Un lieu de travail loin du bureau
Microsoft Teams est une plate-forme de collaboration qui offre aux équipes la possibilité de travailler ensemble et de partager des informations dans un espace commun. C'est l'outil parfait pour les équipes dispersées dans le monde ou à distance. Avec des fonctionnalités telles que les discussions sur le lieu de travail, le stockage de fichiers, les réunions vidéo et l'intégration d'applications, votre équipe peut travailler en harmonie dans un seul espace de travail partagé.
Surtout maintenant, avec des personnes travaillant à domicile, une plate-forme comme celle-ci est exactement ce dont le monde a besoin. Vous pouvez utiliser Microsoft Teams gratuitement avec la version « Microsoft Teams Free ». Il propose également une application de bureau pour Windows, Mac et Linux, une application Web et des applications Android et iOS, afin que les utilisateurs puissent travailler facilement où qu'ils soient.
Comment configurer des équipes Microsoft
Accédez à teams.microsoft.com et entrez votre adresse e-mail pour créer un compte Microsoft Teams. Si vous avez déjà un compte Microsoft, vous pouvez également utiliser cet e-mail.
Ensuite, sur la page « Comment voulez-vous utiliser Teams », vous aurez trois options : Pour l'école, Pour les amis et la famille, Pour le travail. Vous pouvez sélectionner l'option qui vous convient le mieux. Pour configurer Teams pour votre organisation, sélectionnez « Pour le travail » et cliquez sur « Suivant ».
Ensuite, vous devez vous connecter en utilisant votre compte Microsoft. Si vous n'avez pas de compte Microsoft, vous pouvez en créer un en utilisant l'adresse e-mail que vous avez saisie précédemment. Maintenant, entrez votre prénom et votre nom, ainsi que le nom de votre organisation. Votre pays/région sera déjà sélectionné. Cliquez sur « Configurer des équipes ».
Teams commencera à créer votre organisation sur Teams. Cela peut prendre quelques secondes.
Une fois Teams pour votre organisation configuré, il vous demandera soit de « Télécharger l'application Windows », soit « Utiliser l'application Web à la place ». Vous pouvez choisir l'une ou l'autre option, mais télécharger l'application de bureau est un meilleur pari si vous devez l'utiliser régulièrement. En outre, certaines fonctionnalités telles que « Partage d'écran » fonctionnent mieux dans l'application de bureau que dans l'application Web de Teams.
Que vous ouvriez Teams sur l'application de bureau ou l'application Web, l'interface et la plupart des fonctionnalités sont les mêmes.
Comment inviter des personnes dans votre organisation dans des équipes
Vous recevrez un e-mail de Microsoft Teams avec un lien à partager avec les gens. Teams vous montrera également le lien lorsque vous ouvrirez votre compte Teams pour la première fois. Vous pouvez également accéder à ce lien à tout moment depuis l'application Teams. Transmettez ce lien à vos collègues et coéquipiers, et lorsqu'ils l'utiliseront, vous recevrez une demande de leur part pour rejoindre votre organisation.
Pour approuver les demandes de coéquipiers pour rejoindre votre organisation, ouvrez l'application Teams (bureau ou Web) et accédez à l'option « Inviter des personnes ».
Ensuite, cliquez sur l'option « Demandes en attente » pour ouvrir la page des demandes et des invitations en attente.
Cliquez sur le bouton « Approuver » à côté de la demande de votre collègue.
Vous pouvez également inviter des personnes par e-mail ou à partir de votre liste de contacts. Dans l'application Teams, cliquez sur l'option « Inviter des personnes ». L'écran suivant s'ouvrira où toutes les façons d'inviter quelqu'un seront répertoriées. Cliquez sur « Inviter par e-mail » pour envoyer une invitation en utilisant l'adresse e-mail si vous connaissez l'adresse e-mail de vos coéquipiers.
Saisissez les adresses e-mail de vos collègues et cliquez sur le bouton « Envoyer des invitations ». Les invitations que vous envoyez par e-mail seront répertoriées dans la section « Invitations en attente ».
Vos collègues recevront un e-mail pour rejoindre l'organisation. Lorsqu'ils cliquent sur le bouton « Rejoindre des équipes » dans l'e-mail, ils seront redirigés vers Microsoft Teams. S'ils n'ont pas de compte Teams, ils peuvent en créer un à partir du même lien. Et ils feront partie de votre organisation dans Microsoft Teams.
Comment utiliser les équipes Microsoft
Ouvrez l'application Microsoft Teams et cliquez sur « Équipes » dans la barre d'outils de gauche. C'est là que toutes les équipes dont vous faites partie sont répertoriées.
