Qu'est-ce que les professionnels redoutent le plus ? La plupart d'entre vous ne le devineraient pas bien, c'est en train de perdre leurs e-mails. Les gens reçoivent et stockent généralement tous les fichiers et données importants sur leur courrier électronique. Cela les maintient non seulement au même endroit, mais peut également être consulté à tout moment de n'importe où dans le monde.
En matière de courrier électronique, le premier nom qui nous vient à l'esprit est « Gmail ». La plupart des utilisateurs du monde entier préfèrent Gmail à tout autre service de messagerie sur le Web. Cela peut être attribué au fait qu'il a été développé par Google, une interface simple et directe et une abondance de fonctionnalités conviviales.
Pourquoi devriez-vous sauvegarder vos e-mails
C'est la première question qui vient à l'esprit lorsque vous entendez parler de sauvegarde des e-mails et c'est une question parfaitement valable puisqu'un grand pourcentage d'utilisateurs s'y opposent, en raison d'un manque de sensibilisation. Mais vous devez comprendre que dans le monde d'aujourd'hui, les cyberattaques, les comptes piratés, les abus et la perte de données sur Internet sont courants. Si vous avez des documents ou des fichiers importants sur votre courrier électronique, vous devez créer une sauvegarde afin de pouvoir les récupérer facilement au cas où votre compte serait piraté, les courriers électroniques supprimés par erreur ou si vous perdiez simplement l'accès au compte.
Que puis-je faire d'autre? La sauvegarde de vos e-mails est une solution, mais vous devez vous concentrer sur l'amélioration de la sécurité en conservant un mot de passe fort. Un mot de passe fort est très efficace lorsqu'il s'agit d'empêcher d'autres personnes de pirater votre compte et de compromettre vos données. Cependant, avoir une sauvegarde ne ferait pas de mal, cela agirait comme une mesure supplémentaire.
Télécharger des e-mails individuellement à partir de Gmail
L'un des moyens les plus simples de sauvegarder vos e-mails est de les télécharger sur votre ordinateur. Chaque fois que vous recevez ou envoyez un courrier à quelqu'un via Gmail, vous avez la possibilité de le télécharger.
Si vous ne souhaitez pas sauvegarder tous vos e-mails, mais quelques-uns, la possibilité de télécharger les e-mails individuellement à partir de Gmail est une option intéressante et efficace. Cependant, si vous souhaitez télécharger des e-mails en masse, nous vous suggérons de consulter les autres méthodes sur cette page.
Lorsque vous ouvrez un courrier, vous verrez trois points en haut à droite pour ouvrir le menu. Dans le menu contextuel, vous verrez l'option de répondre, de transférer, de signaler le courrier, de bloquer l'expéditeur et de télécharger le courrier, entre autres.
Après avoir cliqué sur l'option « Télécharger le message », l'e-mail sera téléchargé dans le dossier « Téléchargements » par défaut de votre système. Il est conseillé de conserver tous vos e-mails téléchargés dans un seul dossier et de les catégoriser à l'aide de sous-dossiers.
Sauvegardez tous les e-mails dans Gmail avec Google Takeout
Google Takeout vous permet de télécharger toutes les données de votre compte Google, soit pour créer une sauvegarde, soit pour l'utiliser avec un autre service. Il fonctionne avec presque tous les services proposés par Google. Lorsque vous utilisez Google Takeout, il crée une sauvegarde de tous les e-mails de votre compte.
Créer une sauvegarde avec Google Takeout
Pour utiliser Google Takeout pour créer une sauvegarde des e-mails de votre compte Gmail, ouvrez takeout.google.com dans un navigateur Web sur votre ordinateur.
Lorsque vous ouvrez Google Takeout, tous les services Google sont sélectionnés par défaut. Étant donné que nous souhaitons uniquement créer une sauvegarde de Gmail, cliquez sur « Tout désélectionner » pour décocher d'abord tous les services.
Après avoir tout désélectionné, faites défiler vers le bas et cochez la case à côté de « Mail ».
