Vous êtes submergé par le grand nombre de fonctionnalités disponibles dans Google Chat Spaces ? Besoin d'un guide simple et rapide ? Eh bien, vous venez d'être servi !
Depuis que cette pandémie s'est produite, une communication efficace a été un défi majeur pour presque toutes les organisations. Bien que nous détestions l'admettre, nous sommes tous coupables d'une mauvaise communication, d'une manière ou deux. Soit trop de communication empêche tout travail d'être fait, soit trop peu de communication fait que le mauvais travail est livré.
Eh bien, Spaces est la réponse de Google à ce problème de communication. Les espaces ont toujours été un lieu de prédilection lorsque les équipes avaient besoin d'un espace central où les gens peuvent partager des fichiers, attribuer des tâches et rester connectés pour des projets à long terme.
Avec Gmail ayant une portée de 1,8 milliard de personnes, aucune autre plate-forme de collaboration ne se rapproche de la concurrence. Cela s'avère pratique lorsque vous souhaitez collaborer avec une ressource externe pour collaborer sur un projet, et que personne n'a à télécharger une autre application, en particulier pour suivre ce projet unique.
Ce mammouth d'une population de plates-formes pourrait également être la raison pour laquelle Google a décidé de maintenir la limite de membres dans un « espace » à 8 000 personnes.
Soit vous venez de rejoindre cette plate-forme en constante évolution, soit vous souhaitez un cours de recyclage rapide sur ses fonctionnalités, ce guide s'adresse à tous.
Créer un espace dans Google Chat Spaces
Tout d'abord, allez sur chat.google.com et connectez-vous à votre compte. Pour créer un espace, appuyez sur l'icône « + » dans l'onglet « Espaces ». Cliquez ensuite sur l'option « Créer un espace ».
Maintenant, donnez un nom approprié à l'espace. Vous pouvez également choisir une icône/un emoji si vous le souhaitez. Ensuite, saisissez le nom ou les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter à cet espace spécifique.
Une fois que vous avez terminé d'ajouter des personnes, appuyez sur le bouton « Créer » pour créer l'espace.
Rejoindre un espace dans Google Chat Spaces
Il y a de fortes chances que, plus que de créer un espace, vous en rejoignez un. Ainsi, il est important de savoir où chercher une invitation.
Pour rejoindre un espace, accédez à l'icône « + » dans l'onglet Espaces de la barre latérale. Ensuite, cliquez sur l'option "Parcourir les espaces" dans la liste.
Maintenant, vous verrez tous les groupes que vous avez été invités à rejoindre. Cliquez sur l'icône « + » sur l'onglet Espace particulier pour rejoindre. Vous pouvez également rechercher une invitation particulière en saisissant le nom de l'espace dans le champ « Nom de l'espace ».
Prévisualiser un espace avant de rejoindre
Il peut y avoir des invitations Space que vous ne reconnaissez pas ou que vous voulez simplement regarder les participants et les messages avant de prendre votre décision.
Pour prévisualiser un espace avant de le rejoindre, accédez à l'option « Parcourir l'espace » en sélectionnant l'icône « + » dans la barre latérale.
Maintenant, en survolant le nom de l'espace, vous pourrez voir l'option « Aperçu ». Cliquez sur l'option « Aperçu » pour obtenir un aperçu rapide de l'espace.
Vous pourrez « Rejoindre » ou « Bloquer » l'espace à partir des options disponibles dans le coin inférieur droit de la fenêtre d'aperçu.
Pour voir la liste complète des membres présents dans l'Espace. Cliquez sur l'icône du carat inversé située juste à côté du nom du groupe. Ensuite, choisissez l'option « Afficher les membres » dans la liste déroulante.
Vous pourrez voir la liste des membres présents, ainsi que les membres qui sont invités à adhérer.
Vérification des invitations de spam
Tout comme le courrier, certaines des invitations légitimes de Space peuvent se retrouver sur la liste de spam. Assurez-vous de le vérifier lorsque vous ne parvenez pas à localiser une invitation que vous attendez.
