Google Docs, un traitement de texte basé sur le Web, offre une multitude de fonctionnalités aux utilisateurs. Plusieurs utilisateurs sont passés à Google Docs après son lancement et sa base d'utilisateurs a augmenté de façon exponentielle au fil des ans.
L'ajout d'une « table des matières » à un document aide à la fois le rédacteur et les lecteurs à identifier les différents sujets et contenus. Vous pouvez accéder à une section spécifique en cliquant sur l'option appropriée dans la « Table des matières ». De plus, l'ajout d'une « table des matières » est beaucoup plus facile que de les écrire tous manuellement.
Pour ajouter une « table des matières », vous devrez formater le document en conséquence en sélectionnant les titres appropriés. En l'absence d'en-têtes Google Docs intégrés, la fonction de table des matières ne fonctionnerait pas. Le texte, les titres et les sous-titres n'apparaissent pas dans la « Table des matières ».
Ajouter des titres à votre document
Avant de créer la « table des matières », ajoutez des titres à votre document. De plus, sélectionnez un niveau différent de titres parmi les options disponibles car la « Table des matières » est en retrait en conséquence.
Mettez le texte en surbrillance pour le formater en en-tête, puis cliquez sur l'icône « Styles » dans la barre d'outils.
Ensuite, sélectionnez un titre dans la liste d'options du menu déroulant. Une fois que vous avez sélectionné un titre, le texte est formaté instantanément et sa taille de police change en conséquence. Il existe également un raccourci clavier pour les différents titres. Par exemple, vous souhaitez formater le texte en « Titre 1 », appuyez sur CTRL + ALT + 1. De même pour « Titre 2 », appuyez sur CTRL + ALT + 2, et de même pour les autres rubriques, en appuyant sur le numéro de la rubrique comme dernière touche.
De même, ajoutez plus de titres au document aux endroits requis et formatez-les en conséquence. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons formaté le premier en « Titre 1 » tandis que ceux en dessous en « Titre 2 » et certains sous-points en « Titre 3 ».
Ajout d'une table des matières
La table des matières est généralement ajoutée à la première page dans la plupart des cas, ou à la deuxième page si vous avez le titre sur la première. Il existe deux types de « table des matières », l'une avec des numéros de page et l'autre avec des hyperliens.
Le premier mentionne le numéro de page de toutes les sections/sous-sections tandis que le second contient des hyperliens pour accéder directement à la section concernée. Si vous prévoyez d'imprimer le document, sélectionnez celui avec des numéros de page et sélectionnez celui avec des liens bleus si vous prévoyez de partager le document sur le Web.
Pour ajouter une « table des matières » au document, placez le curseur de texte à la position souhaitée dans le document et cliquez sur le menu « Insertion » dans le ruban en haut.
Ensuite, sélectionnez « Table des matières », la dernière option dans le menu déroulant. Vous pouvez maintenant sélectionner l'un des types dans le menu qui s'affiche. Le premier est "Avec les numéros de page" tandis que le second est "Avec des liens bleus".
Table des matières avec numéros de page
Si vous sélectionnez le premier, il ressemblera à celui de l'image ci-dessous où tous les titres sont mentionnés et sont en retrait. Le titre principal ou "Titre 1" est en haut en texte gras tandis que le "Titre 2" est en texte normal et légèrement en retrait. De même, « Titre 3 » est en retrait par rapport aux deux autres, et la taille de la police est comparativement plus petite. Vous pouvez également trouver les numéros de page de chacune des rubriques à leur droite.
Vous pouvez accéder à l'un des titres mentionnés dans la « Table des matières » en le sélectionnant, puis en cliquant sur le lien qui apparaît. De plus, vous pouvez également copier le lien, le modifier ou le supprimer de la table des matières en sélectionnant l'option appropriée à droite.
Table des matières avec hyperliens
Dans ce cas, les contenus sont tous des hyperliens vers les en-têtes correspondants dans le document et vous pouvez y accéder comme nous l'avons fait dans le cas précédent. L'une des différences flagrantes entre les deux types de « table des matières » est l'absence de numéro de page dans le second cas.
Mise à jour de la table des matières
La « Table des matières » ne se met pas à jour automatiquement lorsque vous modifiez les titres ou en ajoutez de nouveaux. Cependant, cela peut être fait en un seul clic après avoir apporté les modifications nécessaires. Nous avons déjà vu à quoi ressemblait la table des matières plus tôt. Apportons maintenant quelques modifications aux en-têtes du document et voyons comment fonctionne la fonction de mise à jour.
Dans le document, nous allons échanger le mot « Paragraphe » dans l'en-tête en « Para » partout dans le document et déplacer tout l'en-tête vers différentes pages à l'aide de la fonction « Saut de page ».
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Sélectionnez la table des matières, puis sur l'option « Mettre à jour la table des matières » dans son coin supérieur gauche.
Il sera instantanément mis à jour et tous les changements pourront être facilement identifiés. Par exemple, vérifiez le changement dans les en-têtes et les numéros de page. Le changement de titres s'appliquerait au type « Avec liens bleus », mais le changement de numéros de page ne serait pas remarqué car il ne les mentionne pas.
Formatage de la table des matières
Vous pouvez facilement modifier la table des matières en modifiant la taille, le style et la couleur de la police, ainsi que d'autres aspects connexes. Vous pouvez également personnaliser l'espace entre les lignes avec l'icône « Espacement des lignes » dans la barre d'outils.
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Mettez en surbrillance le texte de la table des matières que vous souhaitez formater et sélectionnez l'icône appropriée dans la barre d'outils pour apporter les modifications.
Suppression de la table des matières
Supposons que vous ajoutez une table des matières à votre document, mais que vous deviez peut-être passer à l'autre type ou le supprimer complètement. Lorsque vous le supprimez, le texte restant dans le document se déplacera vers le haut en conséquence pour occuper l'espace libre. Vous pouvez également en ajouter un autre à tout moment au même endroit ou à un autre.
Pour supprimer la table des matières, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez « Supprimer la table des matières », la dernière option du menu.
Voila ! Vous savez maintenant tout ce qu'il y a à propos de la « table des matières » et pouvez facilement en créer, modifier, mettre à jour et supprimer une facilement en un rien de temps. Cela vous aidera certainement dans les longs documents où les lecteurs peuvent se perdre en trouvant les différentes sections et sous-sections.