Maintenant, vous verrez l'option pour sélectionner les données dont vous souhaitez créer une sauvegarde. Cliquez sur « Toutes les données de messagerie incluses » pour sélectionner/désélectionner les différentes options de données.
Si vous souhaitez créer une sauvegarde de tous les e-mails, cochez la case "Inclure tous les messages dans Mail". Si vous souhaitez créer une sauvegarde des éléments sélectionnés, décochez la première case et effectuez la sélection nécessaire dans la liste, puis cliquez sur « OK » en bas.
Une fois que vous avez terminé avec toutes les sélections, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Étape suivante ».
L'étape suivante consiste à sélectionner la fréquence, le type de fichier et la taille. Tout d'abord, vous devez sélectionner la fréquence parmi les deux, soit une fois, soit tous les deux mois pendant un an. Cochez la case derrière l'option que vous souhaitez sélectionner.
La section suivante concerne le type et la taille du fichier. Vous avez deux options pour le type de fichier, ZIP ou TGZ. L'avantage des fichiers '.zip' est qu'ils peuvent être ouverts facilement sur la plupart des ordinateurs.
Enfin, sélectionnez une taille de fichier préférée dans la liste. Si la sauvegarde est plus grande que la taille sélectionnée, le fichier sera divisé en deux. Enfin, cliquez sur « Créer une exportation » en bas.
Le processus de création d'une sauvegarde prend un certain temps en fonction des données de vos e-mails et de la taille du fichier créé. Les fichiers plus petits sont créés relativement plus rapidement que les fichiers volumineux, ce qui peut prendre plusieurs jours.
Téléchargement de la sauvegarde Gmail créée par google Takeout
Après avoir demandé une sauvegarde, vous recevrez un e-mail de Google confirmant la même chose. De plus, vous recevrez le(s) lien(s) de téléchargement pour la sauvegarde créée dans un autre e-mail, ce qui peut prendre quelques heures selon la taille du fichier. Le lien de téléchargement est valable pour une durée de 7 jours à compter du jour de la demande.
Lorsque vous recevez l'e-mail, ouvrez-le et cliquez sur les boutons « Télécharger ». Vérifiez également combien de fichiers ont été créés et la taille de chacun pour référence future.
Après avoir cliqué sur les boutons « Télécharger », il vous sera demandé de vérifier votre identité en entrant votre mot de passe Google. Une fois que vous avez terminé, téléchargez les fichiers sur votre ordinateur. Les fichiers sont au format '.zip' car c'est le paramètre par défaut et nous ne l'avons pas modifié plus tôt.
De plus, ne téléchargez jamais les fichiers sur des ordinateurs ou des systèmes publics que vous partagez avec d'autres, car les données peuvent être utilisées à mauvais escient.
Transférer les e-mails que vous souhaitez sauvegarder dans Gmail
Il s'agit d'un autre moyen simple de créer une sauvegarde dans laquelle vous activez le transfert d'e-mails vers une autre adresse. L'un des principaux inconvénients est que vous ne pouvez activer le transfert que pour les e-mails entrants et non ceux que vous envoyez. De plus, vous ne pouvez créer une sauvegarde que pour les e-mails que vous recevez après avoir configuré la fonction de transfert. Vous ne devez jamais ajouter l'adresse e-mail de quelqu'un d'autre comme adresse de transfert, car les données pourraient être compromises.
Ajout d'un identifiant de messagerie pour transférer les e-mails
Pour activer le transfert d'e-mails, ouvrez Gmail et cliquez sur « Paramètres » dans le coin supérieur droit.
Lorsque vous cliquez sur « Paramètres », une boîte « Paramètres rapides » s'ouvrira contenant les paramètres de base pour personnaliser la vue et d'autres paramètres. Pour ouvrir les paramètres Gmail complets, cliquez sur "Voir tous les paramètres".
Vous verrez maintenant différents onglets en haut, allez dans « Transfert et POP/IMAP ».
