Si vous souhaitez imprimer des étiquettes de publipostage à partir d'une liste d'adresses que vous conservez dans une feuille de calcul Excel, vous pouvez utiliser la fonction de fusion et publipostage de Microsoft Word.
Microsoft Excel est l'endroit idéal pour stocker les informations de contact et d'adresse des clients. Vous pouvez facilement organiser une liste de diffusion/liste d'adresses dans Excel. Mais l'impression d'étiquettes postales, d'enveloppes, de cartes de vœux ou de tout autre élément peut être un travail difficile.
Supposons que vous souhaitiez envoyer un publipostage en masse à une liste de diffusion que vous maintenez dans une feuille de calcul Excel, la meilleure façon de le faire est d'utiliser la fonction de fusion et publipostage de Microsoft Word. En créant un document de publipostage dans Microsoft Word et en le liant à une feuille de calcul Excel, vous pouvez extraire les données de la liste Excel dans des étiquettes imprimables pour l'envoi.
Comment créer des étiquettes de publipostage dans Word à partir d'une feuille Excel
Avec la fonction Fusion et publipostage de Microsoft Word, vous pouvez créer une feuille d'étiquettes de publipostage à partir d'une feuille Excel que vous pouvez imprimer. Si vous ne savez pas comment imprimer en masse vos étiquettes à partir d'Excel, lisez ce guide étape par étape.
Préparez votre liste de diffusion dans Excel
Pour créer et imprimer les étiquettes de publipostage, vous devez d'abord configurer correctement votre feuille de calcul. Tapez l'en-tête de colonne dans la première cellule de chaque colonne et remplissez les informations respectives sous ces en-têtes de colonne. Puisque nous voulons créer des étiquettes de publipostage, créez une colonne pour chaque élément que vous souhaitez ajouter aux étiquettes (comme le prénom, le nom, l'adresse, etc.).
Par exemple, si vous allez créer des étiquettes de publipostage à partir d'une feuille Excel, elle contiendra probablement ces informations de contact de base (sous forme d'en-têtes de colonne) :
- Prénom
- Nom de famille
- Adresse de la rue
- Ville
- État
- Code postal
Voir la capture d'écran ci-dessous:
Lorsque vous entrez des données dans Excel, décomposez les informations en colonnes individuelles. Par exemple, plutôt que de créer une seule colonne de nom, divisez le nom en colonnes distinctes telles que le titre, le prénom, le deuxième prénom, le nom de famille, ce qui faciliterait la fusion des données avec le document Word.
Lorsque vous saisissez des données, assurez-vous que votre feuille de calcul ne contient aucune ligne ou colonne vide. Enregistrez la feuille de calcul une fois que vous avez fini de saisir les données.
Nommez la liste de diffusion
Après avoir créé l'ensemble de données, donnez un nom aux données présentées dans la feuille de calcul. Pour faire ça,
Sélectionnez la liste des adresses dans la feuille Excel, y compris les en-têtes. Ensuite, allez dans l'onglet « Formules » et cliquez sur « Définir le nom » dans le groupe Noms définis.
Une nouvelle boîte de dialogue s'ouvrira, entrez le nom dans la case « Nom » et cliquez sur « OK ». Si le nom comporte plusieurs mots, ajoutez un trait de soulignement (_) entre eux (pas d'espace ni de trait d'union autorisé).
Confirmer le format de fichier
Vous devrez connecter le document Word à la feuille de calcul Excel contenant une liste de diffusion pour imprimer vos étiquettes. Si vous connectez Word à Excel pour la première fois, vous devrez activer un format de conversion qui vous permettra de convertir des fichiers entre les deux programmes Microsoft.
Pour ce faire, tout d'abord, ouvrez le programme Microsoft Word. Cliquez sur l'onglet « Fichier » et sélectionnez « Options » en bas du volet de gauche.
Une nouvelle fenêtre « Options Word » s'ouvrira. En cela, cliquez sur « Avancé dans le volet de gauche et faites défiler jusqu'à la section « Général ». Cochez l'option « Confirmer la conversion du format de fichier à l'ouverture » et cliquez sur « OK ». Cela vous permettra d'importer facilement des données depuis Excel.
Configurer le document de publipostage dans Word
Ensuite, vous devez configurer le document d'étiquette principal dans MS Word pour les étiquettes de publipostage que vous souhaitez ajouter.
Ouvrez un document Word vierge. Allez dans « Envois » et cliquez sur l'icône « Démarrer le publipostage ». Ensuite, l'option « Étiquettes » dans la liste déroulante.
Vous pouvez également choisir l'option « Assistant de publipostage étape par étape » qui vous guidera tout au long du processus.
La fenêtre de dialogue « Options d'étiquettes » apparaîtra. Ici, vous pouvez sélectionner votre fournisseur d'étiquettes et le numéro de produit. Nous choisissons le fabricant d'étiquettes 3M comme fournisseur car c'est la marque que nous utilisons. Mais si vous utilisez un fournisseur particulier, par ex. Avery, alors vous pouvez les choisir à la place.
Ensuite, cliquez sur le bouton "Détails" dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Options d'étiquette et une nouvelle boîte de dialogue s'ouvrira. Ici, vous pouvez modifier les marges, la hauteur, la largeur, le pas et la taille de l'étiquette. Cliquez sur « OK » après avoir effectué les modifications.
Maintenant, la page Word apparaîtra comme ceci :
Connectez la feuille de calcul aux étiquettes du mot
Maintenant, vous avez configuré des étiquettes vides dans Microsoft Word pour recevoir des informations d'Excel. Ensuite, vous devez connecter le document Word à la feuille de calcul contenant votre liste de diffusion/d'adresses pour transférer les données sur vos étiquettes.
