L'aide-mémoire ultime pour devenir un utilisateur Pro Microsoft Teams
Microsoft Teams n'a pas besoin d'être présenté à ce stade. Si c'était en 2019, bien sûr. Mais cela a été l'année des applications de vidéoconférence et de collaboration Workstream. Et Microsoft Teams s'est imposé en toute sécurité comme l'un des MVP de l'écosystème WSC.
C'est parce que ce n'est pas seulement une application de vidéoconférence. Il y a tellement plus à Microsoft Teams. Et les écoles et les bureaux l'adorent pour le travail à distance exactement pour cette raison. C'est l'application pour collaborer avec vos coéquipiers de la manière la plus efficace. Mais le volume considérable de fonctionnalités dans Microsoft Teams peut également parfois sembler écrasant. Si seulement il y avait quelque chose qui pouvait vous aider à naviguer rapidement.
Que vous soyez un ancien ou un utilisateur relativement nouveau de Microsoft Teams, cela n'a pas d'importance ; tout le monde aime un petit aide-mémoire pour augmenter sa productivité, se présenter comme un pro et peut-être même montrer ses compétences. C'est exactement ce que vous pouvez faire avec cette liste de trucs et astuces pour à peu près tout ce que vous pouvez faire dans Microsoft Teams.
Conseils pour augmenter la productivité
Faire plus de travail en moins de temps, qui ne veut pas ça ? Certainement pas vous ou vos employeurs ! Ces trucs et astuces ne manqueront pas d'améliorer votre concentration et de faire exploser votre productivité.
Gardez une longueur d'avance sur vos tâches
L'application Tasks dans Microsoft Teams était l'application la plus attendue pour les fanatiques, mais cela ne signifie pas que tout le monde a reçu le mémo. Si vous faisiez partie de l'équipe qui l'a raté d'une manière ou d'une autre, vous devez monter à bord de ce train dès maintenant, car croyez-nous, vous manquez quelque chose.
Tasks by Planner et To-Do combine les fonctionnalités des deux applications Microsoft - Planner et To-Do - directement dans Microsoft Teams. Ainsi, vous pouvez suivre vos progrès et gérer vos tâches sans avoir à basculer entre plusieurs applications. Donc, plus besoin de choisir entre votre santé mentale ou votre emploi du temps.
L'application Tâches combine vos tâches personnelles de To-Do et les tâches partagées de l'application Planner directement dans Microsoft Teams. Vous pouvez l'ajouter en tant qu'application personnelle ou même en tant qu'onglet pour gérer en collaboration les tâches de l'équipe. L'application Tâches est disponible pour tous avec un abonnement Microsoft 365.
Maîtrisez l'utilisation des tâches par planificateur et des tâches dans Microsoft Teams.
Gérer les informations comme un assistant avec des listes
Si vous connaissez les bonnes applications dans Microsoft Teams, personne ne peut vous arrêter. Microsoft Lists est l'une de ces applications dont vous devez tirer parti. Avec les listes, vous pouvez garder une trace de toute information, qu'elle soit personnelle ou collaborative. L'application Listes peut être utile si votre équipe a des informations à suivre, du travail à organiser ou des flux de travail à gérer.
Et pour accélérer les choses, il existe des modèles spécifiques à l'industrie et au cas qui facilitent encore la création de ces listes. Cette évolution des listes SharePoint peut vous aider à suivre à peu près tout : problèmes, actifs, routines, événements, inventaire ou contacts. Pour monter d'un cran, vous pouvez même avoir une mise en forme conditionnelle afin que les objets de vos listes apparaissent ou disparaissent automatiquement lorsque certaines conditions sont remplies. L'utilisation de cette application est destinée à augmenter votre productivité de manière exponentielle.
Apprenez à créer et à utiliser des listes dans Microsoft Teams comme un pro.
Transférez les e-mails directement vers vos canaux
Le courrier électronique est l'une des formes de communication les plus utilisées dans le monde de l'entreprise. La quantité de correspondance qui a lieu par e-mail est massive. Mais cela signifie également que lorsque votre organisation utilise Microsoft Teams, vous êtes parfois pris entre deux supports différents. Et copier tout le contenu de vos e-mails pour le publier sur un canal dans Microsoft Teams peut être si fatiguant.