Tout comme les étapes précédentes, choisissez l'option "Parcourir les espaces" dans la liste de la barre latérale.
Maintenant, cliquez sur le menu kebab (trois points verticaux). Ensuite, cliquez sur l'option « Invitations de spam » pour voir toutes les invitations qui se sont transformées en spam.
Mentionner quelqu'un dans un espace de discussion Google
Presque toujours, votre espace de discussion Google va avoir beaucoup de gens, et vous ne pouvez pas simplement envoyer un message sans mentionner la personne concernée. Ainsi pour contrôler le pandémonium, vous pouvez adresser votre message à une personne précise.
Pour mentionner une personne en particulier, tapez « @ » puis son nom. Vous pourrez également choisir la personne concernée dans une liste contextuelle en appuyant sur Entrer ou en cliquant sur l'option.
Partage de fichiers dans Google Chat Spaces
Le partage de fichiers dans Space est très utile et une fonctionnalité cruciale car elle s'avère utile dans de nombreuses situations.
Télécharger un fichier local
Tout d'abord, allez dans « l'espace » où vous souhaitez télécharger le fichier. Ensuite, cliquez sur l'icône « flèche vers le haut » dans la partie inférieure de l'écran.
Maintenant, parcourez le fichier de votre lecteur que vous souhaitez partager. Double-cliquez sur un fichier pour le choisir.
Une fois choisi, vous pouvez ajouter des informations textuelles pour fournir un contexte au fichier ou appuyer sur le bouton d'envoi pour partager le fichier avec tout le monde.
Ajouter un fichier depuis Drive
Tout d'abord, allez dans « l'espace » où vous souhaitez télécharger le fichier. Après cela, cliquez sur l'icône « Drive » dans le coin inférieur droit de l'écran.
Maintenant, parcourez le fichier de votre lecteur que vous souhaitez partager. Double-cliquez sur un fichier pour le choisir.
Une fois choisi, vous pouvez ajouter des informations textuelles pour fournir un contexte au fichier ou appuyer sur le bouton d'envoi pour partager le fichier avec tout le monde. Google Chat Spaces mettra automatiquement à jour les préférences du fichier afin que tout le monde puisse le voir.
Créer un nouveau document
Vous pouvez créer un nouveau document directement depuis la fenêtre de discussion de l'Espace. Il sera enregistré sur votre Drive et sera instantanément partagé avec les membres actuels de cet espace spécifique.
Pour créer un nouveau document pour l'Espace. Cliquez sur l'icône « Créer un nouveau document » dans la section en bas à droite de la fenêtre de discussion.
Vous pourrez choisir le type de document que vous souhaitez créer. Les options incluent Google Sheets, Docs et Slides. Cliquez sur votre option préférée.
Ensuite, entrez le nom du document partagé et cliquez sur le bouton « Partager » pour partager le document.
Après cela, le document s'ouvrira dans une vue côte à côte avec chat pour offrir une expérience collaborative maximale.
Localiser un fichier dans le chat
Vous souhaitez souvent localiser rapidement un fichier et devez voir les messages partagés avec celui-ci. Eh bien, Google ne vous laissera pas faire défiler des centaines de messages.
Depuis la fenêtre de discussion d'un espace particulier, accédez à l'onglet « Fichiers » situé dans la partie supérieure de l'écran.
Vous pourrez voir la liste de tous les fichiers partagés dans l'Espace. Maintenant, cliquez sur l'option « Afficher dans le chat » présente à l'extrême droite d'un fichier particulier.
Ajouter et attribuer des tâches dans les espaces de discussion Google
L'ajout et l'attribution de tâches est une fonctionnalité intéressante de Google Chat Spaces. Laissez-le explorer en détail.
Pour créer une tâche, accédez à l'onglet « Tâches » dans la partie supérieure de l'écran.
