
Pour modifier la vue, cliquez sur l'option correspondante dans le coin droit de la barre d'outils au-dessus des tâches.
Utiliser les tâches comme onglet
Vous pouvez également ajouter des tâches sous forme d'onglet dans un canal Teams. Lorsqu'elle est ajoutée à un canal, l'application n'inclura pas vos tâches personnelles de To-Do. Avec l'application Tâches dans le canal, votre équipe peut créer des plans en collaboration et garder toutes les tâches à portée de main organisées.
Accédez à la chaîne à laquelle vous souhaitez ajouter le planificateur et cliquez sur l'icône « + » en haut pour ajouter un nouvel onglet.
Recherchez « Planner » dans les applications et cliquez dessus. Vous pouvez soit créer un nouveau plan, soit en ajouter un existant. Sélectionnez le bouton radio correspondant à l'option souhaitée, puis saisissez le nom d'un plan (pour créer un nouveau plan) ou sélectionnez un plan existant dans le menu déroulant. Ensuite, cliquez sur l'option « Enregistrer ».
La nouvelle application Tâches de Microsoft Teams fera de la gestion des tâches, d'équipe et personnelles, un jeu d'enfant. Et les mois à venir ne verront qu'une amélioration de l'application, avec d'autres ajouts tels que des tâches récurrentes, la liste My Day, etc. à venir également.