Qu'est-ce que Google Workspace et comment l'utiliser

L'aide-mémoire dont vous avez besoin pour démarrer sur Google Workspace

Google fait partie de la vie de presque tout le monde à ce stade, d'une manière ou d'une autre. Et même si Google jouit de la plus grande popularité dans la vie mondaine, sa présence dans l'écosystème des affaires est tout aussi indéniable.

Mais les événements récents ont transformé la façon dont les entreprises fonctionnent. Et cette transformation a également trouvé sa place dans l'ensemble des services de productivité de Google. Google Workspace est le résultat final de cette métamorphose qui a commencé l'année dernière lorsque le monde entier a vu un changement sans précédent dans notre façon de travailler. Voyons ce qu'est exactement ce service et ce qu'il a à offrir.

Qu'est-ce que Google Workspace ?

Si vous ne connaissez pas Google Workspace, vous connaissez peut-être G Suite, l'ancien surnom de Google Workspace. Une plongée plus profonde dans le passé vous rappellerait également Google Apps for Domain, le point de départ de ce voyage. Mais tout ce changement de nom a également créé de la confusion.

En termes simples, Google Workspace est une forme plus évoluée de G Suite qui était elle-même une évolution de Google Apps for Domain. Considérez-le comme le processus d'évolution du Pokémon !

Dans la même veine, Google Workspace offre une expérience plus riche avec plus de fonctionnalités que ses précédentes itérations. Les applications ont désormais une intégration plus profonde les unes avec les autres au lieu d'être une expérience autonome.

Auparavant, tous les services de Google devaient être accessibles séparément car c'est ainsi qu'ils ont été conçus. Avec Google Workspace, vous obtenez tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit - Gmail, Chat, Calendrier, Drive, Meet, Docs, Sheets, Tâches, etc. - vous obtenez le point. Cette intégration plus poussée permet aux entreprises de collaborer plus efficacement, au lieu de passer constamment d'une application à l'autre.

Google Workspace est-il gratuit ?

Bien que les services individuels proposés par Google, tels que Gmail, Meet, Chat, Drive, etc., soient disponibles gratuitement pour les utilisateurs disposant d'un compte Google personnel, Google Workspace dans son ensemble est un service payant. Cela inclut la solution d'entreprise complète qu'est Google Workspace.

L'utilisation de Google Workspace pour tous est gratuite, mais nous y reviendrons dans un instant. Google Workspace, dans sa véritable essence, n'est disponible que pour les abonnés payants, ou pour les établissements d'enseignement et les organisations à but non lucratif gratuitement.

Il existe des fonctionnalités auxquelles les utilisateurs n'ont accès que dans le cadre de Google Workspace, comme l'intégration plus poussée de Meet qui permet l'image dans l'image de la réunion dans Chat, Docs, Slides et Sheets. La fonctionnalité permet de collaborer et de présenter plus efficacement.

Qu'est-ce que Google Workspace pour tous ?

Google a récemment annoncé qu'il rendait Google Workspace accessible à tous. Et cela signifie également les personnes disposant d'un compte Google gratuit. Mais qu'est-ce que cela signifie réellement? La version gratuite de Google Workspace n'implique pas vraiment beaucoup de changements pour le moment.

Cela implique essentiellement un changement de marque complet et une intégration plus poussée des applications Google, tout comme Google Workspace pour les entreprises. Google déploie lentement ces changements depuis octobre dernier et il est probable que vous les utilisiez déjà. La seule différence est qu'il est désormais officiellement disponible pour tout le monde, et non en accès anticipé.

Pour activer cette expérience Google Workspace pour votre compte Google, vous devez activer Google Chat. Une fois que vous aurez activé Google Chat, il remplacera Google Hangouts et le chat et les salles seront intégrés à Gmail.

Les salles vous permettent d'avoir un espace de collaboration où vous pouvez communiquer, partager des idées et garder une trace des informations importantes.

Plus tard cette année, Google transformera les pièces en espaces avec une interface utilisateur plus rationalisée. Les espaces seront disponibles pour tout le monde, les comptes Google Workspace payants et gratuits. Spaces offrira également des fonctionnalités telles que le fil de discussion en ligne, des indicateurs de présence, un statut personnalisé, des réactions expressives, ainsi qu'une nouvelle interface.