Maintenant, cliquez sur l'option « Ajouter une tâche d'espace » pour ajouter une tâche. Alternativement, vous pouvez appuyer sur Entrer pour créer une tâche aussi.
Noter: La section Tâches prend en charge les raccourcis clavier pour la plupart des actions. Pour afficher la liste des raccourcis pris en charge, appuyez sur Ctrl+/.
Ensuite, donnez à la tâche un titre approprié et ajoutez quelques détails à son sujet, le cas échéant. Vous pouvez appuyer sur Entrer pour insérer une nouvelle ligne dans la section des détails.
Maintenant, appuyez sur Languette ou cliquez sur l'option « Ajouter une date/heure » pour définir une date limite pour votre tâche.
Après cela, sélectionnez la date et l'heure du jour pour que la tâche soit terminée, puis cliquez sur « OK » pour confirmer.
Noter: Pour annuler une action, appuyez sur Ctrl+Z
Maintenant, appuyez sur Languette ou cliquez sur « Attribuer » pour attribuer une personne à la tâche.
Maintenant, entrez le nom ou l'adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez attribuer la tâche.
Après cela, appuyez sur Languette ensuite Entrer. Sinon, cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ajouter la tâche.
Supprimer une tâche
Pour supprimer une tâche, appuyez sur l'icône « Corbeille » à l'extrême droite d'un élément de tâche de la liste.
Maintenant, cliquez sur supprimer pour confirmer la suppression de la tâche sélectionnée.
Tri des tâches
Les tâches peuvent également être triées pour avoir une meilleure visibilité et fournir relativement plus de traçabilité.
Pour trier les tâches, allez dans l'onglet « Tâches » et cliquez sur le menu kebab (trois points verticaux). Ensuite, choisissez l'ordre Date, Affecté ou Espace pour afficher les tâches dans cet ordre spécifique.
Ajout d'un événement de calendrier dans les espaces de discussion Google
Les événements du calendrier peuvent servir à plusieurs fins. Que ce soit pour une assemblée générale de l'équipe, ou une échéance à venir, ou le jour de la fondation de l'organisation. La fonction d'événement de calendrier ne vous fera jamais défaut.
Pour ajouter un événement de calendrier. Cliquez sur l'icône « Calendrier » dans la section inférieure de la fenêtre de discussion Spaces.
Maintenant, appuyez sur l'icône du carat pour ouvrir tous les éléments configurables pour l'événement du calendrier.
Pour définir la date et l'heure de l'événement du calendrier, cliquez respectivement sur la date ou l'heure pour définir chaque composant individuellement.
Si l'événement que vous ajoutez est récurrent, cliquez sur l'option « Ne se répète pas » pour définir une récurrence de l'événement dans la liste déroulante.
Pour ajouter plus d'espaces ou de personnes à l'événement, cliquez sur l'option « Ajouter des invités » et saisissez le nom de l'espace ou l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter.
Pour définir le niveau d'autorisation de vos invités, appuyez sur l'option « Autorisations des invités » pour voir les autorisations accordées. Cochez ou décochez les éléments appropriés de la liste pour fournir ou refuser l'accès aux invités.
Maintenant, s'il s'agit d'une réunion en plein air à un endroit spécifique. Vous pouvez également choisir l'emplacement dans l'option « Ajouter un emplacement ».
Si vous souhaitez inclure un lien pour une réunion Google, car la plupart des régions du monde sont soit verrouillées, soit ne peuvent pas sortir en toute sécurité. Cliquez sur l'option « Ajouter une vidéoconférence Google Meet » et un lien pour la réunion sera inclus avec l'invitation envoyée à tous les invités.
Après cela, si vous souhaitez ajouter des informations concernant la réunion, comme demander à tout le monde d'apporter son ordinateur portable pour une réunion en plein air ou simplement un aperçu des sujets de la réunion. Vous pouvez le faire en cliquant et en entrant les détails dans l'option « Ajouter une description ».
