Guide complet pour les enseignants et les formateurs pour créer des sessions virtuelles en petits groupes et attribuer des tâches de groupe aux participants à une réunion Zoom
De nombreuses organisations, que ce soit des écoles, des cours particuliers et même des entreprises, sont passées aux réunions/appels Zoom depuis que la pandémie nous a frappés. L'efficacité de cette plateforme de visioconférence en ligne a été tout à fait remarquable. Le logiciel facilite même la création de sessions virtuelles en petits groupes pour aider les enseignants et les formateurs à attribuer des tâches de groupe aux participants à une réunion Zoom.
Les salles de sous-commission sont particulièrement utiles pour les enseignants qui organisent des cours en ligne pour les étudiants. Disons, par exemple, pour un devoir ou un projet de groupe, un enseignant peut créer des ateliers dans Zoom et affecter des étudiants en groupes à chaque atelier. Les élèves pourront collaborer sur le devoir en groupe dans la salle de sous-commission qui leur est attribuée et l'enseignant pourra surveiller les élèves dans chaque salle de sous-commission. Comme une vraie salle de classe.
Comment activer les salles de sous-commission
Seuls les comptes « Admin » peuvent créer et utiliser des salles de sous-commission en zoom. Si vous êtes enseignant dans une école, demandez à l'administration informatique de votre école d'activer la fonctionnalité Salles de discussion pour que tous les enseignants puissent l'utiliser.
Si vous disposez d'un accès administrateur sur votre compte Zoom, accédez à zoom.us/profile, cliquez sur l'option « Paramètres » dans la section « Personnel » sur le côté gauche, puis cliquez sur « En réunion (Avancé) ' sur la droite pour continuer.
La deuxième option sous le paramètre Réunion avancée serait celle que nous recherchons. Activez l'option "Breakout Room" en faisant glisser la barre de bascule à côté d'elle vers le bleu.
Désormais, vous pourrez répartir les participants de votre réunion dans des groupes distincts afin qu'ils puissent collaborer sur des devoirs en groupes.
Après avoir activé les salles de discussion sur votre compte, créez une réunion Zoom et invitez tous les participants à y participer.
Création de salles de sous-commission dans une réunion Zoom
Dans la fenêtre de réunion Zoom, vous verrez l'option « salles de réunion » sur la barre de contrôle de l'hôte. Cliquez dessus pour configurer les Breakout Rooms pour la réunion en cours.
Dans la boîte de dialogue contextuelle de la salle de sous-commission, vous pouvez choisir le nombre de salles dans lesquelles vous souhaitez répartir les participants. Cliquez sur la case à côté de l'option « Attribuer les participants à » et entrez le nombre de salles de sous-commission que vous souhaitez créer.
Vous pouvez diviser vous-même les participants en choisissant l'option « Manuellement ». Ou vous pouvez laisser l'option « Automatique » par défaut activée pour permettre à Zoom de diviser proportionnellement les participants en groupes séparés en fonction du nombre de salles de sous-commission que vous avez choisi de créer. Il affichera le nombre de participants qui seront ajoutés à chaque salle au bas de la boîte de dialogue.
Une fois que vous avez terminé avec les détails, cliquez sur le bouton « Créer des salles » en bas de la boîte de dialogue.
Zoom créera les salles de sous-commission et ajoutera au hasard le même nombre de participants à chaque salle (tant qu'il y a un nombre pair de participants à la réunion) si vous avez sélectionné l'option « Automatique ».
Par défaut, les salles de sous-commission seront nommées « salle de réunion 1 », « salle de réunion 2 », et ainsi de suite. Vous pouvez renommer les salles de sous-commission en plaçant le curseur de la souris sur le nom de la salle et en sélectionnant l'option « Renommer ».
Déplacer ou échanger des participants entre des salles de sous-commission
Si l'arrangement automatique de Zoom ne vous convient pas, vous pouvez déplacer ou échanger des participants entre les salles de sous-commission en survolant le nom des participants et en sélectionnant les options « Déplacer vers » ou « Échanger ».
Pour déplacer un participant particulier dans une autre salle, cliquez sur le bouton « Déplacer vers » à côté du nom de la personne (après avoir survolé) et sélectionnez la pièce que vous souhaitez lui attribuer.
De même, échangez un participant avec quelqu'un d'une autre pièce en sélectionnant l'option « Échanger » à côté de son nom.
Configurer les options des salles de sous-commission
Pour personnaliser davantage les salles de sous-commission pour votre réunion, cliquez sur le bouton « Options » en bas de la boîte de dialogue des salles de sous-commission.