Une fois les espaces arrivés, l'interface de Gmail changera également. Le menu de navigation de gauche ressemblera davantage aux barres d'outils inférieures des applications Android et iOS. La barre latérale serait plus compacte et serait pliable.

En utilisant Google Workspace, les utilisateurs pourront conserver les informations importantes au même endroit, planifier le prochain voyage en famille, conserver leurs photos et vidéos au même endroit, suivre le budget familial avec Google Sheets.

Mais c'est tout ce que Google Workspace apporte pour le moment aux comptes Google Workspace gratuits. Eh bien, cela et le nouveau schéma de couleurs qui fait partie du changement de marque. Mais, apparemment, Google prévoit également d'apporter plus de changements et d'améliorations à Workspace au cours de l'année sous la forme de Smart Canvas.

Smart Canvas : l'espace de travail Future Direction se dirige vers

Google veut vraiment faire de Workspace un endroit où la collaboration prospère. Plus tard cette année, Google introduira de nombreux changements dans Google Workspace sous la forme de Smart Canvas qui feront évoluer la collaboration entre les applications Google.

Smart Canvas améliorera les applications telles que Google Docs, Sheets et Slides. Déjà disponible, lorsque vous utilisez les @-mentions dans Google Docs, une puce intelligente apparaît et affiche des informations supplémentaires telles que les personnes, les fichiers et les réunions recommandés que vous pouvez insérer dans le document.

Les autres collaborateurs du document peuvent ensuite parcourir rapidement les réunions et les personnes, ou prévisualiser les documents sans avoir à changer d'onglet. Les puces intelligentes arriveront également sur Sheets dans les mois à venir.

Dans les mois à venir, ces puces intelligentes feront partie des blocs de construction interactifs. Les nouveaux blocs de construction interactifs contiendront des puces intelligentes, des modèles et des listes de contrôle.

Vous pourrez également attribuer des éléments d'action de la liste de contrôle à d'autres personnes à partir de Google Docs. Ces éléments d'action s'afficheront également automatiquement dans Google Tasks, ce qui facilitera la gestion de vos listes de tâches.

Un autre changement à venir dans le cadre de Smart Canvas concerne les modèles de tableau dans Docs. Quelques types de modèles incluront des tableaux de « vote par sujet » pour recueillir les commentaires de l'équipe et des tableaux de « suivi de projet » pour capturer les jalons et les statuts.

Sheets bénéficiera également de mises à niveau majeures. En plus des puces intelligentes, Google introduit également de nouvelles vues dans Sheets. Timeline View, l'une des vues faisant partie de cette mise à niveau, réorganisera les feuilles dans une vue qui facilitera le suivi des tâches.

Pour faciliter la collaboration, un bouton "Google Meet" est également ajouté à Docs, Sheets et Slides. Déjà disponible, vous pouvez utiliser ce bouton pour présenter le document sur lequel vous travaillez déjà directement dans Google Meet sans avoir à vous rendre sur Google Meet pour démarrer une réunion. Toutes les réunions de votre calendrier s'afficheront automatiquement.

Il est sûr de dire qu'au cours de l'année, Google Workspace deviendra une bien meilleure expérience avec la collaboration en son centre. Et il sera disponible pour tous les utilisateurs de Google Workspace, gratuitement et en payant.

Types de forfaits (éditions) pour Google Workspace

Google Workspace est un service destiné aux propriétaires d'entreprise et propose différentes éditions (forfaits mensuels) pour différents types d'entreprises. Mais lorsque Google Workspace a fait ses débuts, cela n'avait de sens que pour les grandes et les petites entreprises qui ont au moins peu d'employés, tout comme G Suite, car c'étaient les plans qu'il proposait.

Mais maintenant, Google Workspace est également la solution idéale pour les propriétaires de petites entreprises qui sont essentiellement une équipe d'une personne. Dans le but de faire de Google Workspace un endroit pour tout le monde, Google a également lancé "Google Workspace Individuals".