Dans le « Transfert et POP/IMOP », vous aurez beaucoup d'options pour configurer les paramètres de transfert. Pour activer le transfert, cliquez sur « Ajouter une adresse de transfert », la première option en haut, à côté de la section « Transfert ».
Vous avez maintenant une boîte pour entrer une adresse e-mail vers laquelle vous souhaitez transférer tous les e-mails, puis cliquez sur « Suivant » en bas de celle-ci.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre maintenant dans laquelle vous devez confirmer l'identifiant de l'e-mail en cliquant sur « Continuer ».
Ensuite, cliquez sur « OK » dans la boîte de confirmation qui s'affiche pour confirmer le changement.
Confirmation de la demande de transfert
Lorsque vous ajoutez un identifiant d'e-mail vers lequel transférer les e-mails, une confirmation est envoyée à l'adresse de transfert. Pour confirmer, deux possibilités s'offrent à vous, soit en utilisant le code de confirmation, soit en cliquant sur le lien dans l'e-mail.
Après avoir cliqué sur le lien de confirmation, une nouvelle page s'ouvre. Cliquez sur « Confirmer » pour autoriser la réception d'e-mails à partir de votre identifiant principal.
Modification des paramètres de transfert d'e-mails
Ouvrez le compte Gmail que vous vouliez sauvegarder et accédez à « Transfert et POP/IMAP » comme nous l'avons fait précédemment. Maintenant, cochez la case derrière « Transférer une copie… » et sélectionnez l'option « Conserver la copie de Gmail dans la boîte de réception » comme indiqué dans l'image ci-dessous. Cela garantira que vos e-mails sont transférés et conservés tels quels dans la boîte de réception de votre compte principal.
Après avoir apporté les modifications, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Enregistrer les modifications » pour les appliquer.
Sauvegarde des e-mails dans Gmail avec des applications tierces
Nous avons déjà vu des méthodes exemplaires pour sauvegarder les e-mails dans Gmail, mais nous n'avons pas encore discuté des applications tierces qui viennent en aide. Les e-mails devenant le principal mode de communication professionnelle et de partage de fichiers, le besoin de sauvegarde est plus que jamais nécessaire.
Pour exploiter ce segment, de nombreuses applications ont été lancées spécifiquement pour créer des e-mails et d'autres sauvegardes pour les utilisateurs. Il existe de très bonnes applications sur le Web avec des fonctionnalités fascinantes qui non seulement créent une sauvegarde, mais nécessitent également beaucoup moins d'attention et d'implication de votre part.
Note importante: L'utilisation de services tiers signifie que vous autorisez quelqu'un d'autre à accéder à vos e-mails pendant qu'il vous aide à sauvegarder vos données. Nous vous déconseillons fortement d'utiliser un service tiers (même s'il est sûr) à moins que vous n'en ayez absolument besoin et que vous compreniez parfaitement l'étendue des risques que cela pourrait impliquer.
UpSafe
UpSafe aide les utilisateurs à sauvegarder leurs données et e-mails Google. C'est l'une des applications les plus populaires du segment, cependant, elle n'a pas la fonction de définir une fréquence, ce qui signifie que vous devez vous rappeler de sauvegarder à chaque fois.
Sauvegarde SysTools Gmail
Il s'agit d'une autre excellente application qui offre beaucoup plus de personnalisations en ce qui concerne le type de fichier de sauvegarde et vous permet également d'ajouter plusieurs comptes Gmail pour la sauvegarde.
Gmvault
C'est probablement l'une des applications les plus fiables, non seulement en raison de la multitude de personnalisations et de fonctionnalités, mais aussi de sa petite taille et de son interface simple. En outre, vous pouvez définir une fréquence pour les sauvegardes automatiques et vous asseoir et vous détendre.
Maintenant que nous avons discuté de la plupart des méthodes de sauvegarde des e-mails, vous vous sentirez familiarisé et orienté avec le concept. De plus, comme indiqué précédemment, la création d'une sauvegarde devrait être votre seule approche. Un mot de passe fort contribue grandement à minimiser les risques de piratage.