Les discussions de groupe et les devoirs sont beaucoup plus faciles dans Google Meet
Les systèmes de visioconférence existaient bien avant la pandémie. Mais pour fonctionner comme un remplacement pleinement fonctionnel du modèle du monde réel, beaucoup de choses devaient être améliorées. De nombreuses fonctionnalités sont devenues l'exigence standard et toutes les applications se démènent pour les intégrer à leur plate-forme.
Breakout Rooms est l'une de ces fonctionnalités qui est devenue particulièrement indispensable dans un environnement d'enseignement virtuel. Les salles de sous-commission sont utilisées pour diviser les participants à la réunion en sous-réunions plus petites. Ceux-ci sont particulièrement utiles lorsque les enseignants ont besoin que les élèves travaillent sur un travail de groupe tout en étant en classe.
Google Meet est devenu l'une des applications qui prennent enfin en charge les salles de discussion. Ainsi, vous n'avez désormais plus besoin d'aucune extension ni d'une solution de contournement élaborée pour créer des salles de discussion sur Google Meet si vous disposez d'un compte éligible.
Qui peut utiliser les salles de sous-commission dans Google Meet ?
Les salles de réunion dans Google Meet ne sont disponibles que pour les utilisateurs disposant d'un compte G Suite Business, Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard et Enterprise Plus.
Il sera également disponible avec la licence G Suite Enterprise for Education, mais uniquement pour les utilisateurs autorisés à créer une réunion. Donc, essentiellement, cela garantit que les étudiants de vos classes ne pourront pas créer de salles de discussion car ils n'ont généralement pas la permission de créer des réunions. Mais s'ils le font, les administrateurs de l'organisation peuvent facilement le modifier. On ne sait pas s'il sera disponible pour les utilisateurs disposant d'un compte Google gratuit.
Notez que ce critère d'éligibilité est de créer une salle de sous-commission et non d'en rejoindre une. Pour rejoindre une salle de sous-commission, il vous suffit d'être connecté à votre compte Google.
Comment utiliser les salles de sous-commission dans Google Meet
Seuls les modérateurs peuvent créer des salles de sous-commission dans une réunion. Toute personne qui programme ou démarre une réunion est le modérateur de la réunion dans Google Meet. Si vous transférez une réunion vers le calendrier de quelqu'un d'autre ou la programmez de cette façon, cette personne peut devenir le modérateur de la réunion.
Il ne peut y avoir qu'un seul modérateur dans une réunion Google Meet, c'est-à-dire que, contrairement à d'autres applications, il n'y a pas de concept de co-modérateur ou de co-organisateur qui peut partager ces privilèges.
Création de salles de sous-commission
Pour créer des ateliers, accédez à meet.google.com depuis votre ordinateur et démarrez une réunion. La fonction de création de Breakout Room est actuellement disponible sur l'application mobile. Accédez à la barre d'outils dans le coin supérieur droit de l'écran et cliquez sur l'icône « Activités ».
Le panneau des détails de la réunion s'ouvrira sur la droite. Cliquez sur l'option « salles de réunion ».
Le panneau Salle de discussion s'ouvrira. Vous verrez tous les participants disponibles dans l'appel que vous pouvez ajouter à la salle de discussion. Il peut également y avoir une section de participants qui viendra sous la section "Ne peut pas être affecté". Il s'agit des participants qui assistent à la réunion en tant qu'invité, c'est-à-dire qu'ils n'utilisent pas leur compte Google. Jusqu'à ce qu'ils se connectent à leurs comptes, vous ne pouvez pas les ajouter à une salle de discussion.
Cliquez sur l'option « Configurer des salles de sous-commission » pour créer des salles de sous-commission.
Par défaut, Google Meet crée 2 salles de sous-commission et attribue au hasard des participants à chaque salle. Le modérateur ne fera partie d'aucune salle de discussion par défaut, étant donné qu'il s'agit de modérateurs. Mais vous pouvez vous ajouter vous-même, c'est-à-dire le modérateur, à une salle de discussion manuellement.
Pour modifier le nombre de salles, saisissez le nombre manuellement ou cliquez sur la flèche du haut ou du bas vers le haut du panneau de la salle en petits groupes. Vous pouvez créer un maximum de 100 salles de sous-commission dans une réunion. Google Meet affectera également au hasard les participants à de nouvelles salles.