C'est parce que vous vous trompez ! Savez-vous que chaque canal de Microsoft Teams possède une adresse e-mail unique à laquelle vous pouvez directement transférer des e-mails ? Oui, vous avez bien entendu. Tous les e-mails que vous envoyez à cette adresse apparaîtront sous forme de publications directement dans la chaîne. Comme c'est efficace !
Pour obtenir l'adresse e-mail d'une chaîne, accédez à l'icône « Plus d'options » (menu à trois points). Ensuite, cliquez sur « Obtenir une adresse e-mail » dans le menu.
L'adresse e-mail sera générée. Copiez-le pour l'utiliser.
Utiliser la barre de commandes
La barre de commandes dans Microsoft Teams doit être la fonctionnalité la plus sous-utilisée. Mais il a le potentiel de devenir votre fonctionnalité la plus utilisée si vous savez comment l'utiliser correctement. La barre de commande peut accélérer énormément les choses.
Vous voulez retrouver un ancien message, démarrer une discussion ou un appel, accéder à une chaîne, voir vos fichiers ? Utilisez la barre de commandes pour faire tout cela et bien plus encore. Vous n'avez même pas besoin de vous souvenir de toutes les commandes pour les utiliser. Microsoft Teams vous le fournit. Tout ce que vous devez vous rappeler si la tâche que vous devez effectuer a une commande pour cela, vous pouvez donc le faire rapidement.
Consultez le guide détaillé sur l'utilisation des commandes dans Microsoft Teams pour augmenter votre productivité et gagner du temps.👆
Éliminer les barrières linguistiques
Aujourd'hui, les équipes mondiales ne sont pas une nouveauté. Au lieu de cela, de plus en plus d'équipes sont dispersées à travers le monde à cette époque. Et cela nécessite de pouvoir comprendre la langue de l'autre pour communiquer efficacement. Avec Microsoft Teams, vous n'avez pas besoin d'accéder à Google Translate et de copier/coller des messages. Microsoft Teams propose un traducteur inhérent à cette fin précise.
Cliquez sur l'icône « Plus d'options » (menu à trois points) sur le message que vous souhaitez traduire. Vous verrez l'option « Traduire » dans le menu ; cliquez dessus pour une traduction rapide du message dans votre langue par défaut.
Messages de signet
Cela peut sembler une petite fonctionnalité à première vue, mais cela peut vous faire gagner beaucoup de temps. Au lieu d'essayer de trouver d'anciens messages à l'aide de la barre de recherche, vous pouvez enregistrer tous les messages et y accéder à partir de la section « Enregistré ».
Accédez au message et cliquez sur l'icône « Plus d'options » (menu à trois points). Ensuite, cliquez sur l'option « Enregistrer le message ».
Pour accéder à votre message enregistré, vous pouvez soit utiliser la commande /enregistré dans la barre de commandes ou cliquez sur votre image de profil dans la barre des tâches et sélectionnez « Enregistré » dans le menu qui apparaît.
Utiliser les raccourcis clavier
Si vous cherchez à augmenter votre productivité, n'hésitez pas à utiliser des raccourcis clavier. Les raccourcis clavier peuvent vous faire gagner beaucoup de temps, et pourtant, peu de gens en profitent pleinement. Ne faites pas partie de ces personnes. Apprenez les raccourcis clavier pour les tâches que vous effectuez le plus et faites les choses rapidement.
🤸♀️Sautez ici pour trouver la liste de tous les raccourcis clavier dans Microsoft Teams pour Windows, Web et Mac.
Conseils pour de meilleures réunions
Outre l'utilisation de Microsoft Teams pour collaborer avec des coéquipiers, une autre chose que les gens utilisent le plus l'application est d'organiser des réunions. Et vous voulez certainement être un pro dans ce domaine.
Utilisez le mode Ensemble pour une expérience de réunion immersive
Lorsqu'il vous semble difficile de participer à une réunion, comme vous pouvez souvent le constater : les réunions en ligne ne sont, après tout, pas les mêmes que les réunions dans le monde réel. Le mode Ensemble de Microsoft fait tomber les barrières et les murs virtuels, vous donnant l'impression d'être ensemble dans un espace partagé.