Sur l'écran Options, vous pouvez activer l'option « Déplacer automatiquement tous les participants dans les salles de réunion » pour admettre et rejoindre automatiquement les participants dans les salles de réunion attribuées. Si vous n'utilisez pas cette option, les participants devront rejoindre manuellement les salles de sous-commission après avoir ouvert les salles pour y accéder.
Dans les options, vous pouvez également configurer les ateliers pour qu'ils se ferment automatiquement après une heure spécifiée en entrant le nombre de minutes que vous souhaitez que les sessions en petits groupes durent, et vous pouvez également activer un « compte à rebours » pour que vos participants sachent quand une salle de sous-commission est sur le point de fermer.
Démarrer la session en petits groupes
Enfin, démarrez la session en petits groupes en ouvrant toutes les salles en petits groupes pour que les participants puissent se joindre et commencer à travailler sur le devoir de groupe. Cliquez sur le bouton « Ouvrir toutes les pièces » en bas.
Si vous n'avez pas activé l'option permettant de rejoindre automatiquement les participants dans les salles en petits groupes, les participants verraient la boîte de dialogue suivante sur leurs écrans de réunion Zoom pour rejoindre la salle en petits groupes créée pour eux.
Diffusez un message dans toutes les salles de sous-commission
Une fois que vos salles de discussion sont ouvertes et que tous les participants ont rejoint leurs salles respectives, vous pouvez leur envoyer un message de diffusion en cliquant sur le bouton « Diffuser un message à tous » dans la fenêtre Salles de discussion.
Rejoignez vous-même une salle de sous-commission
À ce stade, en tant qu'hôte, vous pouvez également choisir de rejoindre une salle de discussion pour surveiller ou aider les participants à propos de quelque chose. Dans la fenêtre de configuration des salles de petits groupes, cliquez sur le bouton « Rejoindre » à côté de la salle que vous souhaitez rejoindre.
Fermeture de toutes les salles de sous-commission
Une fois la session en petits groupes terminée et que vous souhaitez que tous les participants rejoignent à nouveau la réunion principale, cliquez sur le bouton « Fermer toutes les salles » en rouge au bas de la boîte de dialogue Salle en petits groupes.
Cela ramènera tous les participants à la réunion Zoom principale.
Astuce bonus : pré-attribuer des salles de sous-commission dans les réunions programmées
Étant donné que les salles de discussion sont principalement utiles pour les enseignants qui suivent des cours en ligne, il est probable que vous planifiez souvent vos réunions avec les participants afin que tout le monde puisse effacer son agenda et soit disponible pour rejoindre la réunion à l'heure prévue.
Heureusement, vous pouvez configurer des salles de sous-commission pour les réunions planifiées ainsi que pour pré-affecter des participants dans des salles de sous-commission afin de vous épargner le temps passé à configurer des sessions en sous-groupe pendant que la réunion est en cours.
Pour pouvoir pré-affecter des salles de sous-commission dans les réunions programmées, vous devez activer l'option correspondante sur la page zoom.us/account/setting.
Cliquez sur l'option sous la ligne « Breakout Room », qui dit « Autoriser l'hôte à affecter les participants aux salles de sous-commission lors de la planification ».
Une fois cela fait, faites défiler jusqu'en haut et sélectionnez l'option « Réunions » dans la section « Personnel ». Ensuite, sélectionnez également une réunion à laquelle vous souhaitez ajouter des salles de sous-commission dans la liste « Réunions à venir ».
Maintenant, choisissez l'option « Modifier cette réunion » en bas de la page de la réunion choisie.
Noter: Si vous n'avez pas encore de réunion planifiée, cliquez sur le bouton « Planifier une nouvelle réunion » pour créer une nouvelle réunion et la configurer comme suit.
Continuez votre lecture sur la page de modification/création de réunion pour trouver la section intitulée « Options de réunion ». Cochez la case à côté de l'option qui dit « Pré-assignation de la salle de réunion ».
Ensuite, cliquez sur le lien « Créer des salles » pour créer et pré-affecter des salles de sous-commission aux participants de la réunion.
Cliquez sur le bouton « + » à côté de « salles » dans la boîte de dialogue contextuelle pour ajouter une salle de discussion à la réunion planifiée.
Une fois qu'une salle est créée, cliquez sur la case du champ « Ajouter des participants » pour saisir les noms des participants et les pré-affecter à la salle en petits groupes.
Répétez la même étape pour toutes les salles de sous-commission que vous souhaitez créer. Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer » en bas à droite de la boîte de dialogue.
Enfin, enregistrez les options de réunion pour la réunion planifiée en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
La création de salles de sous-commission peut être un processus complexe, mais il est certainement efficace. Grâce à cela, vous pouvez mieux gérer vos appels d'équipe, vos classes virtuelles ou tout type de sessions de formation.