Vous pouvez vérifier les fautes d'orthographe dans une seule cellule, plusieurs cellules, une feuille de calcul entière, plusieurs feuilles de calcul ou l'intégralité du classeur d'Excel.
La plupart des gens connaissent les fonctionnalités de vérification orthographique et de correction automatique de Microsoft Word et Powerpoint, mais savez-vous que MS Excel facilite également la fonctionnalité de vérification orthographique. Il n'est pas aussi puissant et avancé que celui de Word, mais il offre des fonctions de base de vérification orthographique. Il vous permet de vérifier l'orthographe des mots dans les cellules des feuilles de calcul et de vous assurer que vos feuilles sont exemptes d'erreurs.
Contrairement à Microsoft Word et PowerPoint, Excel ne vérifie pas automatiquement les problèmes de grammaire ou ne vérifie pas votre orthographe au fur et à mesure que vous tapez (en les soulignant en rouge). MS Excel ne vous avertira des fautes d'orthographe que lorsque vous exécuterez la fonctionnalité de vérification orthographique manuellement. De plus, Excel ne vérifie pas les erreurs de grammaire.
La plupart du temps, nous ignorons les fautes d'orthographe dans Excel, car nous travaillons souvent avec des nombres et des formules. Mais parfois, vous devez vérifier si vous avez fait des fautes d'orthographe lors de la création de certains rapports et ensembles de données pouvant contenir des textes tels que des étiquettes de colonne et de ligne ou dans une feuille de calcul entière. Apprenons à effectuer une vérification orthographique dans une seule cellule, plusieurs cellules, une feuille de calcul entière, plusieurs feuilles de calcul à la fois ou l'intégralité du classeur.
Comment effectuer une vérification orthographique dans Excel
Vous pouvez facilement effectuer une vérification orthographique dans Microsoft Excel en suivant ces étapes :
Il existe deux manières d'exécuter la fonction de vérification orthographique dans Excel : Vous pouvez accéder à l'outil à partir du ruban Excel ou en utilisant le raccourci clavier.
Tout d'abord, ouvrez une feuille de calcul avec quelques fautes d'orthographe et sélectionnez n'importe quelle cellule. Allez dans l'onglet « Révision », cliquez sur le bouton « Orthographe » à gauche dans le groupe Vérification du ruban Excel.
Alternativement, vous pouvez également appuyer sur la touche de fonction de raccourci clavier F7 pour ouvrir la boîte de dialogue Orthographe. Si vous sélectionnez une seule cellule dans la feuille de calcul, Excel recherchera automatiquement les fautes d'orthographe dans toute la feuille de calcul actuelle.
Dans tous les cas, cela ouvrira la boîte de dialogue Orthographe. Excel commencera à vérifier les fautes d'orthographe dans votre feuille de calcul et fournira des suggestions pour l'orthographe correcte.
Dans la boîte de dialogue Orthographe, choisissez une suggestion dans la zone « Suggestions : » et cliquez sur le bouton « Modifier » pour corriger l'orthographe du mot. Une fois que l'orthographe a été corrigée, il passera à l'erreur suivante. Cette case n'apparaîtra que pour les cellules contenant des mots mal orthographiés. Ici, nous allons choisir le premier mot « Probabilité » dans la liste des suggestions pour remplacer le mot mal orthographié « Probabilité » et cliquer sur le bouton « Modifier ».
Une fois que toute l'orthographe a été corrigée, Excel vous montrera la "Vérification orthographique terminée". Vous êtes prêt à partir' message. Cliquez sur « OK » dans la boîte de dialogue pour continuer.
Excel ne vous montrera la boîte de dialogue Orthographe que si des erreurs ont été trouvées dans la feuille. Si aucune erreur n'a été trouvée, Excel vous montrera le même message ci-dessus.
Si la fonction de vérification orthographique ne fonctionne pas (c'est-à-dire que le bouton « Orthographe » sous l'onglet Révision est grisé), c'est probablement parce que votre feuille de calcul est protégée. "Déprotégez" votre feuille de calcul avant de vérifier les fautes d'orthographe.
Boîte de dialogue Différentes options d'orthographe
Avant d'apprendre à effectuer une vérification orthographique pour des cellules, des feuilles de calcul entières, plusieurs feuilles de calcul ou le classeur entier, nous devons comprendre les différentes options de la boîte de dialogue Orthographe et comment les personnaliser. Vous devez choisir les options appropriées lors de la correction des mots.
Voici quelques-unes des fonctions que vous verrez dans la boîte de dialogue Orthographe :
- Ignorer une fois - Lorsque la vérification orthographique rencontre un mot qu'elle identifie comme une erreur et que le mot est en fait correct pour vos besoins, cliquez sur le bouton « Ignorer une fois » pour ignorer la suggestion d'erreur de vérification orthographique actuelle. Par exemple. Noms, adresses, etc.
- Ignorer tout – Cliquez sur cette option si vous souhaitez ignorer toutes les instances des mots mal orthographiés actuels et conserver les valeurs d'origine. Par exemple, si le même nom est répété plusieurs fois, cliquer sur cette option sautera tous ces mots sans les changer et vous fera gagner du temps.