Lorsqu'il y a 5 personnes ou plus dans la réunion, vous pouvez activer le mode Ensemble. Accédez à la barre d'outils de la réunion et cliquez sur l'icône « Plus d'options » (menu à trois points). Ensuite, sélectionnez « Mode ensemble » dans le menu pour l'activer.
Actuellement, vous pouvez avoir le mode Ensemble dans la vue de l'auditorium qui vous donne l'impression d'être tous assis ensemble dans un espace d'auditorium partagé.
👉En savoir plus sur le mode Ensemble dans Microsoft Teams et sur la façon de l'activer et de l'utiliser.
Avoir des discussions de groupe avec des salles de sous-commission
Que vous enseigniez un cours ou que vous organisiez des réunions de bureau, les discussions de groupe sont une partie importante du processus. Et avec les salles de sous-commission dans Microsoft Teams, vous pouvez facilement faciliter la réunion des participants en différents groupes.
Et maintenant, vous n'avez plus besoin de créer manuellement des salles de discussion dans Microsoft Teams. Microsoft a ajouté une prise en charge inhérente à cette fonctionnalité très convoitée dans les réunions. Les hôtes de réunion peuvent diviser les participants en salles de sous-commission (jusqu'à 50) de manière aléatoire ou manuelle pour décider qui va où. La fonctionnalité Breakout Room est disponible pour les utilisateurs payants et gratuits.
Pour créer des salles de réunion, accédez à la barre d'outils de réunion en haut de l'écran et cliquez sur l'icône « Salle de réunion ». Ensuite, répartissez les participants dans le nombre de pièces que vous souhaitez.
Utiliser les notes de réunion
C’est une fonctionnalité très sous-estimée qui n’obtient pas l’attention et l’appréciation qu’elle mérite. Les notes de réunion dans Microsoft Teams peuvent rendre vos réunions plus transparentes. Que vous souhaitiez capturer tous les détails importants discutés lors de la réunion ou créer un ordre du jour pour les points à discuter, les notes de réunion devraient être votre fonctionnalité de prédilection.
Et surtout, ils sont disponibles non seulement pendant la réunion mais aussi après et avant (pour les réunions programmées). Faites-nous confiance, vous devez commencer à les utiliser maintenant si vous ne l'avez pas encore fait.
Sautez dessus pour vous familiariser avec tous les détails sur l'utilisation des notes de réunion dans Microsoft Teams.🏃♀️
Préserver le décorum lors d'une réunion et lever les mains à la place
Maintenir le décorum dans les réunions virtuelles peut devenir très difficile. Et en conséquence, c'est devenu une étiquette de réunion presque partout pour garder votre microphone en sourdine. Mais qu'en est-il quand vous avez besoin de parler ? Le fait de réactiver votre microphone sans y être invité perturbe toujours la réunion.
Dans Microsoft Teams, cela ne doit pas nécessairement être aussi incivil. Utilisez plutôt le bouton « Lever la main » chaque fois que vous avez besoin de parler. Cela indique à l'orateur que vous avez quelque chose en tête, et il peut alors vous demander de réactiver le son et de parler d'une manière qui ne crée pas d'interruption. C'est mieux que de lever la main car il n'y a aucune garantie que l'orateur regardera votre flux vidéo, mais il y a une garantie qu'il regardera la « main levée » dans le panneau des participants.
Accédez à la barre d'outils de la réunion et cliquez sur l'icône « Lever la main » pour lever la main.
Transcrivez vos réunions
Au cas où vous auriez déjà voulu une transcription de l'intégralité de votre réunion mais que vous pensiez que cela était impossible, vous ne pourriez pas vous tromper davantage. Microsoft Teams propose un moyen assez rapide d'obtenir des transcriptions de réunions, mais cela ne fonctionne que si votre langue par défaut est l'anglais et lorsque l'anglais a été parlé lors de la réunion.
De plus, la politique de votre organisation devrait vous permettre d'avoir des transcriptions de réunions. Il y a aussi un autre problème : la transcription n'est disponible que pour les réunions que vous avez enregistrées. Vous pouvez même modifier ces transcriptions avant de les partager.