Ensuite, si vous ne souhaitez pas que d'autres personnes voient cette réunion sur votre calendrier ou souhaitez masquer les participants en raison de la nature confidentielle de la réunion. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'option « Visibilité » et en la modifiant en « Privé » pour masquer la réunion et les participants.
Enfin, vous pouvez également définir l'heure d'envoi d'un rappel de la réunion à tous les invités. Choisissez votre option préférée dans la liste déroulante.
Maintenant, cliquez sur « Enregistrer et partager » dans le coin inférieur droit du volet.
Ensuite, pour envoyer un e-mail d'invitation aux participants, cliquez sur l'option « Envoyer ». Si vous ne souhaitez pas envoyer d'invitations, cliquez sur l'option « Ne pas envoyer » ou si vous souhaitez modifier quelque chose, cliquez sur l'option « Retour à l'édition ».
Créer/rejoindre des réunions Google Meet à partir des espaces de discussion Google
Meet de Google est très fiable et surtout dans des moments comme ceux-ci, l'une des meilleures alternatives pour avoir une discussion en face à face sans collègues. Depuis la mise à jour de Google Chat, Meet a été magnifiquement intégré à Spaces pour améliorer la productivité et réduire le changement d'application.
Il existe deux manières d'intégrer un Google Meet dans votre espace. Vérifions-les tous les deux.
Rencontrez-vous depuis le chat en un clic
Il y a des situations où vous ne pouvez pas attendre le soir ou le lendemain pour discuter d'un développement récent sur le projet. Qu'il s'agisse de commentaires du client sur un module particulier ou que vous veniez de découvrir un bogue majeur. Invoquer Meet est aussi simple que possible.
Pour une rencontre impromptue, accédez à la fenêtre de discussion de l'espace spécifique. Ensuite, ajoutez un contexte textuel pour que les gens puissent se préparer mentalement à passer cette nuit blanche.
Maintenant, cliquez sur l'icône du caméscope dans le coin inférieur droit de la fenêtre. Après cela, appuyez sur envoyer pour envoyer le lien pour rejoindre la rencontre.
Ajouter Meet à un événement existant
Nous savons ce que vous allez dire, nous venons de vous montrer un moyen d'intégrer Google Meet lors de la création d'un nouvel événement de calendrier. Mais que faire si vous avez déjà créé un événement et souhaitez maintenant insérer un lien Meet ? Eh bien, lisez le long.
Pour ajouter un lien Google Meet à un événement existant. Cliquez sur l'icône « Calendrier » présente à l'extrême droite de l'écran juste en dessous de l'icône de votre compte.
Maintenant, cliquez sur l'événement existant auquel vous souhaitez ajouter le lien Google Meet.
Ensuite, cliquez sur l'icône « Modifier l'événement » pour ouvrir les configurations d'événement.
Après cela, cliquez sur l'option "Ajouter une conférence Google Meet" pour ajouter un lien Meet.
Maintenant, cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer vos modifications.
Après cela, vous pouvez choisir d'envoyer l'invitation à tous les invités avec les informations mises à jour. Pour ce faire, cliquez sur l'option « Envoyer ». Vous pouvez également ajouter du contexte pour ajouter le lien Meet, afin que les participants sachent pourquoi ils ont à nouveau reçu l'invitation.
Conseils rapides sur les espaces de discussion Google
Voici quelques conseils rapides pour les espaces de discussion Google. Ces conseils vous aideront à utiliser les espaces plus efficacement que jamais, car vous en connaîtrez tous les recoins.
Changer le nom de l'espace et les Emoji
Tout d'abord, appuyez sur le nom des espaces dans la partie supérieure de l'écran. Ensuite, cliquez sur l'option « Modifier le nom et les emoji ».
Gestion des notifications d'espace
Il arrive souvent qu'un espace soit particulièrement bavard ou que des centaines de messages affluent et nuisent à votre productivité.
Notifier moins
Pour ne recevoir des notifications que lorsque vous êtes mentionné. Cliquez sur le menu kebab (trois points verticaux) situé à côté du nom de l'espace dans la barre latérale. Ensuite, cliquez sur l'option « Notifications » dans la liste.
