Suivez facilement les participants à la réunion dans Microsoft Teams en téléchargeant le rapport de présence
Lorsque vous organisez des réunions, des sessions de formation ou des cours en ligne avec Microsoft Teams, ne serait-il pas étonnant que vous puissiez avoir une trace de qui a assisté à la réunion sans avoir à passer par le processus douloureux de prendre des captures d'écran ou de copier/coller le informations manuellement ? Car soyons honnêtes, lorsqu'il y a plus que quelques participants à une réunion, tenir un compte est un processus douloureux. Et pour certaines réunions, la liste des participants s'élève à des centaines.
Eh bien, c'est une bonne chose que Microsoft Teams dispose d'un mécanisme intégré qui vous permet de participer à une réunion en un seul clic. Si vous vous demandez comment avez-vous pu le manquer, eh bien, vous ne l'avez pas fait. Pas vraiment.
Il est probable que la fonctionnalité ne soit pas activée par votre organisation et par défaut, elle est désactivée. Vous ne pouvez pas manquer quelque chose qui n'est pas là. Mais maintenant que vous le savez, vous pouvez contacter l'administrateur de votre organisation et lui demander d'activer cette fonctionnalité qui vous fait gagner du temps. Pour les utilisateurs individuels utilisant Microsoft Teams Free, la fonctionnalité est activée par défaut. L'option de participation n'est encore disponible que dans les réunions de canal, pas dans les réunions créées à partir du nouvel onglet de réunions.
Prendre la participation des participants à une réunion d'équipe
Une fois que l'administrateur de votre organisation a activé la fonction de participation, les organisateurs de la réunion peuvent participer à n'importe quelle réunion dans Microsoft Teams. Notez que seul l'organisateur de la réunion peut prendre la participation à la réunion et cela uniquement pendant que la réunion est toujours en cours. Vous ne pouvez pas télécharger les rapports de présence après la fin d'une réunion.
La prise/téléchargement du rapport de présence est assez simple. Cliquez sur l'option « Afficher les participants » dans la barre d'outils de l'appel.
La liste des participants apparaîtra sur le côté droit de votre écran et il y aura une option « Télécharger la liste des participants » (icône de téléchargement) vers le haut de la liste. Cliquez dessus pour télécharger la liste des présences à la réunion.
Affichage de la liste de présence
Microsoft Teams enregistre le rapport de présence sur votre ordinateur dans un format de fichier « .CSV » que vous pouvez ouvrir dans Excel ou tout autre logiciel compatible. Il contient les noms de tous les participants à la réunion, ainsi que leur « heure de connexion » et « heure de congé ».
Pour accéder au fichier de la liste des participants dans l'application Teams, accédez à l'onglet « Fichiers » dans la barre de navigation sur la gauche dans Microsoft Teams.
Ensuite, allez dans « Téléchargements ». Le fichier y sera répertorié.
Alternativement, Microsoft Teams enregistre la liste des participants dans l'emplacement par défaut du dossier « Téléchargements » sur votre ordinateur. Vous pouvez également accéder aux rapports à partir de là sans ouvrir l'application Microsoft Teams.
Participer à une réunion dans Microsoft Teams est assez simple et vous pouvez le faire en un seul clic. Pour le moment, vous ne pouvez pas télécharger le rapport de présence après une réunion, comme le souhaitent de nombreux utilisateurs, mais nous prendrons ce que nous pouvons obtenir.