Lorsque l'option de chat privé devient une nuisance, il est temps de s'en débarrasser
De nombreuses écoles et organisations utilisent Microsoft Teams pour la collaboration et la communication, surtout en ce moment. C'est l'une des meilleures applications à cet effet, avec de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la communication.
Mais parfois, il devient important de restreindre cette facilité et ce niveau de communication, en particulier les communications privées. La situation peut être bien trop courante, comme lorsque quelqu'un commence à abuser des fonctionnalités, ou cela va à l'encontre de la politique de l'école/de l'entreprise. Les chats privés sont l'une de ces fonctionnalités qui peuvent devenir une nuisance pour de nombreuses écoles et organisations. Et il n'y a plus d'autre choix que de le désactiver.
Bien que cela puisse sembler une étape extrême, cela devient nécessaire. Heureusement, Microsoft Teams a des dispositions pour réaliser cet exploit assez facilement. Et les étudiants/employés auront des canaux de communication, ce n'est donc pas comme si vous restreigniez complètement toutes les communications.
Désactiver le chat privé dans Microsoft Teams
Vous pouvez désactiver complètement les discussions privées pour toute l'organisation dans Microsoft Teams, c'est-à-dire qu'aucun utilisateur de votre organisation/école n'aura la possibilité d'avoir des discussions privées avec d'autres utilisateurs. L'onglet « Chat » pour l'ensemble de l'organisation disparaîtra tout simplement. C'est utile dans les cas où la stratégie de votre organisation restreint la communication privée.
L'autre option qui offre plus de flexibilité consiste à désactiver les discussions privées pour un sous-ensemble d'utilisateurs et non pour l'ensemble de l'organisation. C'est le choix le plus pratique pour les écoles qui souhaitent restreindre la communication privée pour tous les élèves et non pour les enseignants, ou uniquement pour les plus jeunes.
Noter: Seules les personnes disposant d'un accès administrateur peuvent modifier ces paramètres et désactiver le chat dans Microsoft Teams.
Désactiver les discussions privées pour l'ensemble de l'organisation
Accédez à admins.teams.microsoft.com et connectez-vous avec votre compte Microsoft. Le tableau de bord de l'administrateur s'ouvrira. Dans le menu de navigation sur la gauche, cliquez sur « Politiques de messagerie ».
Pour modifier la politique pour l'ensemble de l'organisation, cliquez sur l'option « Global (par défaut à l'échelle de l'organisation) ».
Ensuite, recherchez l'option « Chat » dans la liste et désactivez la bascule pour la désactiver.
Ensuite, cliquez sur le bouton « Enregistrer » en bas pour enregistrer les modifications apportées à la politique globale.
La politique peut prendre de quelques minutes à quelques heures pour entrer en vigueur. Et une fois cela fait, l'onglet « Chat » disparaîtra de la barre de navigation sur la gauche dans Microsoft Teams pour tout le monde.
Désactiver les discussions privées pour certains utilisateurs
Pour désactiver les discussions privées pour un sous-ensemble d'utilisateurs de l'organisation uniquement, accédez à admin.teams.microsoft.com et ouvrez Stratégies de messagerie dans le menu de navigation sur la gauche.
Les stratégies de messagerie existantes, par défaut et personnalisées (le cas échéant), s'ouvriront. Cliquez sur l'option « Ajouter » pour créer une nouvelle politique personnalisée.
L'écran des paramètres de stratégie s'ouvrira. Saisissez le nom et une description (facultatif) de la stratégie qui facilitera son suivi parmi toutes les stratégies personnalisées.
Ensuite, allez dans « Chat » et désactivez le bouton pour désactiver le chat. Cela conservera le reste des paramètres comme pour les autres utilisateurs (si vous utilisez les paramètres par défaut pour tout le monde). Ensuite, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Après avoir créé la stratégie, il est temps de l'attribuer aux utilisateurs auxquels vous souhaitez l'appliquer. Après avoir enregistré la politique, vous reviendrez automatiquement à l'écran Politiques de messagerie. Accédez à votre politique nouvellement créée et cliquez sur l'option « vérifier » à sa gauche pour la sélectionner.
Ensuite, cliquez sur l'option « Gérer les utilisateurs ».
L'écran de gestion des utilisateurs apparaîtra à droite. Recherchez et ajoutez les noms des utilisateurs auxquels vous souhaitez appliquer la stratégie.
Ensuite, cliquez sur le bouton « Appliquer ». La stratégie personnalisée sera désormais applicable pour ces utilisateurs, et ils n'auront plus accès à l'onglet privé « Chat » dans Microsoft Teams.
Désactiver le chat dans les réunions sur les équipes Microsoft
Parfois, désactiver le chat privé ne suffit pas. Le chat de réunion est un autre endroit qui est un exemple classique de fonctionnalités qui peuvent être mal utilisées dans Microsoft Teams, en particulier par les étudiants. Cela peut même conduire à la perturbation des cours. Et pour contrôler le chaos, la seule option qui reste est de restreindre également la communication lors de la réunion. Comme pour les discussions privées, pour désactiver ce paramètre, vous avez besoin d'un accès administrateur à votre organisation.
Accédez à admin.teams.microsoft.com et connectez-vous avec votre compte administrateur. Ensuite, cliquez sur « Réunions » dans la barre de navigation à gauche. Les autres options disponibles pour les réunions seront développées en dessous.
Cliquez sur « Politiques de réunion » à partir de ces options.
La page des politiques de réunion s'ouvrira. Accédez à « Global (par défaut à l'échelle de l'organisation) ».
Faites ensuite défiler jusqu'à la section « Participants et invités ». Et cliquez sur le menu déroulant à côté de « Autoriser le chat dans les réunions ». Sélectionnez « Désactivé » dans la liste.
Ensuite, cliquez sur l'option « Enregistrer » pour appliquer les modifications.
Le réglage prend un certain temps (de quelques minutes à quelques heures) pour prendre effet. S'il n'a pas pris effet même après un certain temps, le redémarrage de Microsoft Teams est utile.
Noter: Cela désactive uniquement le chat de réunion pour les réunions tenues avec l'option « Meet Now », pas les réunions de canal. De plus, vous ne pouvez pas désactiver les discussions de réunion pour des réunions spécifiques uniquement.
Désactiver le chat dans Microsoft Teams est une étape extrême, compte tenu des nombreuses utilisations qu'il offre. Cela peut être très utile pour la communication, en particulier les discussions privées et les réunions. Mais, lorsque les utilisations commencent à être dépassées par les problèmes qu'elles créent, il n'y a plus d'autre choix que d'aller à l'extrême et de désactiver ces merveilleuses fonctionnalités.