Vous pouvez créer une liste déroulante dans Google Sheets à l'aide de la liste des éléments dans une plage de cellules ou en saisissant manuellement les éléments.
Une liste déroulante (également appelée menu déroulant ou menu déroulant) est un menu, similaire à une zone de liste, qui permet aux utilisateurs de choisir une option dans une liste d'options prédéfinies. La liste déroulante garantit que les utilisateurs entrent uniquement les valeurs disponibles dans une liste donnée dans les cellules.
Lorsque vous collaborez sur Google Sheets, vous souhaiterez parfois que d'autres utilisateurs saisissent des valeurs répétées dans une colonne. Pour éviter les inexactitudes, les fautes de frappe et pour sécuriser la saisie des données, vous pouvez ajouter une liste déroulante pour vous assurer que les utilisateurs ne saisissent que les valeurs fournies.
Par exemple, vous créez une liste de tâches que vous souhaitez que votre équipe effectue. Et vous souhaitez que votre équipe mette à jour le statut de chaque tâche en tant que Terminé, En attente, Priorité, Ignoré et Tâche en cours. Pour ce faire, vous pouvez créer un menu déroulant avec une liste de statuts de tâche parmi lesquels l'utilisateur peut sélectionner au lieu de saisir les données manuellement.
Dans ce didacticiel, nous couvrirons tout sur la création et la gestion d'une liste déroulante dans Google Sheets.
Création d'une liste déroulante dans Google Sheets
La liste déroulante est une fonction de validation des données qui permet aux utilisateurs de contrôler ce qui peut être saisi dans la feuille de calcul. Vous pouvez créer rapidement une liste déroulante à l'aide de la boîte de dialogue de validation des données dans Google Sheets.
Il existe deux manières d'ajouter un menu déroulant dans Google Sheets. Vous pouvez soit créer une liste déroulante avec les valeurs dans une plage de cellules, soit spécifier manuellement les éléments de la liste.
Créer un menu déroulant à l'aide d'une plage de cellules dans Google Sheets
Vous pouvez créer une liste déroulante dans Google Sheets en utilisant une liste d'éléments contenus dans une plage de cellules.
Tout d'abord, ouvrez la feuille de calcul Google et entrez la liste des éléments dans une plage de cellules que vous souhaitez inclure dans la liste déroulante. Ici, dans cet exemple de feuille de calcul, nous avons une liste de noms de villes en tant que succursales.
Ensuite, sélectionnez la cellule ou la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez créer la liste déroulante. Il peut être sur la même feuille de calcul ou sur une feuille de calcul distincte.
Ensuite, cliquez sur le menu « Données » en haut de la feuille de calcul et sélectionnez l'option « Validation des données » dans la liste déroulante.
Ou faites un clic droit après avoir sélectionné la ou les cellules et sélectionnez « Validation des données » au bas du menu contextuel.
La boîte de dialogue de validation des données apparaîtra. Ici, vous pouvez définir et personnaliser votre liste déroulante avec différents paramètres.
Plage de cellules
Le premier champ, « Plage de cellules », spécifie l'emplacement où la liste déroulante sera créée. Comme nous avons déjà sélectionné une plage pour cela, elle est automatiquement remplie.
Vous pouvez également modifier cela en cliquant sur une « icône de tableau » dans le champ Plage de cellules et en sélectionnant la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez insérer la liste déroulante.
Critères
Ensuite, la section Critères contient une liste d'options dans un menu déroulant et vous n'avez besoin que des deux premières options. Vous ne pouvez pas créer un menu déroulant avec les autres options.
Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez l'option « Liste à partir d'une plage » pour ajouter une plage comme critère.
Dans le champ à côté, entrez la référence/plage de cellule qui contient toutes les valeurs que vous souhaitez inclure dans la liste déroulante. Au lieu de saisir manuellement la plage, cliquez simplement sur l'icône « Sélectionner une plage de données » (icône de tableau).
Une autre fenêtre contextuelle nommée Sélectionner une plage de données apparaîtra. Maintenant, il suffit de sélectionner la cellule/plage qui contient la liste des éléments et l'emplacement est automatiquement ajouté à la boîte de dialogue « Sélectionner une plage de données ». Ensuite, cliquez sur « OK ». Lorsque vous sélectionnez une plage dans une feuille différente, le nom de la feuille est également inclus dans l'emplacement de la liste.