Pour obtenir une transcription, accédez à Microsoft Stream pour afficher l'enregistrement. Ensuite, cliquez sur l'icône de menu à trois points et sélectionnez « Mettre à jour les détails de la vidéo » dans les options.
Sélectionnez la langue dans le menu déroulant « Langue vidéo ».
Maintenant, cochez la case « Générer automatiquement les sous-titres » pour le sélectionner et cliquez sur le bouton « Appliquer » pour obtenir une transcription.
Avoir des réunions privées non programmées
Les réunions imprévues ne doivent pas toujours être dans un canal. Ou vous n'avez pas toujours besoin de planifier une réunion si vous voulez la garder privée. Vous pouvez avoir des réunions impromptues qui sont complètement privées et ne sont pas ouvertes à tout le monde dans la chaîne. Et non, nous ne parlons pas d'appels 1:1 ou d'appels de groupe à partir de discussions de groupe. Ces réunions privées sont comme les autres réunions, où vous pouvez avoir des invités extérieurs à votre organisation, contrairement aux appels 1:1 ou de groupe.
Dans le menu de navigation, accédez à « Calendrier » (pour les utilisateurs de Microsoft 365) ou « Réunions » (pour les utilisateurs de Microsoft Teams Free).
Ensuite, cliquez sur l'option « Meet Now » dans le coin supérieur droit. Ces réunions n'ont pas lieu dans un canal et les membres de votre équipe ne peuvent pas savoir qu'une réunion est en cours, et encore moins la rejoindre sans invitation à la réunion.
Conseils pour plus d'engagement
Microsoft Teams est une application Workstream Collaboration. Et pour mieux collaborer avec vos coéquipiers, vous devez attirer leur attention. Utilisez ces conseils pour rendre vos messages et autres interactions plus attrayants, entraînant une augmentation globale de la productivité.
Mener des sondages pour augmenter l'engagement
Les sondages sont un moyen éprouvé de créer un meilleur engagement, mais étant donné qu'il n'y a pas de fonctionnalité directe pour créer des sondages dans Microsoft Teams, de nombreuses personnes pensent que ce n'est pas possible. Eh bien, la moitié de la beauté de Microsoft Teams réside dans les centaines d'applications intégrées qu'elle propose !
Et deux de ces applications intégrées - Forms et Polly - peuvent vous aider à mener des sondages dans vos canaux. Le seul inconvénient que vous pourriez trouver est que vous ne pouvez pas mener de sondages lors d'une réunion, mais une fois que vous aurez utilisé ces applications, vous constaterez que cela n'a pas beaucoup d'importance de toute façon. Vous pouvez même avoir des sondages collaboratifs où d'autres membres de l'équipe peuvent également contribuer aux questions du sondage.
👉Voici un guide complet pour créer des sondages dans Microsoft Teams.
Créer des messages riches à l'aide des options de formatage
Qu'il s'agisse de participer à des discussions privées ou à des canaux de communication, formatez vos messages pour éviter à tout le monde de lire des messages simples et ennuyeux. Il y en a déjà assez dans le monde. Cliquez sur l'icône « Format » (A avec un pinceau) sous la boîte de message pour ouvrir les options de mise en forme et mettre en italique, gras, souligné et faire bien plus avec vos messages.
Utiliser des sujets dans les messages de canal
Les messages sont l'une des formes de communication les plus importantes dans Microsoft Teams. De nos jours, plus d'informations sont partagées via des messages que lors d'appels et de réunions. Il est donc important d'investir du temps dans les bons et de s'assurer qu'ils ne se perdent pas dans la mer de messages sans importance.
Les lignes d'objet sont le moyen le plus rapide de leur ajouter un peu de piquant et de s'assurer qu'elles attirent l'attention de la bonne personne. Vous pouvez ajouter un sujet à partir des options de formatage pour les messages que vous souhaitez publier dans un canal. De toute évidence, les messages de discussion personnels n'ont pas vraiment besoin de sujets, vous ne pouvez donc pas en ajouter un.