Maintenant, cliquez sur l'option « Notifier moins » pour ne recevoir des notifications que lorsque vous êtes mentionné. Cliquez ensuite sur enregistrer pour confirmer vos modifications.
Désactiver les notifications
Vous pouvez également désactiver complètement les notifications pour un espace particulier. Cependant, Google vous enverra un courrier pour toute mention non lue.
Tout d'abord, cliquez sur le menu kebab (trois points verticaux) situé à côté du nom de l'espace dans la barre latérale. Après cela, cliquez sur l'option « Notifications » dans la liste.
Ensuite, cliquez sur l'option « Notifications désactivées » et appuyez sur Enregistrer pour confirmer vos modifications.
Voir les membres en ligne actuels
Si jamais il s'avère nécessaire de voir lesquels des membres de l'Espace sont actuellement en ligne. Google a ajouté une disposition pour cela.
Dans la fenêtre de discussion de l'espace, cliquez sur le nom de l'espace. Ensuite, cliquez sur l'option Afficher les membres dans la liste.
Maintenant, pour identifier les membres actuellement en ligne, recherchez le point vert à côté de leur nom dans la liste.
Ouvrir un fichier partagé en vue côte à côte dans le chat
Il peut arriver que vous souhaitiez voir un fichier partagé dans l'espace de discussion Google et ouvrir la fenêtre de discussion pour prendre une décision rapide dans le même sens.
Pour ouvrir un fichier en vue côte à côte, localisez le fichier dans le chat et cliquez sur l'icône « Ouvrir dans le chat » pour ouvrir le document et avoir également la fenêtre de chat épinglée sur le côté.
Réduire la fenêtre de l'espace de discussion Google
La fenêtre de discussion de Google Space s'ouvre par défaut au maximum. Cela peut créer un peu d'inconvénient lorsque vous essayez d'avoir plus d'une conversation. Cependant, vous pouvez réduire et redimensionner selon vos besoins.
Pour minimiser la fenêtre de discussion d'un espace particulier, cliquez sur l'icône flèche vers l'intérieur.
Le chat spatial sera maintenant minimisé et situé dans la partie inférieure de votre écran.
Redimensionner une fenêtre de discussion
Le redimensionnement d'une fenêtre peut s'avérer utile lorsque les messages arrivant dans l'espace sont un peu longs et deviennent donc un peu lourds à lire dans une fenêtre plus petite.
Redimensionner verticalement
Sur un onglet réduit d'un espace particulier, passez votre souris sur le bord supérieur de la fenêtre. Une fois que vous voyez une icône de flèche vers le haut, cliquez et maintenez le bouton de votre souris enfoncé et faites glisser vers le haut pour redimensionner la fenêtre.
Redimensionner horizontalement
Sur un onglet réduit d'un espace particulier, passez votre souris sur chaque bord latéral de la fenêtre. Une fois que vous voyez une icône de flèche latérale, cliquez et maintenez le bouton de la souris enfoncé et faites glisser latéralement pour redimensionner la fenêtre.
Redimensionner en diagonale
Sur un onglet réduit d'un espace particulier, passez votre souris sur le bord d'angle de la fenêtre. Une fois que vous voyez une icône de flèche en diagonale, cliquez et maintenez le bouton de votre souris enfoncé et faites glisser en diagonale pour redimensionner la fenêtre.
Épingler un espace
Vous pouvez toujours épingler un espace en haut de la section Espace pour qu'il apparaisse toujours, quels que soient les messages non lus de votre pool d'espaces.
Pour épingler un espace, cliquez sur le menu kebab (trois points verticaux) situé juste à côté du nom de l'espace et cliquez sur l'option « Épingler » dans la liste.
Eh bien, c'est tout ce qu'il y a à savoir sur Google Chat Spaces. Maintenant, soyez un communicateur efficace et un collaborateur tout aussi efficace.