Guide pour organiser une réunion Zoom sécurisée
Le passage à un logiciel de collaboration de flux de travail en ligne comme Zoom est suffisamment difficile pour de nombreuses entreprises. Et maintenant, les rapports sur le piratage des réunions Zoom par des invités non invités sont effrayants pour ces entreprises et les personnes qui sont de nouveaux systèmes de vidéoconférence en ligne.
Alors, voici notre guide de survie dans ces situations de pandémie lorsque vous n'utilisez pas un logiciel de collaboration gratuit comme Zoom n'est pas une option. Zoom fait beaucoup de choses mieux que la concurrence, gratuitement.
Qu'est-ce que le bombardement zoom ?
Internet et le FBI ont qualifié ce fiasco de réunions Zoom piratées de « Zoom Bombing ».
Cependant, Zoom Bombing ne pirate pas exactement une réunion Zoom. Il s'agit simplement de profiter de la façon dont les réunions Zoom sont créées et exploitées. Et la bonne chose à ce sujet est que vous pouvez l'empêcher en personnalisant les paramètres d'une réunion Zoom.
Supposons que vous organisiez une réunion Zoom et que vous envoyiez des invitations à toutes les personnes que vous souhaitez rejoindre la réunion. C'est une procédure normale et fonctionne très bien pour créer rapidement des réunions Zoom. Cependant, si une pauvre âme à qui vous avez envoyé une invitation, divulgue accidentellement le lien d'invitation ou le courrier, alors il peut être utilisé par n'importe qui pour rejoindre la réunion.
Ces invités indésirables et non invités à une réunion Zoom peuvent ensuite bombarder la réunion de plusieurs manières. Le pire Zoombombing se fait via le partage d'écran.
Par les paramètres par défaut d'une réunion Zoom, tout participant peut partager son écran lors d'une réunion. Un zoombomber peut tirer parti de cette fonctionnalité et partager du contenu non social ou dangereux pour le travail via le partage d'écran avec tous les participants à la réunion. Ce qui est essentiellement un bombardement zoom de votre réunion.
Comment empêcher le bombardement zoom
Les invités indésirables et non invités peuvent facilement bombarder les réunions Zoom, mais cela ne signifie pas que Zoom n'est pas assez sécurisé. C'est la façon dont les réunions Zoom sont créées que le bombardement est plus facile pour toute personne disposant du lien d'invitation.
Bien que vous ne puissiez pas contrôler qui peut mettre la main sur le lien d'invitation ou envoyer un e-mail à votre réunion Zoom, vous pouvez vous assurer qu'aucun invité indésirable ne puisse rejoindre la réunion.
Dans les cas où vous ne pouvez pas définir un invité comme « indésirable » parce que vous envoyez une invitation ouverte à toute personne souhaitant rejoindre une réunion, vous pouvez au moins empêcher les participants de partager le contenu de leur écran en autorisant uniquement l'hôte à partager l'écran lors d'une réunion Zoom.
Désactiver le partage d'écran pour les participants
En désactivant la capacité de partage d'écran pour les participants à une réunion Zoom, vous pouvez vous assurer que personne ne bombarde la réunion avec du contenu indésirable.
Vous pouvez désactiver le partage d'écran dans Zoom en accédant aux paramètres de partage d'écran à partir de la barre de contrôle de l'hôte dans une fenêtre de réunion Zoom. Cliquez sur la flèche supérieure à côté du bouton Partager l'écran et sélectionnez « Options de partage avancées » dans le menu.
Ensuite, définissez les paramètres suivants dans l'écran des options de partage avancées :
- Combien de participants peuvent partager en même temps ?
✅ Un participant peut partager à la fois
- Qui peut partager ?
Seul hôte
Restreindre le partage d'écran uniquement à l'hôte peut empêcher la méthode de bombardement Zoom la plus courante que les participants pourraient exploiter.
Vous pouvez également restreindre définitivement le partage d'écran à l'hôte uniquement à partir de la page des paramètres de votre compte Zoom. Pour cela, ouvrez le lien zoom.us/profile/setting dans un navigateur Web et connectez-vous à votre compte.