Google Workspace Individuel est pour les propriétaires d'entreprise individuels qui transforment leurs passions en idées d'affaires. Mais lorsque vous êtes une petite entreprise, vos besoins en matière d'outil de productivité et de collaboration sont différents de ceux des propriétaires de grandes entreprises. Google Workspace Individual garde cela à l'esprit et est spécialement conçu en fonction de ces besoins.

Google Workspace Individual offre les fonctionnalités premium dont une entreprise a besoin tout en évitant les complexités dont une seule personne n'a pas besoin. Il offre des réunions illimitées, des enregistrements d'appels, une suppression du bruit, des sondages et des questions-réponses dans Google Meet, un calendrier professionnel qui facilite les rendez-vous, une expérience Gmail personnalisée avec des listes de diffusion, des logos de marque et bien plus encore.

Noter: Google Workspace Individual est actuellement disponible uniquement aux États-Unis, au Canada, au Mexique, au Brésil, au Japon et bientôt en Australie.

Voici un aperçu de tous les plans ou éditions proposés par Google Workspace.

Démarreur d'entreprise – 6 $ USD/utilisateur/mois
Norme commerciale – 12 $ USD/utilisateur/mois
Affaires Plus – 18 $ USD/utilisateur/mois
Entreprise – Tarification personnalisée que vous pouvez obtenir en contactant l'équipe commerciale de Google. C'est l'édition la plus chère mais aussi celle qui offre le plus de fonctionnalités.
Google Workspace Individuel – 9,99 $ par mois (7,99 $ par mois jusqu'en janvier 2022 dans le cadre d'une promotion)
Google Workspace pour l'éducation – Gratuit pour les fonctionnalités fondamentales. Les fonctionnalités Premium peuvent être achetées dans le cadre de plans payants qui incluent les abonnements Education Standard, Teaching and Learning Upgrade et Education Plus.
Google Workspace pour les associations – Google propose gratuitement les fonctionnalités du plan Business Starter aux organisations à but non lucratif et du plan Business Standard à 3 $/utilisateur/mois et Business Plus pour 5,04 $/utilisateur/mois. Enterprise editin est également proposé avec une remise de 70 % par rapport au tarif standard.

Pourquoi Google Workspace ?

La question la plus importante est de savoir ce que Google Workspace a à offrir. Pourquoi est-il fait pour vous ? L'un des aspects les plus importants de Google Workspace est que les comptes Workspace sont créés par un administrateur de l'organisation, par opposition aux comptes Google de base créés par des individus.

Cela signifie essentiellement plus de contrôle. L'administrateur a plus de contrôle sur les valeurs par défaut d'un compte Workspace ainsi que sur l'accès aux applications et les paramètres de sécurité. Et tout cela se passe dans le cloud. L'équipe informatique n'a pas besoin de configurer les appareils individuellement ou physiquement pour vos employés ou étudiants. Vous pouvez également avoir des stratégies distinctes pour des personnes ou des groupes de personnes.

Ainsi, cela vous permet de contrôler les applications et les paramètres que vous souhaitez autoriser pour vos employés ou étudiants, ce que vous ne pouvez tout simplement pas avoir avec des comptes personnels.

Google Workspace propose également de nombreuses fonctionnalités supplémentaires auxquelles vous n'avez pas accès avec un compte de base gratuit. Gardez cependant à l'esprit que l'étendue des fonctionnalités offertes par Workspace diffère selon l'édition ou le type de plan.

Applications de base dans Google Workspace

La plupart des éditions de Google Workspace proposent ces applications dans le cadre de leur expérience principale avec des fonctionnalités améliorées.