Dans l'exemple ci-dessus, la liste des éléments dans A2:A13 de la feuille 3 et la liste déroulante sont créées dans C2:C17 de la feuille 4.
Afficher la liste déroulante dans la cellule
Assurez-vous que la case à cocher « Afficher la liste déroulante dans la cellule » est activée. Si cette option n'est pas cochée, vous pouvez toujours entrer les éléments de la liste en double-cliquant sur la cellule, mais vous ne verrez pas l'icône déroulante dans la cellule.
Sur les données invalides
Vous pouvez également choisir ce qui se passe lorsque quelqu'un entre quelque chose (données invalides) qui ne figure pas dans la liste. Vous pouvez choisir le bouton radio « Afficher l'avertissement » ou « Rejeter l'entrée » pour le paramètre « Sur les données non valides ». L'option « Afficher l'avertissement » accepte l'entrée de l'utilisateur mais avec un avertissement tandis que l'option « Rejeter l'entrée » rejette entièrement l'entrée.
Apparence
Avec l'option Apparence, vous pouvez donner à l'utilisateur un indice sur la façon d'utiliser la liste déroulante ou sur le type de valeurs acceptées dans les cellules.
Pour activer cette option, cochez la case « Afficher le texte d'aide à la validation » et une zone de texte apparaîtra juste en dessous. Tapez les instructions que vous souhaitez afficher dans la zone de texte.
Une fois que vous avez terminé la configuration, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour appliquer les modifications.
Comment fonctionne le menu déroulant dans Google Sheets
Maintenant, les listes déroulantes sont créées dans la cellule C2:C17 et lorsque vous cliquez sur une icône déroulante, la liste des éléments s'affiche.
Désormais, si un utilisateur saisit une valeur qui ne figure pas dans la liste, cette cellule est marquée comme donnée non valide. Vous pouvez remarquer le marqueur dans le coin supérieur gauche de la cellule C6. C'est parce que nous avons choisi l'option « Afficher l'avertissement » dans le paramètre « Sur les données non valides » dans la boîte de dialogue Validation des données.
Et lorsque vous survolez le marqueur, vous verrez le message d'avertissement.
C'est ainsi que vous créez une liste déroulante dynamique dans Google Sheets.
Créez un menu déroulant en saisissant manuellement les éléments dans Google Sheets
Si vous souhaitez créer une liste déroulante statique et que vous n'avez pas la liste des éléments dans une plage de cellules de la feuille de calcul, vous pouvez spécifier manuellement les éléments dans la boîte de dialogue de validation des données.
Cette méthode peut être utile si vous souhaitez uniquement créer une simple liste déroulante avec des éléments tels que Oui et Non, Approuvé et Rejeté, En stock et épuisé, etc. Voici comment procéder :
Sélectionnez la cellule ou le groupe de cellules pour lequel vous souhaitez ajouter une liste déroulante.
Cliquez sur l'onglet « Données » dans le menu et sélectionnez l'option « Validation des données ».
Dans la boîte de dialogue Validation des données, assurez-vous que la bonne cellule ou plage est sélectionnée dans le champ « Plage de cellules ».
Dans la liste déroulante Critères, vous devez cette fois sélectionner « Liste des éléments ».
Dans le champ à côté, saisissez manuellement les éléments souhaités dans la liste déroulante et assurez-vous de séparer chaque élément par une virgule sans espace. Pour notre exemple, nous voulons afficher les sexes, nous entrons donc « Homme, Femme et Non spécifié ».
Vous pouvez ajouter un espace à l'intérieur du nom de l'élément mais pas entre les éléments. Les éléments peuvent contenir des textes, des dates, des nombres, des formules et des cases à cocher.
Assurez-vous que l'option "Afficher la liste déroulante dans la cellule" est cochée. Comme il s'agit d'une liste statique et que nous ne voulons aucune autre entrée dans la cellule, nous avons sélectionné l'option « Rejeter l'entrée ».
Une fois les modifications apportées, cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer.
Maintenant, une liste déroulante statique est créée dans chaque cellule de la plage sélectionnée. Cliquez sur l'icône déroulante ou double-cliquez sur la cellule ou appuyez sur « Entrée » sur la cellule pour sélectionner un élément.