Création d'équipes
Vous pouvez créer plus d'équipes ou rejoindre d'autres équipes à partir de l'application Teams. Cliquez sur l'option « Équipes » sur la gauche, puis cliquez sur l'option « Rejoindre ou créer une équipe » en bas de l'écran.
Cliquez sur le bouton « Créer une équipe » pour créer une nouvelle équipe ou accédez à l'option « Rechercher des équipes » pour rejoindre une équipe.
Gestion d'équipes
Vous pouvez gérer une équipe en cliquant sur l'option « Plus » à côté du nom de l'équipe et en sélectionnant l'option « Gérer l'équipe ». Les options disponibles pour la gestion varient pour les propriétaires et les membres.
L'écran « Gérer l'équipe » vous permet de gérer tous les aspects liés à une équipe à partir d'un seul endroit. Vous pouvez gérer les membres, ajouter des membres, créer de nouvelles chaînes et applications et gérer les autorisations à partir d'ici.
Le propriétaire peut également désigner d'autres membres de l'équipe comme propriétaires, leur donnant ainsi des privilèges d'administrateur. Cliquez sur « Membre » à côté du nom d'un membre et sélectionnez « Propriétaire » dans le menu déroulant.
Utilisation des canaux d'équipe
Les équipes sont constituées de canaux. Un canal « Général » est présent par défaut dans toutes les équipes. Vous pouvez créer autant de chaînes que vous le souhaitez en cliquant sur le bouton « Créer plus de chaînes » dans la chaîne générale.
Vous pouvez également créer une nouvelle chaîne en cliquant sur l'option « Plus » (trois points) à côté du nom de l'équipe, puis cliquez sur « Ajouter une chaîne ».
Les canaux peuvent être construits en fonction du sujet, des départements ou de toute autre classification. De nouveaux canaux peuvent être accessibles à tous les membres de l'équipe (Standard) ou à un groupe spécifique d'individus (Privé) à partir de l'option « Confidentialité ».
Les canaux sont l'endroit où le vrai travail est fait. Vous pouvez communiquer avec l'équipe, partager des fichiers et organiser des réunions.
Gestion des onglets dans les canaux d'équipe
Une chaîne a des « onglets » en haut. Les onglets sont des liens rapides vers vos fichiers, applications et services. Tout canal a trois onglets par défaut : Messages, fichiers, wiki. Vous pouvez ajouter n'importe quel nombre d'onglets à un canal. Cliquez sur l'icône « + » pour ajouter un onglet.
Vous pouvez également renommer ou supprimer l'onglet Wiki. Pour le renommer ou le supprimer, accédez à l'onglet et cliquez sur la flèche à côté. Un menu déroulant listera les options « Renommer » et « Supprimer ».
Tous les coéquipiers peuvent modifier les fichiers qui sont partagés dans une publication de chaîne en même temps et également partager leurs réflexions avec l'équipe lors de la modification du fichier. Cliquez sur l'option « Plus » (trois points) à côté du fichier partagé, puis sélectionnez « Modifier dans les équipes ».
Pour afficher tous les fichiers partagés dans un canal, accédez à l'onglet « Fichiers ». Pour voir tous les fichiers partagés entre les équipes, sélectionnez « Fichiers » sur la gauche.
Chattez en groupe ou en privé
Vous pouvez parler avec des personnes ou des groupes en privé. Allez dans « Chats » sur la gauche et cliquez sur le bouton « Nouvelle discussion » et saisissez le nom pour démarrer une conversation.
Passer des appels audio et vidéo
Vous pouvez également passer des appels audio et vidéo à des individus et à des groupes à partir d'équipes à partir de l'option « Appels » sur la gauche. Vous pouvez ajouter des membres à votre numéro abrégé pour un accès rapide. La version gratuite prend même en charge les options de partage d'écran et de flou d'arrière-plan lors des appels vidéo.
Intégration d'applications et de services à Microsoft Teams
Les différentes applications et services intégrés sont accessibles à partir de l'option « Applications » sur la gauche. Vous pouvez également ajouter ces applications sous forme d'onglets dans les canaux d'équipe.
Toute application que vous ajoutez à vos équipes sera disponible sous l'option « Plus » (trois points) sur la gauche.
Conclusion
Microsoft Teams est une excellente plate-forme de collaboration pour que les équipes travaillent de manière transparente. Vous pouvez communiquer, partager des fichiers, utiliser des applications intégrées avec vos coéquipiers pour travailler efficacement depuis n'importe où dans le monde. La version gratuite offre un excellent nombre de fonctionnalités, mais les utilisateurs peuvent également passer à une version payante qui offre beaucoup plus.