Dans l'onglet « Réunions » de l'écran de configuration de votre compte Zoom, faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez les options « Partage d'écran » dans la section « Réunion (de base) ». Ensuite, modifiez le paramètre « Qui peut partager ? » sur « Hôte uniquement », puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Désormais, chaque réunion Zoom que vous configurerez aura le partage d'écran désactivé pour les participants. Vous seul pourrez partager l'écran de la réunion.
Créer une salle d'attente pour approuver manuellement qui peut rejoindre la réunion
Pour empêcher les invités indésirables de rejoindre votre réunion Zoom, vous pouvez créer une salle d'attente pour approuver individuellement les personnes qui souhaitent participer à la réunion.
Salle d'attente dans Zoom vous permet de contrôler qui peut rejoindre la réunion quel que soit le lien d'invitation qui lui a été fourni.
Pour activer la salle d'attente, ouvrez la page zoom.us/profile/setting dans un navigateur Web et connectez-vous avec votre compte Zoom. Faites ensuite défiler la page jusqu'à ce que vous voyiez l'option « Salle d'attente » dans la section « En réunion (avancé) ». Vous pouvez également rechercher « Salle d'attente » sur la page en utilisant le raccourci « Ctrl + F ».
Activez l'interrupteur à bascule à côté de « Salle d'attente » pour activer la fonction.
Désormais, lorsqu'un invité essaie de rejoindre la réunion, vous verrez une fenêtre contextuelle sur la barre de contrôle de l'hôte dans la fenêtre de réunion Zoom avec pour « Admettre » la personne à la réunion ou « Voir la salle d'attente ». Cliquez sur « Admettre » si vous souhaitez autoriser l'invité.
Pour voir la salle d'attente dans Zoom, cliquez sur l'option « Gérer les participants » dans la barre de commandes de l'hôte pour ouvrir la fenêtre de la liste des participants sur le côté droit de l'écran.
Si vous avez des participants dans la salle d'attente, ils apparaîtront en haut de la liste des participants sous la section « ## personnes en attente ». Survolez le nom du participant que vous souhaitez autoriser à la réunion et cliquez sur le bouton « Admettre ».
Pour désactiver la salle d'attente pour une réunion Zoom particulière, cliquez sur le bouton « Plus » sous la liste des participants dans la fenêtre de réunion et désélectionnez l'option « Mettre les participants dans la salle d'attente à l'entrée ».
De cette façon, vous pouvez désactiver ou activer Waiting Room à la volée quand vous le souhaitez.
Verrouiller une réunion Zoom
Verrouiller une réunion Zoom est le moyen le plus simple d'empêcher les invités indésirables d'entrer dans votre réunion. Une fois que tous les participants que vous avez personnellement invités ont rejoint la réunion, vous pouvez la verrouiller afin que personne d'autre ne puisse y entrer.
Cliquez sur l'option « Gérer les participants » dans la fenêtre de réunion Zoom pour ouvrir la vue de la liste des participants. Ensuite, cliquez sur le bouton « Plus » en bas de la liste des participants et sélectionnez l'option « Verrouiller la réunion » dans le menu.
Une boîte de dialogue de confirmation s'affichera à l'écran pour vous assurer que vous comprenez ce qui se passe lorsque vous verrouillez une réunion. Cliquez sur le bouton « Oui » pour confirmer.
Lorsque vous souhaitez autoriser quelqu'un à entrer dans une salle de réunion verrouillée, vous pouvez déverrouiller temporairement la réunion à partir du même menu. Seulement cette fois, vous verrez l'option "Déverrouiller la réunion".
Verrouillez à nouveau la réunion après avoir autorisé quelqu'un à entrer, afin qu'elle soit à l'abri des invités indésirables et non invités.
Conclusion
Pour protéger vos réunions Zoom contre le bombardement Zoom, vous devez vous assurer que le partage d'écran est activé uniquement pour l'hôte de la réunion et utiliser une salle d'attente ou verrouiller la réunion Zoom pour empêcher les personnes indésirables d'entrer dans votre réunion.