Si un utilisateur saisit une valeur qui ne figure pas dans la liste, la validation des données rejette la saisie et affiche un message d'erreur. En effet, nous avons choisi l'option « Rejeter la saisie » pour « Sur les données non valides » dans la validation des données.
L'erreur informera l'utilisateur qu'il a entré des données non valides dans une cellule particulière et qu'il doit entrer l'une des valeurs spécifiées.
Modifier une liste déroulante dans Google Sheets
Il peut arriver que vous souhaitiez ajouter de nouveaux éléments, modifier des éléments ou supprimer des éléments d'une liste déroulante déjà créée. Il est également possible de fournir une nouvelle liste d'articles à une liste déroulante préexistante.
Accédez à la plage de cellules ou à la feuille avec la ou les cellules contenant la liste des éléments que vous avez utilisés pour votre liste déroulante. Apportez les modifications souhaitées au contenu de ces cellules. Vous pouvez ajouter de nouveaux éléments, modifier les éléments préexistants et supprimer des éléments de ces cellules.
Voici la liste d'origine que nous avons utilisée pour créer une liste déroulante auparavant :
Maintenant, nous avons apporté quelques modifications à la liste. Nous avons ajouté un nouvel élément Stockholm, supprimé Vienne et changé New York en New Jersey.
Vous pouvez également modifier les éléments saisis manuellement dans la boîte de dialogue Validation des données.
Après avoir modifié la liste des éléments, la liste déroulante sera automatiquement mise à jour. Mais certaines des entrées saisies précédemment à l'aide de la liste déroulante d'origine sont marquées comme non valides. Étant donné que ces valeurs sont modifiées dans la liste, elles sont marquées comme non valides.
Maintenant, lorsque vous cliquez sur la liste déroulante, vous obtiendrez une liste déroulante nouvellement mise à jour.
Noter: Si vous ajoutez ou supprimez des éléments dans la liste, assurez-vous de modifier la sélection de plage dans les critères de validation des données pour afficher correctement tous les éléments dans la liste déroulante.
Copier une liste déroulante dans Google Sheets
Au lieu de créer la même liste déroulante dans plusieurs feuilles, vous pouvez rapidement copier une liste déroulante d'une cellule vers plusieurs cellules dans une ou plusieurs feuilles.
Vous pouvez utiliser la méthode simple copier-coller pour copier rapidement la liste déroulante.
Pour ce faire, sélectionnez la cellule avec une liste déroulante, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Copier » ou appuyez sur « Ctrl + C ». Ensuite, sélectionnez la cellule ou la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez insérer la liste déroulante, cliquez avec le bouton droit et sélectionnez « Coller » ou appuyez sur « Ctrl + V » pour coller la liste déroulante.
Mais cette méthode copiera également la mise en forme des cellules (couleur, style, bordure, etc.) ainsi que l'entrée de la liste déroulante.
Pour éviter cela, vous devez utiliser la fonction spéciale coller. Voici comment procéder.
Tout d'abord, sélectionnez et copiez la cellule (Ctrl + C) avec la liste déroulante. Ensuite, sélectionnez la cellule/plage dans laquelle vous souhaitez copier la liste déroulante. Cliquez avec le bouton droit sur la ou les cellules sélectionnées, développez l'option « Collage spécial » et sélectionnez l'option « Coller la validation des données uniquement ».
Cela copiera la liste déroulante à l'emplacement souhaité.
Supprimer une liste déroulante dans Google Sheets
Si vous n'avez plus besoin d'un menu déroulant et que vous souhaitez les supprimer, vous pouvez facilement le faire en quelques clics de souris.
Pour supprimer une liste déroulante, sélectionnez la ou les cellules dont vous souhaitez supprimer la liste déroulante. Cliquez ensuite sur le menu « Données » et sélectionnez « Validation des données ».
Maintenant, cliquez sur le bouton « Supprimer la validation » en bas de la fenêtre de dialogue de validation des données et cliquez sur « Enregistrer ».
C'est ça. Vos listes déroulantes sont supprimées. Mais ils vous laisseront les données que nous avons saisies à l'aide de ces listes déroulantes.
