Depuis votre ordinateur et des services de stockage cloud comme Google Drive et Dropbox
L'une des fonctionnalités étonnantes de Microsoft Teams est la facilité avec laquelle vous pouvez partager des fichiers dans l'application. Vous pouvez choisir de partager avec tous les membres de votre équipe en un tournemain ou en privé avec n'importe quel membre d'une équipe pour continuer à travailler en parfaite harmonie. Les fichiers peuvent être partagés depuis votre ordinateur ou depuis un service cloud pris en charge sur Microsoft Teams.
Une autre fonctionnalité étonnante de Microsoft Teams est qu'elle vous permet également de supprimer le partage de fichiers précédemment partagés avec la même facilité. Les fichiers non partagés ne peuvent être consultés par personne une fois supprimés.
Comment partager un fichier avec une équipe
Ouvrez l'application Microsoft Teams sur votre bureau ou votre navigateur Web en accédant à teams.microsoft.com. Par défaut, vous pouvez partager les fichiers sur votre ordinateur ou votre compte Microsoft OneDrive.
Si vous souhaitez partager des fichiers à partir d'autres services cloud comme Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile, vous devrez l'ajouter à votre compte Teams. Allez dans « Fichiers » dans la barre de navigation sur la gauche.
Il affichera tous les fichiers partagés entre toutes vos équipes. Sous Cloud Storage, OneDrive est déjà ajouté. Si vous utilisez OneDrive avec le compte Microsoft actuellement utilisé pour Teams, tout le contenu de votre Drive sera disponible pour être partagé dans Teams. Pour utiliser tout autre service cloud, cliquez sur « Ajouter un stockage cloud » dans le coin inférieur gauche de l'écran.
Un écran apparaîtra avec des options de services cloud parmi lesquels choisir. Cliquez sur le service que vous souhaitez utiliser. Une fenêtre de connexion s'ouvrira. Connectez-vous à votre compte. Si la connexion est réussie (la connexion ne sera réussie que si le même compte de messagerie est utilisé à la fois sur le service cloud et Microsoft Teams), le service cloud sera ajouté et tous les fichiers sur le cloud deviendront disponibles pour le partage.
Maintenant, allez dans « Équipes » dans la barre de navigation sur la gauche, sélectionnez l'équipe avec laquelle vous souhaitez partager le fichier, puis sélectionnez la chaîne à laquelle vous souhaitez envoyer le fichier.
En bas de l'écran, allez dans la zone de rédaction et cliquez sur l'icône « Joindre » (le trombone).
Un menu contextuel apparaîtra à l'écran. Vous aurez la possibilité de partager un fichier à partir de fichiers déjà partagés entre toutes les équipes et tous les canaux, OneDrive ou d'autres services de stockage en nuage, ou d'en télécharger un depuis votre ordinateur. Sélectionnez l'option de votre choix, puis sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
Le fichier apparaîtra dans la boîte de message. Attendez qu'il soit téléchargé ; il aura une barre de progression verte en bas pendant le téléchargement. Une fois le fichier téléchargé, cliquez sur le bouton « Envoyer » pour partager le fichier.
Comment supprimer un fichier envoyé à une équipe
Vous pouvez également annuler le partage d'un fichier que vous avez déjà partagé avec une équipe. Ouvrez le canal sur lequel vous avez précédemment partagé le fichier. Pour ouvrir la chaîne, accédez à « Équipes » dans la barre de navigation sur la gauche, puis sélectionnez la chaîne sous le nom de l'équipe.
Maintenant, ouvrez l'onglet "Fichiers" dans le canal. Les onglets sont les liens rapides en haut des canaux. L'onglet "Fichiers" contient tous les fichiers partagés sur ce canal.
Recherchez le fichier que vous souhaitez supprimer dans la liste des fichiers et passez votre curseur dessus. Une option « Afficher l'action » (icône à trois points) apparaîtra à côté du nom du fichier. Clique dessus. Ensuite, dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez l'option « Supprimer ».
Une boîte de dialogue de message de confirmation apparaîtra à l'écran. Cliquez sur « Oui » pour supprimer le fichier.
Le fichier sera supprimé de la chaîne et de la liste de tous les fichiers dans la section « Fichiers » de la barre de navigation sur la gauche. Plus personne dans l'équipe n'y aura accès.
Comment partager des fichiers en privé dans Microsoft Teams
Les fichiers que vous partagez sur une chaîne sont partagés avec tous les membres de cette équipe. Si vous ne souhaitez pas que tous les membres de l'équipe aient accès au fichier, vous pouvez à la place le partager en privé avec un individu ou un groupe d'individus.
Dans la barre de navigation à gauche, cliquez sur « Chat ». Ouvrez la discussion du contact auquel vous souhaitez envoyer le fichier ou cliquez sur le bouton « Nouvelle discussion » en haut pour démarrer une discussion avec un nouveau contact ou créer un nouveau groupe. Ensuite, dans la zone de rédaction, cliquez sur l'icône « Joindre » et sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager. Vous pouvez uniquement envoyer des fichiers à partir de OneDrive ou de votre ordinateur dans les discussions privées.
Lorsque le fichier est téléchargé, il aura une barre de progression verte en dessous. Une fois le fichier téléchargé dans la boîte de message, c'est-à-dire que la barre verte disparaît, cliquez sur le bouton « Envoyer » pour partager le fichier.
Comment supprimer un fichier envoyé en privé
Les fichiers envoyés en privé peuvent être non partagés depuis le chat lui-même. Accédez au message contenant le fichier que vous souhaitez annuler et passez le curseur dessus. Une chaîne d'émojis de réaction apparaîtra en haut du message avec une icône "Plus d'options" (menu à trois points) à la fin. Clique dessus.
Un menu contextuel apparaîtra à l'écran. Choisissez l'option « Supprimer ». Le message avec le fichier sera supprimé du chat des deux côtés et le destinataire n'y aura plus accès.
Remarque : Vous pouvez également supprimer le message contenant le fichier comme nous l'avons fait ci-dessus pour les fichiers partagés sur un canal, mais cela ne supprimera que le message et non le fichier. Le fichier sera toujours disponible sous l'onglet « Fichiers » et tous les fichiers sur la barre de navigation sur la gauche.
Conclusion
Le partage et l'annulation du partage de fichiers avec toute l'équipe ou seulement avec certains membres d'une équipe se font sans effort dans Microsoft Teams. Et la prise en charge de tous les principaux services de stockage en nuage tels que Dropbox et Google Drive rend encore plus pratique le partage de fichiers dans Microsoft Teams.