Conseils pour une meilleure organisation
Garder les choses organisées sans perdre votre santé mentale peut parfois sembler un peu intimidant. Et nous avons tous souhaité que les choses soient plus faciles. Une meilleure organisation conduit également à plus de productivité. Avec ces conseils, vous pouvez améliorer vos compétences organisationnelles pour mieux maîtriser les choses et impressionner tout le monde pendant que vous y êtes.
Faites glisser et déposez vos équipes pour réorganiser
Initialement, toutes vos équipes sont classées de manière aléatoire dans l'ordre dans lequel elles ont été créées. Dans une longue liste d'équipes, il peut être difficile d'atteindre les équipes importantes. Mais il y a un fait peu connu dans Microsoft Teams que les pros utilisent pour mettre de l'ordre dans leurs équipes et gagner du temps.
Vous pouvez glisser-déposer vos équipes pour les organiser dans l'ordre de votre choix. Ainsi, vous pouvez avoir vos équipes les plus importantes au sommet, ce qui les rend plus rapides d'accès.
Épingler des chaînes et masquer des équipes
Parfois, organiser vos équipes ne suffit pas. Vous avez peut-être organisé vos équipes importantes au sommet, mais vous continuez à être ajouté à de nouvelles équipes, et tout votre arrangement revient aux loups. Eh bien, ça ne doit pas être comme ça. Il existe d'autres façons d'organiser vos équipes qui vous éviteront des maux de tête.
Vous pouvez épingler des chaînes afin qu'elles apparaissent toujours en haut dans une section distincte. Accédez à l'icône « Plus d'options » (menu à trois points) à droite de la chaîne et cliquez dessus. Ensuite, sélectionnez « Épingler » dans le menu.
Vous pouvez également masquer les équipes inutiles pour désencombrer votre menu Équipes. Cliquez sur l'icône « Plus d'options » à droite du nom de l'équipe et cliquez sur l'option « Masquer » dans le menu. Toutes vos équipes masquées sont accessibles à tout moment depuis le bas du menu de navigation des équipes.
Conseils pour une gestion plus fluide
Que vous soyez le chef d'équipe ou simplement responsable de l'organisation d'une réunion, la gestion n'a pas à être une douleur dans le cou. Mais la plupart du temps, c'est le cas. Eh bien, considérez ces conseils comme un remède.
Attribuer des rôles dans une réunion
Lorsqu'il y a plusieurs participants à la réunion, il devient primordial de pouvoir contrôler ce que chaque participant peut faire. Par exemple, vous ne voulez pas toujours que tout le monde puisse présenter et partager du contenu lors d'une réunion. Il y a aussi des moments où vous voulez faire de quelqu'un d'autre un co-hôte qui peut faire tout ce que vous pouvez faire, comme admettre des personnes depuis le hall, et couper le son des autres participants, etc.
Vous pouvez désormais attribuer des rôles à des personnes dans une réunion Microsoft Teams. Les gens peuvent être des présentateurs ou des participants ; les présentateurs ont un contrôle total et les participants n'ont qu'un accès restreint.
Vous pouvez attribuer des rôles de réunion avant une réunion (pour les réunions planifiées) ou pendant. Pour attribuer des rôles au cours d'une réunion, accédez au panneau des participants et cliquez sur l'icône « Plus d'options » à droite du nom du participant pour accéder au menu à trois points. Ensuite, cliquez sur l'option « Créer un présentateur » ou « Créer un participant » en conséquence.
Gagnez du temps et ajoutez des membres en masse
Combien de fois avez-vous souhaité, lors de la création de vos équipes, qu'il y ait une option pour ajouter des personnes en masse ? Ceux d'entre vous qui ont dû créer des équipes de plus de 10 personnes sans groupes Office ou équipes précédentes à utiliser comme point de départ savent à quel point cela peut être un casse-tête.
Eh bien, si vous utilisez l'application Web Microsoft Teams, vous pouvez ignorer cette douleur et ajouter des membres en masse. Seul hic, il nécessite l'utilisation d'une extension Chrome. Vous obtenez également le bonus supplémentaire de visualiser vos équipes dans un affichage à 2 colonnes avec cette extension. Ainsi, vous pouvez voir plus d'équipes tout en faisant moins défiler.
👉Apprenez à utiliser l'extension Chrome « Refined Microsoft Teams » pour ajouter des membres en masse.