Gmail: E-mail professionnel personnalisé pour votre entreprise avec protection contre le spam et le phishing et une expérience de messagerie sans publicité
Rencontrer: Jusqu'à 250 participants à la réunion selon votre édition. Vous bénéficiez également de fonctionnalités supplémentaires telles que le tableau blanc numérique, les enregistrements de réunions, la suppression du bruit, les sondages et les questions-réponses, les salles de réunion, le suivi des présences, les contrôles de modération, la levée de la main, la diffusion en direct dans le domaine (sous réserve de l'édition Workspace).
Chat et salles (devenant bientôt des espaces) : En plus des fonctionnalités de base de Google Chat et des salles où vous pouvez collaborer de manière transparente, Google Workspace permet des fonctionnalités plus améliorées. Ceux-ci incluent des salles de discussion avancées avec des salles de discussion et un accès invité. L'accès invité vous permet de vous connecter avec des clients et des partenaires qui ne font pas partie de votre organisation. Vous pouvez collaborer avec eux sur des fichiers et des documents à partir du chat. Et avec le même niveau d'accès et de visibilité, votre travail n'en souffre pas.
Calendrier: Planifiez des rendez-vous, partagez des calendriers et parcourez et réservez des salles de conférence avec Workspace.
Conduire: Stockage cloud étendu (de 30 Go à illimité), Drive pour ordinateur, Drive partagés pour votre équipe, partage d'audience cible et prise en charge de plus de 100 types de fichiers.
Documents, Feuilles: Créez des documents collaboratifs, aide à la rédaction avec composition intelligente, correction automatique d'orthographe et suggestions de grammaire, interopérabilité avec Microsoft Office et personnalisation de la marque pour les documents.
Diapositives : Collaborer aux présentations
Formes: Création d'enquêtes qui comprend une analyse plus facile avec remplissage intelligent, nettoyage intelligent et réponses, formulaires de modèle de marque personnalisés
Donjon: Capturez des idées avec des notes collaboratives
Des sites: Collaborer sur les chantiers
Courants : Réseautage social pour votre organisation où les employés peuvent communiquer et interagir les uns avec les autres

Applications supplémentaires dans Google Workspace

En fonction de votre édition Google Workspace ou d'achats supplémentaires, Google Workspace propose également ces applications aux abonnés.

Domaines: Enregistrement de domaine avec inscription et configuration Google Workspace intégrées
Recherche dans le nuage : Recherche intelligente dans votre espace de travail Google (données 1er et tiers)
Groupes et groupes pour les entreprises : Listes de diffusion et gestion des accès
Sauter: Conservation, archivage et eDiscovery des données
Jamboard : Tableau blanc numérique collaboratif que vous pouvez même utiliser en réunion
Voix: Appels Smart Voice avec système téléphonique virtuel qui fonctionne sur tous les appareils et sur le Web
Script d'applications : Augmentez la puissance des applications Google telles que Calendrier, Docs, Drive, Gmail, Sheets et Slides avec Apps Script. Vous pouvez publier les scripts dans le monde entier ou les garder privés pour votre domaine.
Feuille d'application : Créer des applications sans code
Salle de classe: Des espaces d'apprentissage structurés pour les enseignants et les étudiants
Modules complémentaires : Intégrer des applications tierces et des modules complémentaires Apps Script

Google Workspace propose également du matériel pour Google Meet, les appels vocaux et Jamboard. Le matériel permet aux organisations qui optent actuellement pour un modèle hybride - au bureau et à domicile - de travailler efficacement.

Google va également bientôt lancer le mode compagnon dans Google Meet pour favoriser l'équité de la collaboration dans un lieu de travail hybride. C'est pour les organisations où peu de personnes sont dans une salle de conférence tout en se connectant avec d'autres à distance.

Le mode compagnon donne aux personnes présentes dans la salle de conférence leur propre vignette vidéo et l'accès à d'autres fonctionnalités de Google Meet comme lever la main, sondage, etc. sur leur écran tout en tirant parti du meilleur de l'audio en salle et d'autres capacités de vidéoconférence que Meet Hardware des offres.

Comment utiliser Google Workspace

L'expérience de Google Workspace est différente pour les utilisateurs payants (en particulier les administrateurs) et les utilisateurs gratuits et, en tant que tel, apprendre à l'utiliser est deux courbes totalement différentes. Cependant, pour les utilisateurs finaux de Workspace, l'utilisation des applications dans Google Workspace est très similaire, à l'exception des fonctionnalités exclusives.

Pour accéder aux applications disponibles pour votre compte Google Worskapce, accédez à l'icône de menu "Google Apps" depuis n'importe quel service Google. Le menu listera toutes les applications disponibles pour votre utilisation.

