Vous avez envoyé un e-mail que vous n'auriez pas dû recevoir ? Il n'y a pas besoin de s'inquiéter ; Microsoft Outlook enregistrera votre peau.
Avez-vous déjà envoyé le mauvais e-mail à quelqu'un et senti que le monde allait finir ? Ou même pas faux, juste incomplet et maintenant vous pensez que vous allez passer pour un imbécile complet devant vos collègues ? Les utilisateurs de Microsoft Outlook n'ont pas à s'inquiéter de ces manigances.
Microsoft Outlook dispose d'une fonction permettant de rappeler ou de remplacer votre courrier électronique et l'autre personne n'aurait jamais à être informée d'un incident de votre part. Bien sûr, il y a quelques cordes attachées.
Quand pouvez-vous rappeler un e-mail
La fonction de rappel ou de remplacement ne fonctionne que lorsque l'autre personne n'a pas ouvert et lu votre e-mail. L'affichage de l'e-mail dans le volet de lecture ne compte pas. Et vous ne pouvez l'utiliser que si vous et le destinataire avez un compte de messagerie Microsoft 365 ou Microsoft Exchange dans la même organisation. Rappeler/Remplacer est une fonctionnalité de Microsoft Exchange et n'est pas disponible pour les comptes MAPI ou POP.
Noter: La fonctionnalité de rappel n'est pas disponible si votre organisation ne l'a pas activée.
Comment rappeler un e-mail
Ouvrez l'application Outlook sur votre bureau (elle ne fonctionnera pas avec Outlook en ligne) et connectez-vous à votre compte Microsoft 365. Avant de partir à la recherche de ce bouton de rappel, vous pouvez savoir si votre compte est éligible pour utiliser cette option si vous n'êtes pas sûr.
Allez dans l'option de menu "Fichier" et cliquez dessus.
Les informations du compte s'ouvriront. Vérifiez que le type de compte est « Microsoft Exchange » et non MAPI ou POP.
S'il s'agit d'un compte Microsoft Exchange et que le destinataire est également sur le même système de messagerie, vous êtes prêt à partir. Cliquez sur le bouton Retour pour revenir à la fenêtre principale et accédez au dossier « Éléments envoyés ».
Ouvrez le courrier que vous souhaitez rappeler. Double-cliquez dessus pour l'ouvrir. Un simple clic sur l'email, comme nous le faisons généralement, l'ouvrira dans le volet de lecture. Vous ne pouvez pas rappeler l'e-mail à partir du volet de lecture. Le courrier s'ouvrira dans une fenêtre séparée. Dans l'onglet « Message », sélectionnez « Actions », puis sélectionnez « Rappeler ce message » dans le menu déroulant.
Si vous ne trouvez pas l'option "Actions" dans l'onglet "Message", agrandissez votre fenêtre en plein écran car certaines options disparaissent dans une fenêtre partielle ou passez à l'onglet "Fichier" à la place.
Dans l'onglet Fichier, sélectionnez « Info » dans le menu de navigation sur la gauche.
Ensuite, cliquez sur l'option « Renvoyer ou rappeler » et sélectionnez « Rappeler ce message » dans le menu déroulant.
Une fois que vous avez cliqué sur l'option Rappeler (de l'un ou l'autre onglet), une boîte de dialogue s'ouvrira et vous pourrez choisir si vous souhaitez rappeler entièrement le courrier ou le remplacer. Le rappel du courrier le supprimera de la boîte de réception du destinataire, tandis que l'option de remplacement supprimera le courrier précédent et le remplacera par le nouveau.
Examinons la différence entre les deux options. Pour simplement rappeler l'e-mail, sélectionnez l'option « Supprimer les copies non lues de ce message ».
Cochez l'option « Dites-moi si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire » avant de rappeler le courrier. De cette façon, vous recevrez un message qui vous indiquera si le rappel a réussi. Cochez cette option si vous prévoyez de rappeler ou de remplacer l'e-mail pour connaître l'état du rappel.
Maintenant, cliquez sur OK. C'est tout ce que vous avez à faire et le message sera rappelé si le destinataire ne l'a pas lu.
Pour remplacer l'e-mail, sélectionnez l'option « Supprimer les copies non lues et remplacer par un nouveau message » et cliquez sur OK.
Outlook ouvrira votre e-mail d'origine dans la zone de rédaction. Vous pouvez le modifier pour refléter ce que vous souhaitez envoyer maintenant et cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le nouvel e-mail remplacera l'e-mail précédent dans la boîte de réception du destinataire.
Vous recevrez une notification si le rappel du message est réussi.
Que se passe-t-il du côté du bénéficiaire ?
Lorsque le rappel est réussi : Si le destinataire n'a pas lu le message d'origine lorsque vous rappelez/remplacez le message, le message d'origine est supprimé et remplacé par le message de remplacement (s'il y en a un). De plus, le destinataire est informé que vous avez rappelé un message.
Lorsque le rappel échoue : L'original et le message de rappel sont disponibles dans le dossier du destinataire. Si le destinataire ouvre le message d'origine juste au moment où la demande de rappel est en cours de traitement, le destinataire sera informé que vous tentiez de rappeler le message. Mais le message d'origine est toujours disponible dans leur dossier.
Que vous ayez envoyé un e-mail contenant des faits erronés ou pas assez, Microsoft Outlook sera votre sauveur. Rappelez le message en quelques clics, et personne ne sera plus au courant de votre confusion. Mais rappelez-vous, vous devez agir rapidement, car une fois que le destinataire aura lu votre courrier, cela ne servira à rien.