Utilisez la fonction « Comparer » de Microsoft Word pour comparer les versions d'un document Word afin d'afficher leurs similitudes et leurs différences.
Parfois, vous devrez peut-être comparer deux documents Word afin de voir leurs différences. Peut-être que vous et votre collaborateur travaillez sur le même document mais séparément ou que vous avez modifié votre document sans activer le mode Suivi des modifications ou que vous êtes juriste et que vous souhaitez noter les révisions apportées entre deux copies d'un contrat.
Quelle que soit la raison, lorsque vous disposez de deux ou plusieurs versions d'un même document, vous n'avez pas besoin de les comparer manuellement en associant mot par mot le document original au document révisé. Vous pouvez simplement utiliser la fonction « Comparer » de Microsoft Word pour comparer deux documents Word et voir en quoi ils diffèrent.
Lorsque vous comparez deux documents dans Word, un nouveau troisième document apparaîtra montrant les comparaisons entre les deux documents, que vous pouvez enregistrer en tant que document séparé. Ceci est utile lorsque vous ne souhaitez aucun changement entre le document original et le document révisé et que vous souhaitez conserver les deux copies du document pour une utilisation future.
Il montre également quels changements ont été apportés et qui les a effectués. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les professionnels du droit pour créer des documents juridiques en ligne noire. Voici comment comparer deux documents dans Microsoft Word.
Comparer deux versions d'un document Microsoft Word
Tout d'abord, ouvrez l'un des deux documents que vous souhaitez comparer (Ou cela peut être n'importe quel fichier de document, même un document vierge). Ensuite, allez dans l'onglet « Révision » dans le ruban.
Ensuite, cliquez sur le bouton déroulant « Comparer » dans la barre d'outils et sélectionnez l'option « Comparer ».
Cela ouvrira la boîte de dialogue « Comparer les documents » ouverte sur votre écran. La fenêtre Comparer les documents comporte deux sections : Document original et Document révisé. Vous devrez choisir les documents originaux et révisés que vous souhaitez comparer ici.
Cliquez sur la liste déroulante sous « Document original » et sélectionnez le document original que vous souhaitez comparer avec le document révisé (NEET (2020).docx dans notre exemple).
Si vous ne voyez pas votre document dans la liste déroulante, cliquez sur l'icône de dossier à droite de la liste déroulante Document d'origine.
Dans la boîte de dialogue « Ouvrir », accédez à ce document, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton « OK ».
Sous le « Document révisé », sélectionnez la version révisée du document dans le menu déroulant (dans notre cas, NEET (2021) - Document révisé.docx).
Dans le champ « Modifications de l'étiquette » avec le champ, saisissez ce que vous souhaitez voir apparaître à côté des modifications apportées au document (il peut s'agir d'un nom ou d'une note). Nous allons étiqueter ce « Stark » puisque c'est lui qui a apporté les modifications au document d'origine.
Vous pouvez également changer de document en cliquant sur l'icône à double flèche pour comparer les documents dans l'autre sens.
Cliquez sur le bouton « Plus >> » dans le coin inférieur gauche pour voir les options avancées. Ceci est facultatif, vous pouvez également cliquer sur « OK » pour voir la comparaison.
Sous « Paramètres de comparaison », spécifiez les options que vous souhaitez utiliser pour comparer vos documents (par défaut, toutes les options sont sélectionnées).
Dans la section « Afficher les modifications », vous pouvez choisir si vous souhaitez afficher les modifications pour un caractère à la fois ou un mot à la fois. En outre, vous pouvez choisir où vous souhaitez afficher les modifications, il peut s'agir du document d'origine, du document révisé ou d'un nouveau document. Il est recommandé d'utiliser « Nouveau document ».
Une fois que vous avez terminé de configurer cela, cliquez sur « OK » pour comparer le document.
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre avec quatre volets. Le « Document comparé » au milieu montre et met en évidence toutes les modifications apportées avec des marques rouges sur la marge de gauche. Sur le côté droit de l'écran, un double volet affiche les documents originaux et révisés empilés. Sur la gauche, le volet « Révisions » affiche la liste de toutes les révisions qui ont été apportées, y compris ce qui a été supprimé, ajouté et modifié.
Cliquez sur la ligne rouge dans la marge gauche du document comparé pour afficher les détails de chaque modification.
Après avoir examiné les modifications suivies, lorsque vous souhaitez accepter une révision spécifique, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le texte modifié/ajouté et sélectionner « Accepter l'insertion » ou « Rejeter l'insertion » pour conserver ou annuler la modification, respectivement.
Pour accepter toutes les modifications à la fois, cliquez sur le bouton « Accepter », sous le groupe Modifications dans l'onglet « Réviser » et sélectionnez l'option « Accepter toutes les modifications ». Vous choisissez également d'autres options dans le menu déroulant en fonction de vos préférences.
Pour rejeter toutes les modifications à la fois, cliquez sur le bouton « Rejeter » juste à côté du bouton Accepter dans l'onglet « Révision » et sélectionnez « Rejeter toutes les modifications ».
Une fois que vous avez terminé, n'oubliez pas d'enregistrer ce document comparé dans un fichier séparé à l'aide de l'option « Enregistrer sous » dans la barre d'outils.