Voici un conseil. Que vous soyez un utilisateur de Google Workspace gratuit ou payant, Google propose des raccourcis « . nouveau » rapides que vous pouvez saisir directement dans la barre d'adresse de votre navigateur et qui créera un nouvel élément de cette application.

cal.new - Créer un nouvel événement de calendrier
doc.new – Créer un document Google
meet.new - Démarrer une nouvelle réunion sur Google Meet
sheet.new - Créer une nouvelle feuille Google
slide.new – Créer une nouvelle diapositive
form.new – Créer un nouveau formulaire
keep.new ou note.new – Commencer une nouvelle note
site.new – Créer un nouveau site
jam.new – Commencer un nouveau tableau blanc

Utiliser Google Workspace en tant qu'utilisateur payant

Pour commencer avec Google Workspace, accédez à workspace.google.com. Cliquez sur le bouton « Commencer » ou « Démarrer l'essai gratuit », selon ce que vous voyez sur votre écran. Pour une petite entreprise, Business Starter ou Business Standard pourrait être la voie à suivre. Google propose un essai gratuit pendant 14 jours afin que vous ayez tout le temps de vous repérer et de voir si Google Workspace est fait pour vous. Annulez votre essai avant la fin des 14 jours et l'abonnement ne vous sera pas facturé.

Si vous êtes une équipe d'une personne et que vous vivez dans l'un des pays pris en charge, vous pouvez essayer Google Workspace Individual en cliquant ici.

Noter: Google Workspace Individual ne prend pas en charge les adresses e-mail personnalisées.

Comme Google Workspace est destiné aux entreprises, vous devenez automatiquement l'administrateur de votre organisation lorsque vous la configurez. Mais lorsque vous ajoutez de nouveaux utilisateurs dans votre organisation, vous pouvez désigner quelqu'un d'autre comme administrateur.

Entrez le nom de votre entreprise, le nombre d'employés et votre pays et cliquez sur « Suivant ».

Ensuite, indiquez vos coordonnées et cliquez sur « Suivant ».

Maintenant, vous devez choisir si vous avez ou non un domaine. Si vous en avez un, cliquez sur l'option « Non, j'en ai un » et vous pouvez entrer le domaine que vous possédez déjà et l'utiliser. Vous devrez vérifier que vous possédez ce domaine avant de pouvoir réellement commencer à l'utiliser. Sinon, vous pouvez en acheter un en utilisant Google Domains. Cliquez sur l'option « Oui, j'en ai un que je peux utiliser ». Si vous n'avez pas de domaine, vous pouvez également l'acheter ailleurs au lieu de Google Domains, mais lorsque vous l'achetez via Google, vous n'aurez pas à passer par le processus de vérification.

Ensuite, vous devrez créer un nom d'utilisateur pour votre compte Google Workspace. Il s'agirait de la première adresse e-mail professionnelle de votre domaine. Vous pourrez créer d'autres adresses professionnelles pour votre équipe ultérieurement une fois que vous aurez configuré Google Workspace. Créez un mot de passe, puis cliquez sur « Accepter et continuer ».

Votre espace de travail Google est configuré avec un compte Google professionnel. Cliquez sur « Aller à la configuration » et vous pouvez gérer Google Workspace pour votre organisation à partir de la console d'administration.

Une fois votre domaine validé, vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs à votre organisation et configurer des applications telles que Gmail à partir de la console d'administration. Mais si vous ne voulez rien faire de tout cela tout de suite, vous pouvez l'ignorer pour le moment et le faire à partir de l'administrateur Google à tout moment plus tard.

Gestion de Google Workspace

En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer et contrôler Google Workspace depuis la console d'administration. Que vous souhaitiez ajouter ou supprimer des utilisateurs, gérer des unités organisationnelles (le jargon de Google pour créer des politiques pour votre organisation), créer et gérer des groupes pour des listes de diffusion et appliquer des politiques, gérer les applications auxquelles les utilisateurs de votre domaine peuvent accéder et à partir de quel appareil, et tout sinon, la console d'administration est l'endroit où vous le trouverez.

