Vos réunions se dérouleront de manière encore plus fluide avec cette nouvelle fonctionnalité Google Meet
Bien que les réunions ou les cours virtuels puissent ne pas tenir tête à leurs homologues du monde réel dans la plupart des situations, il existe une caractéristique où ils l'emportent sur ces derniers. Dans la plupart des réunions ou des cours, de nombreuses personnes ont des questions et des doutes mais sont trop timides pour les poser.
La fonction Q&A qui est une exclusivité de l'environnement virtuel fait clairement des réunions virtuelles un gagnant dans cette catégorie. Une fonction de questions-réponses dédiée permet aux participants de poser des questions par écrit. Et évidemment, c'est bien mieux que de poser des questions verbalement à beaucoup de gens.
Google Meet a également introduit une fonctionnalité de questions-réponses sur sa plate-forme pour les utilisateurs de comptes Google Workspace. Désormais, les personnes qui hésitaient à poser des questions à la caméra n'auront plus à souffrir d'anxiété (quand elles choisissent de parler) ou de perte de travail (quand elles restent silencieuses).
Quels utilisateurs ont accès à la fonctionnalité Q&R ?
Les questions-réponses dans Google Meet sont actuellement disponibles pour les utilisateurs disposant d'un compte G Suite Business, Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard ou Enterprise plus. La fonctionnalité est également disponible pour les enseignants et les étudiants disposant d'une licence G Suite Enterprise for Education avec une différence.
Là où pour tous les autres utilisateurs, il est automatiquement disponible, il doit être activé manuellement par le modérateur de la réunion pour les utilisateurs de G Suite Education à chaque réunion.
De plus, seuls les utilisateurs qui participent à la réunion à partir de l'application Web Google Meet sur leur ordinateur peuvent utiliser la fonction de questions-réponses. Cela vaut pour les modérateurs et les participants. Les participants n'ont peut-être pas besoin d'un compte Workspace, mais s'ils rejoignent la réunion à partir de l'application mobile, ils ne peuvent pas voir ni poser de questions à l'aide des questions-réponses.
Comment fonctionnent les questions-réponses dans Google Meet
Les utilisateurs du compte Fir Education, les modérateurs de réunion, c'est-à-dire les enseignants, doivent d'abord activer les questions-réponses pour les participants. Cliquez sur l'icône « Activités » dans la barre d'outils dans le coin supérieur droit de l'écran. Cliquez sur l'option Questions. Ensuite, activez Q&R.
Poser des questions en tant que modérateur
Les modérateurs peuvent utiliser le panel de questions-réponses pour poser des questions aux autres participants et animer le panel pour les autres participants. Qu'il s'agisse de supprimer des questions inappropriées, de marquer des questions comme répondues ou de masquer des questions, les modérateurs peuvent tout faire.
Pour poser une question, cliquez sur l'icône « Activités ».
Ensuite, cliquez sur l'option Q&R.
Dans le panneau Q&R, cliquez sur le bouton « Poser une question » en bas du panneau.
Tapez la question et cliquez sur le bouton « Publier ». Vos questions doivent comporter moins de 300 caractères.
Les participants recevront une notification lorsque vous publierez une nouvelle question. Toutes les questions du panneau affichent le nom de la personne qui les a publiées. Ils peuvent y répondre verbalement ou via le chat de la réunion, mais pas le panneau de questions-réponses. Vous ne pouvez y poser que des questions et ne pas y répondre.
Modération du panel de questions-réponses
Le modérateur dispose également de quelques options pour gérer les questions de l'ensemble de la réunion. Le modérateur peut supprimer ou masquer toutes les questions de la réunion ou les marquer comme répondues.
Cliquez sur le bouton « Marquer comme réponse » (icône de coche) sur la question. Marquer une question comme répondue ne la cache pas. Il permet seulement aux participants de savoir qu'une question a été répondue. Il est conseillé de marquer les questions comme répondues pour que tout le monde soit au courant.