Conseils pour une meilleure expérience globale
Ces quelques conseils peuvent défier la catégorisation, néanmoins, vous en avez besoin dans votre vie pour rendre votre expérience sur Microsoft Teams infiniment meilleure.
N'ignorez pas votre statut
Le statut dans Microsoft Teams peut être un outil puissant à votre disposition. Avec votre statut reflétant votre véritable état de disponibilité, de nombreux problèmes de communication peuvent être évités, qui peuvent résulter du fait de ne pas travailler dans le même espace physique. Par conséquent, utilisez-le toujours pour indiquer aux autres membres de votre équipe si vous êtes disponible, absent, occupé ou en cours d'appel afin qu'ils sachent à quoi s'attendre lorsqu'ils vous contactent.
Vous pouvez utiliser à la fois les statuts « Présence utilisateur » et « Personnalisé » pour tirer le meilleur parti de cet outil. Bien que la plupart du temps, Microsoft Teams configure automatiquement votre statut en fonction de votre état (qui est connu pour créer des problèmes pour beaucoup), vous pouvez également définir votre statut vous-même.Accédez à votre photo de profil dans la barre des tâches, puis sélectionnez un statut dans le menu pour le définir.
Astuce chaude : Vous pouvez même définir votre statut comme « Absent du bureau » pour des périodes personnalisées, que vous sortiez simplement pour déjeuner ou que vous partiez en vacances. Découvrez comment définir cette nouvelle option de statut qui n'est pas disponible autrement dans Microsoft Teams.👆
Échappez aux ennuis que votre statut peut créer
Microsoft Teams modifie automatiquement votre statut et c'est généralement une bonne chose. Mais pour de nombreuses personnes qui souffrent de microgestion au travail, cela finit par devenir une nuisance lorsque Teams passe automatiquement de « Disponible » à « Absent » dans les cinq minutes suivant l'inactivité.
Si vous voulez éviter la situation où votre superviseur finit par penser que vous travaillez à peine au lieu de travailler dur, utilisez l'application Mouse Jiggler pour éviter vos problèmes en gardant votre statut à l'opposé.
Envoyer des messages urgents
Vous voulez vous assurer que le destinataire voit votre message ? Marquez-le comme urgent et ils seront avertis toutes les deux minutes pendant vingt minutes d'affilée. Cela fait dix notifications, et il n'y a aucune chance qu'ils manquent ça. Maintenant, si cela semble un peu trop, mais que le message est toujours plus important qu'un message standard, vous pouvez le marquer comme simplement important. Le destinataire ne sera pas averti de manière aussi persistante, mais il saura toujours que le message est important.
Cliquez sur le « point d'exclamation » sous la boîte de message dans le chat personnel et sélectionnez la priorité parmi les options avant d'envoyer le message.
Personnalisez vos notifications pour une expérience plus personnalisée
Par défaut, Microsoft Teams envoie des notifications pour tous les nouveaux messages, réactions et mentions. Mais Teams propose de nombreuses options de personnalisation, vous ne pouvez donc recevoir des notifications que pour les éléments pour lesquels vous souhaitez être averti.
Ouvrez les paramètres et accédez à « Notifications » dans le menu de navigation sur la gauche.
Ici, vous pouvez modifier vos notifications en fonction de vos besoins pour à peu près tout : équipes et canaux, discussions, réunions, contacts, etc.
Utilisez le mode sombre lorsque vous tirez une nuit blanche
Que vous alliez passer une nuit blanche cette fois-ci ou que vous deviez travailler tard le soir régulièrement, ne laissez pas cela affecter vos yeux ou vos habitudes de sommeil. Utilisez le mode sombre dans Microsoft Teams pour épargner vos yeux de la lumière aveuglante de votre ordinateur portable la nuit.
Accédez aux paramètres de l'application de bureau Microsoft Teams et modifiez le thème de "Par défaut" à "Sombre".
Microsoft Teams a beaucoup de choses à découvrir qui peuvent parfois devenir écrasantes. Ces conseils peuvent vous aider à prendre les choses une par une, en vous offrant une meilleure gestion des choses. En un rien de temps, vous maîtriserez les méthodes de Microsoft Teams, sans vous perdre dans le labyrinthe.