Maintenant, vous pouvez utiliser l'ordre généré aléatoirement ou vous pouvez affecter chaque participant spécifiquement. Rendez-vous dans la salle de discussion et saisissez directement le nom du participant, ou faites glisser et déposez les participants dans la salle de discussion à laquelle vous souhaitez les affecter.
Vous pouvez également modifier le nom des salles de sous-commission ou utiliser les noms génériques Breakout 1, 2, etc. Accédez à la zone de texte du nom pour le modifier.
Vous pouvez également définir une minuterie pour les salles de sous-commission. Cliquez sur le bouton « Minuteur » sur le panneau de la salle de discussion.
Une petite boîte de dialogue s'ouvrira. Cochez la case à côté de « Terminer les salles de sous-commission après un certain temps » pour le sélectionner. Jusqu'à ce que vous sélectionniez cette option, les salles de sous-commission n'auront pas de minuterie et ne se termineront que lorsque vous les terminerez manuellement.
Ensuite, entrez l'heure et cliquez sur « OK ».
Après avoir spécifié tous les détails des salles de sous-commission, cliquez sur le bouton « Ouvrir les salles » en bas du panneau pour lancer les salles.
Gestion des salles de sous-commission
Une fois que vous avez créé des salles de sous-commission, vous pouvez les gérer à partir du panneau de droite. Rejoindre une salle de sous-commission chaque fois que vous en avez besoin et revenir à l'appel principal est un jeu d'enfant.
Cliquez sur le bouton « Rejoindre » à côté de la salle sur le panneau de la salle en petits groupes pour accéder à cette salle.
Les participants peuvent également demander votre aide lors d'une session. Lorsqu'un participant demande votre aide, vous recevez une notification sur votre écran. Vous pouvez « Rejoindre » la salle directement à partir de la notification ou cliquer sur « Plus tard ».
Le panneau de la salle en petits groupes affichera toutes les demandes d'aide en attente pour toutes les salles.
Pour mettre fin aux ateliers, vous pouvez soit attendre la fin du minuteur (si vous en avez un), soit le fermer manuellement à tout moment. La fermeture manuelle des pièces est également la seule option lorsque vous n'avez pas de minuterie. Cliquez sur le bouton « Fermer les salles » pour terminer la session.
Une boîte de dialogue de confirmation apparaîtra sur votre écran. Cliquez sur l'option « Fermer toutes les chambres » pour confirmer.
Les participants auront une fenêtre de 30 secondes pour terminer rapidement leurs discussions et revenir à l'appel principal. Si vous souhaitez également contourner cette fenêtre de 30 secondes, cliquez sur le bouton « Fermer les salles maintenant » sur le panneau.
Rejoindre les salles de sous-commission en tant que participant
Toute personne participant à la réunion peut être invitée à rejoindre une salle de discussion par le modérateur tant qu'elle utilise son compte Google. Les participants n'ont pas besoin d'un compte G Suite ou Google Workspace éligible. Mais vous devez utiliser un compte Google. Si vous assistez à la réunion en tant qu'invité, vous ne pouvez pas rejoindre une salle de sous-commission.
En outre, vous pouvez rejoindre une salle de sous-commission à la fois depuis l'ordinateur ou en utilisant l'application mobile.
Lorsque le modérateur vous invite dans une salle de sous-commission, vous recevez une notification sur votre fenêtre de réunion. Cliquez sur le bouton « Rejoindre » pour entrer dans la salle de sous-commission. Vous n'entrerez pas dans la salle de sous-commission à moins de la rejoindre ; ce n'est pas un processus automatique.
Pour demander de l'aide au modérateur ou revenir à l'appel principal à tout moment, cliquez sur les boutons « Demander de l'aide » ou « Revenir à l'appel principal » dans la barre d'outils de la salle de discussion en haut de l'écran.
Les utilisateurs de Google Meet avaient désespérément besoin de fonctionnalités de salle de sous-commission, en particulier les éducateurs. Mais ce ne seront pas seulement les éducateurs qui bénéficieront de la possibilité d'avoir de plus petites réunions dans une réunion continue.