Cliquez sur le bouton « Marquer comme masqué » (icône en forme d'œil) pour masquer la question à tous les participants. C'est la solution pour les questions que vous souhaitez supprimer temporairement, car vous pouvez afficher une question après l'avoir masquée.
Pour supprimer définitivement une question, cliquez sur le bouton « Supprimer la question ». Les modérateurs peuvent supprimer toutes les questions de la réunion, même celles des autres participants. Cela supprimera la question de partout, y compris de votre propre panneau. Mais vous pourrez le voir plus tard dans le rapport Q&R détaillé que Google Meet envoie au modérateur après chaque réunion.
De plus, s'il y avait des questions auxquelles vous n'avez pas pu répondre pendant la réunion, le rapport détaillé garantit que vous aurez un dossier qui vous permettra d'y répondre plus tard.
Il y a aussi un bouton de vote positif pour chaque question. Vous pouvez voter pour une question importante pour la rendre plus visible, par exemple, lorsque vous avez la même question qu'un autre participant a postée. Les modérateurs doivent conseiller aux autres participants de voter pour les questions qu'ils jugent importantes.
Pour gérer votre vision des questions, quelques options s'offrent à vous en tant que modérateur qui sont différentes des autres participants. Ceux-ci vous aident à modérer le panel plus efficacement. Cliquez sur l'option « Toutes les questions » pour développer le menu déroulant.
Ensuite, vous pouvez filtrer les questions pour n'afficher que les questions « sans réponse », « avec réponse » ou « cachée ».
Vous pouvez également trier les questions par ordre chronologique ou par popularité. Cliquez sur l'option « Le plus ancien en premier » pour développer le menu déroulant. Ensuite, sélectionnez « Le plus récent d'abord » ou « Populaire » pour modifier l'ordre. Lorsque vous sélectionnez « Populaire », Meet trie les questions en fonction du nombre de votes positifs d'une question. De cette façon, vous pouvez rester au courant des questions qui comptent le plus pour les participants à la réunion.
Utiliser les questions-réponses en tant que participant
Tout participant peut poser une question dans la réunion, même les invités. Accédez à l'onglet Activités de la réunion et cliquez sur l'option Q&R. Vous pouvez afficher les questions que les autres participants ont posées dans ce panneau. Les questions recevront une réponse verbale ou dans le chat de la réunion.
Pour poser une question, cliquez sur le bouton « Poser une question » en bas du panneau.
Ensuite, tapez la question et cliquez sur le bouton « Publier ».
Vous pouvez également supprimer votre question après l'avoir publiée. Cliquez sur le bouton « Supprimer » pour supprimer une question. Vous ne pouvez supprimer que vos questions et non les questions postées par les autres participants. Mais n'oubliez pas que même si vous supprimez une question, le modérateur de la réunion pourra la voir dans le rapport de questions-réponses.
Pour rester au courant de toutes les questions posées lors de la réunion, tout le monde reçoit une notification lorsqu'une nouvelle question est publiée.
Les participants ne peuvent pas masquer une question ou la marquer comme une réponse. Ils peuvent voter pour une question en cliquant sur le bouton « voter pour » (icône de pouce levé). Les modérateurs peuvent également marquer les questions comme répondues. Lorsqu'une question reçoit une réponse, vous verrez une coche verte à côté.
Vous pouvez également filtrer les questions à afficher sur le panneau, mais contrairement au modérateur, les options sont limitées. Vous pouvez soit afficher toutes les questions, soit uniquement vos questions. Cliquez sur le bouton « Toutes les options » pour développer le menu déroulant et sélectionnez une autre option.
Les questions-réponses dans Google Meet peuvent être une fonctionnalité plutôt simple et assez facile à utiliser. Mais cela va augmenter considérablement l'efficacité de vos réunions. Non seulement c'est une bénédiction pour les introvertis, mais cela aidera également à réduire les interruptions de la réunion.