Accédez à l'onglet « Envois » dans le document Word et sélectionnez l'option « Sélectionner les destinataires ». Dans la liste déroulante, cliquez sur l'option « Utiliser une liste existante ».
Accédez à la feuille de calcul Excel avec la liste de diffusion dans la fenêtre Sélectionner la source de données, sélectionnez le fichier et cliquez sur « Ouvrir ».
Si vous voyez une boîte de dialogue Confirmer la source de données, choisissez les "Fichiers de base de données OLE DB" et cliquez sur le bouton "OK".
Une autre fenêtre contextuelle nommée Sélectionner une table apparaîtra. Si vous avez nommé votre liste d'adresses (Customer_Mailing_List), sélectionnez-la et cliquez sur « OK ». Sinon, sélectionnez la feuille de calcul contenant votre liste et cliquez sur « OK ».
Comme vous pouvez le voir, le document Word est maintenant rempli d'étiquettes d'adresse indiquant « « Prochain enregistrement » ».
Modifier la liste des destinataires pour le publipostage
Cliquez sur l'option « Modifier la liste des destinataires » dans l'onglet « Envois ».
La fenêtre « Destinataires du publipostage » apparaîtra, répertoriant tous les destinataires de votre liste d'adresses. Tous seront sélectionnés par défaut. Ici, vous pouvez trier, filtrer, ajouter ou supprimer des destinataires de votre liste.
Décochez la case à côté des noms des destinataires que vous ne voulez pas dans vos étiquettes.
Ajouter des champs de publipostage
Maintenant, vous devez ajouter des champs de publipostage au document avant de pouvoir terminer la fusion. Lorsque vous ajoutez des champs de publipostage à vos étiquettes, ces champs deviendront des espaces réservés pour les en-têtes de colonne dans votre feuille de calcul. Une fois la fusion terminée, les espaces réservés seront remplacés par les données de votre liste de diffusion Excel.
Pour ajouter des champs de publipostage, cliquez sur le « Bloc d'adresse » dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion dans l'onglet Mailing.
Ici, vous pouvez spécifier le format approprié pour que le nom du destinataire apparaisse sur l'étiquette. Vous voyez un aperçu du modèle d'adresse sélectionné dans la section « Aperçu ». Cliquez sur « OK » pour ajouter les champs.
Si des parties de votre bloc d'adresses sont manquantes ou ne correspondent pas au format d'adresse choisi, cela signifie que les en-têtes de colonne de votre liste d'adresses dans Excel diffèrent des champs de fusion et publipostage Word par défaut. Cliquez sur le bouton « Match Fields » pour faire correspondre les champs appropriés avec les champs requis pour le bloc d'adresse.
Dans la fenêtre « Match Fields », vérifiez si les champs requis pour le bloc d'adresse correspondent à la colonne de votre classeur. Sinon, cliquez sur le bouton déroulant à côté du champ requis et associez-le à un en-tête de colonne sur votre fichier Excel. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « OK ».
Maintenant, « « AddressBlock » » apparaîtra dans la première étiquette de votre document.
Ensuite, vous devez copier le format d'étiquette et la mise en page de la première étiquette (<>) sur le reste des étiquettes du document Word. Pour ce faire, cliquez sur « Mettre à jour les étiquettes » dans le volet Écrire et insérer sous l'onglet Envois.
Effectuer un publipostage
Avant de fusionner le document Word et le fichier Excel, examinons à quoi ressembleront les étiquettes finies.
Pour consulter vos résultats, choisissez l'option « Aperçu des résultats » dans la barre supérieure.
Maintenant, vous pouvez effectuer le publipostage réel.
Vous pouvez formater l'étiquette actuellement prévisualisée dans l'onglet Accueil. Vous pouvez même modifier le type de police des étiquettes, la taille de la police, la couleur de la police, etc. à votre guise. Une fois que vous avez terminé de formater l'étiquette actuellement prévisualisée, cliquez sur « Mettre à jour les étiquettes » sous l'onglet Envois pour appliquer la mise en forme à toutes les étiquettes.
Pour effectuer la fusion, allez dans l'onglet « Envois », cliquez sur l'option « Terminer et fusionner » dans le groupe Terminer. Sélectionnez l'option « Modifier les documents individuels » dans la liste déroulante.
Une petite fenêtre contextuelle appelée "Fusionner vers un nouveau document" s'affichera. Dans cela, sélectionnez « Tous » sous Fusionner les enregistrements et cliquez sur « OK » pour terminer.
Maintenant, les informations de votre liste d'adresses seront transférées sur vos étiquettes et un nouveau document apparaîtra avec les étiquettes de publipostage de votre liste d'adresses Excel. Vous pouvez désormais modifier, formater, imprimer et enregistrer ce document d'étiquette comme n'importe quel autre document Word.
Astuce bonus : Ajouter des bordures aux étiquettes
Il est difficile de couper les étiquettes sans bordures. Pour ajouter des bordures, cliquez sur l'icône plus (+) en haut à gauche des textes.
Maintenant que toutes les étiquettes du document sont sélectionnées, cliquez sur l'icône "Bordure" dans le menu flottant et cliquez sur "Toutes les bordures" dans les options.
Immédiatement, vous verrez des frontières entre les différentes étiquettes.
Il ne vous reste plus qu'à imprimer vos étiquettes, les découper, les coller sur des mails et envoyer vos mails.