Pour accéder à la console d'administration, rendez-vous sur admin.google.com et connectez-vous avec votre compte Google Workspace. Ou vous pouvez y accéder à partir du menu « Applications » de n'importe quel service Google. Cliquez sur l'icône « Google Apps » à partir de pratiquement n'importe quel service Google auquel vous êtes connecté (google.com, gmail.com, etc.)

Ensuite, cliquez sur l'option « Admin » dans les applications. L'option « Admin » n'est disponible que pour les utilisateurs de Workspace qui sont administrateur de l'organisation.

La page d'accueil de la console d'administration s'ouvrira. Le menu de navigation rétractable sur la gauche vous permet de parcourir toutes les options de gestion rapide de Google Workspace pour votre organisation.

Ajouter des utilisateurs à votre organisation

Une fois que vous avez configuré Google Workspace pour votre organisation, l'étape la plus cruciale consiste à ajouter des utilisateurs à votre organisation. Tout comme pour créer une adresse professionnelle pour vous-même, vous devez créer des noms d'utilisateur et des mots de passe pour les autres utilisateurs que vous souhaitez ajouter et partager les informations d'identification avec eux. Vous devez également leur attribuer des licences pour pouvoir utiliser les services.

Accédez à votre console d'administration et cliquez sur l'option « Répertoire » dans le menu de navigation sur la gauche.

Peu d'options se développeront en dessous. Cliquez sur « Utilisateurs » parmi les options disponibles.

Ensuite, sélectionnez l'unité organisationnelle dans « Toutes les organisations » à laquelle vous souhaitez ajouter l'utilisateur. Cliquez sur le bouton « Ajouter un nouvel utilisateur » pour ajouter des utilisateurs un par un si vous n'avez pas une grande équipe.

Saisissez les informations de l'utilisateur : son prénom et son nom, puis son adresse e-mail principale. Workspace suggérerait un nom d'utilisateur pour l'e-mail principal qui serait différent de tous les e-mails existants dans votre domaine ; vous pouvez l'utiliser ou en saisir un vous-même.

Si votre organisation possède plusieurs domaines, vous pouvez sélectionner un autre domaine. Cliquez sur la flèche vers le bas à côté du signe @ et sélectionnez le domaine dans le menu déroulant.

Ensuite, entrez l'e-mail secondaire de l'utilisateur. L'e-mail secondaire peut être son e-mail personnel où il recevra les détails du compte. Vous pouvez également saisir votre propre adresse e-mail pour capturer les informations de connexion et les leur transmettre plus tard.

Ensuite, cliquez sur la flèche à côté de « Gérer le mot de passe de l'utilisateur, l'unité organisationnelle et la photo de profil ». La définition d'une photo de profil ou la modification de l'unité organisationnelle est facultative.

Mais vous devez définir un mot de passe pour le nouvel utilisateur. Vous pouvez générer automatiquement un mot de passe ou saisir le vôtre. Pour demander à l'utilisateur de définir un nouveau mot de passe lorsqu'il se connecte, vous devez activer l'option.

Une fois que vous avez ajouté toutes les informations, cliquez sur le bouton « Ajouter un nouvel utilisateur ».

À condition que le nom d'utilisateur n'entre pas en conflit avec un nom d'utilisateur existant, le nouvel utilisateur sera ajouté avec succès. Sinon, vous recevrez une invite vous demandant de résoudre le conflit.

Maintenant, il ne reste plus qu'à partager les identifiants de connexion avec la personne concernée et elle peut commencer à utiliser Google Workspace. Si vous avez demandé à l'utilisateur de changer son mot de passe après s'être connecté, il aura 48 heures pour changer le mot de passe. Une fois le temps écoulé, le lien de réinitialisation expirera et vous (l'administrateur) devrez créer un nouveau mot de passe pour eux.

Pour un nouvel utilisateur, l'activation de tous les services Google Workspace peut prendre jusqu'à 24 heures. Si vous essayez d'accéder à un service pendant cette période, vous pourriez recevoir le message que vous n'y avez pas accès.

Ajout d'utilisateurs en bloc

Pour une grande organisation, vous pouvez également ajouter des utilisateurs en masse et il existe de nombreuses options pour le faire. Selon votre type d'organisation, vous pouvez choisir ce qui vous convient.

Ajouter des utilisateurs à partir d'un fichier CSV
Utilisez l'API Admin SDK Directory si vous connaissez la programmation
Synchronisez les données de votre serveur LADP, tel que Microsoft Active Directory
Migrer de HCL Notes vers Google Workspace
Ajouter des utilisateurs avec des comptes Google existants

Avant d'ajouter des utilisateurs en masse à Google Workspace, vous devez vous assurer que vous disposez de suffisamment de licences. Sinon, achetez-en plus si votre forfait le permet.

Faire d'un utilisateur un administrateur

Vous pouvez définir un ou plusieurs autres utilisateurs de l'organisation en tant que super administrateur. Par défaut, la personne qui crée et configure Google Workspace pour l'organisation est le super-administrateur. Le super administrateur a un accès complet aux tâches de gestion de votre organisation, donc n'attribuez ce rôle qu'aux personnes en qui vous avez confiance. Pour les responsabilités restreintes, vous pouvez leur attribuer des rôles d'administrateur spécifiques tels que l'administrateur des groupes, l'administrateur de la gestion des utilisateurs, l'administrateur du centre d'assistance, l'administrateur des services, etc.

Dans le menu de navigation sur la gauche, cliquez sur l'option « Répertoire » et sélectionnez « Utilisateurs » dans la liste développée. Recherchez l'utilisateur dans la liste des utilisateurs et cliquez sur son nom.

Leur page de compte s'ouvrira. Faites défiler vers le bas et cliquez sur l'option « Rôles et privilèges d'administrateur ».

Ensuite, cliquez sur l'option pour le rôle « Super administrateur ».

Cela affichera des bascules à côté de tous les rôles prédéfinis disponibles. Pour les rendre super administrateur, activez la bascule à côté. Pour leur attribuer un rôle d'administrateur spécifique, activez la bascule à côté du rôle souhaité. Vous pouvez également créer des rôles personnalisés si les rôles prédéfinis ne vous conviennent pas.

Et ta-da ! Vous avez quelqu'un d'autre pour partager les responsabilités d'administration avec vous.

Utiliser Google Workspace en tant qu'utilisateur gratuit

Pour activer l'expérience intégrée offerte par Google Workspace pour les comptes gratuits, accédez à votre compte Gmail et cliquez sur l'icône « Paramètres » dans le coin supérieur droit.

Un panneau de paramètres rapides apparaîtra sur la droite. Cliquez sur « Voir tous les paramètres ».

Ensuite, sélectionnez l'onglet « Chat et rencontre » dans les options de configuration.

Dans Chat, sélectionnez "Google Chat" au lieu de "Classic Hangouts".

Une bannière de bienvenue peut apparaître. Cliquez sur « OK » pour continuer.

Ensuite, cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Gmail se rechargera et vous bénéficierez désormais de la nouvelle expérience intégrée avec Chat et Salons dans Gmail.

L'un des meilleurs ajouts fournis avec Google Workspace est Room (bientôt Spaces) dans Google Chat. Les salles sont une plaque tournante pour la communication et la collaboration. Vous pouvez discuter avec les membres du salon, partager des fichiers, attribuer des tâches et bien plus encore, le tout au même endroit avec les salons. Si vous avez déjà utilisé Microsoft Teams, les salles sont comme des canaux Teams.

Vous pouvez également ouvrir des fichiers dans Google Docs, Sheets et Slides directement dans Rooms et y travailler directement. Tous les fichiers que vous téléchargez dans la salle sont toujours facilement accessibles depuis l'onglet « Fichiers ». Et vous pouvez suivre les tâches que l'équipe doit effectuer et les attribuer à des personnes à partir de l'onglet « Tâches ».

Pour apprendre à utiliser les salles dans Google Chat, rendez-vous ici.

Compte tenu de la façon dont le travail a complètement transformé l'année dernière, Google Workspace apporte des changements indispensables pour rendre la collaboration transparente, que vous travailliez à distance ou non. Et avec Google Workspace pour tous, vous pouvez même l'utiliser pour organiser votre vie personnelle.