- Ajouter au dictionnaire – Si Excel considère le mot actuel comme une erreur, mais qu'il s'agit d'un mot correct et que vous utilisez assez souvent, vous pouvez ajouter ce mot mal orthographié au dictionnaire Microsoft Excel, à condition que le mot soit utilisé correctement. Cela fera du mot une partie du dictionnaire MS et ne sera plus signalé comme une erreur à l'avenir dans aucun classeur ni dans d'autres produits Microsoft.
- Changer – Lorsqu'une erreur de vérification orthographique est détectée, Excel vous montrera une liste de suggestions. Sélectionnez l'un des mots suggérés et cliquez sur ce bouton pour remplacer le mot mal orthographié actuellement sélectionné par le mot correct.
- Change tout – Cette option remplacera toutes les occurrences d'un mot mal orthographié ainsi que celui en cours par la suggestion sélectionnée.
- Correction automatique – En cliquant sur cette option, Excel corrigera automatiquement le mot mal orthographié avec la suggestion que vous avez sélectionnée. En outre, il ajoutera le mot à la liste de correction automatique, ce qui signifie que si vous tapez le même mot mal orthographié à l'avenir, Excel le convertira automatiquement en la suggestion sélectionnée.
- Langue du dictionnaire – Vous pouvez modifier la langue du dictionnaire Excel à l'aide de cette liste déroulante.
- Options – Ce bouton vous amènera aux « Options Excel » où vous pourrez revoir ou modifier les paramètres de vérification orthographique par défaut en conséquence.
- Annuler dernier – Cliquez sur ce bouton pour annuler votre dernière action.
Personnalisation des paramètres du correcteur orthographique Excel
Si vous souhaitez modifier les paramètres par défaut de la vérification orthographique dans Excel, cliquez sur "Options" dans la boîte de dialogue Orthographe ou accédez à l'onglet "Fichier" et cliquez sur "Options".
Dans l'onglet Vérification des options Excel, vous trouverez les paramètres par défaut de la vérification orthographique que vous pouvez personnaliser selon vos besoins et exigences.
Excel ignore les mots en majuscules (HEETHEN), les textes contenant des chiffres (Rage123), les adresses IP/fichiers ou les codes Internet et ils ne seront pas considérés comme une erreur. En outre, il signale les mots répétés comme une erreur. Par exemple, si vous tapez « Dites bonjour à mon petit ami », il signalera, le « à » supplémentaire comme une erreur. Vous pouvez activer ou désactiver ces options si vous le souhaitez.
Si vous souhaitez ajouter ou modifier le dictionnaire Excel, cliquez sur l'option « Dictionnaires personnalisés ».
Ensuite, pour modifier la liste de mots dans les dictionnaires personnalisés, sélectionnez « CUSTOM.DIC » sous Liste des dictionnaires et cliquez sur le bouton « Modifier la liste de mots… ».
Saisissez le mot que vous souhaitez ajouter au dictionnaire dans le champ « Mot(s) : » et cliquez sur « Ajouter ». Si vous souhaitez supprimer un mot déjà ajouté de la liste, sélectionnez un mot et cliquez sur « Supprimer » ou « Supprimer tout » pour supprimer tous les mots. Ensuite, cliquez deux fois sur « OK » pour fermer les deux boîtes de dialogue.
En outre, aucun mot ajouté aux dictionnaires personnalisés ne sera signalé comme une erreur dans les autres produits Microsoft. Si vous avez ajouté un mot au dictionnaire personnalisé dans Excel, il ne sera pas considéré comme une erreur dans Word ou Powerpoint et vice versa.
Si vous souhaitez modifier les paramètres de correction automatique, cliquez sur « Options de correction automatique » dans les options Excel.
Ici, vous pouvez personnaliser les paramètres de correction automatique.
Lors de la saisie, vous pouvez souvent mal orthographier certains mots plusieurs fois dans votre feuille de calcul. Vous pouvez corriger ces erreurs en ajoutant ces mots à votre liste de correction automatique. De cette façon, Excel corrigera automatiquement ces mots pendant que vous écrivez.
Pour ce faire, saisissez le mot mal orthographié dans la section « Remplacer » et sélectionnez le mot correct dans la liste ci-dessous ou saisissez-le dans la section « Avec ». Ensuite, cliquez sur « OK » pour postuler.
Vérifier l'orthographe d'une seule cellule/texte dans Excel
Excel vous permet de vérifier une seule valeur de cellule (Word) pour les fautes d'orthographe.
Pour vérifier l'orthographe d'une seule cellule dans un document Excel, sélectionnez la cellule et double-cliquez dessus ou appuyez sur F2 pour passer en mode édition. Assurez-vous que vous êtes en mode édition dans la cellule. Si vous êtes en mode édition, vous placerez le curseur de texte dans la cellule et « Modifier » dans la barre d'état dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Excel (comme indiqué ci-dessous).
Ensuite, cliquez sur le bouton « Orthographe » dans l'onglet Révision ou appuyez sur F7.
Si Excel trouve des fautes d'orthographe, il affichera la boîte de suggestions sinon il affichera un message avec le message "La vérification orthographique est terminée".
Sélectionnez le mot correct et cliquez sur « Modifier » pour corriger l'orthographe. Ensuite, cliquez sur « OK » dans la boîte de dialogue Vérification orthographique terminée.
Vérifier l'orthographe de plusieurs cellules/mots dans une seule feuille de calcul
Si vous souhaitez vérifier l'orthographe de plusieurs cellules ensemble, vous pouvez le faire en sélectionnant uniquement ces cellules et en utilisant la boîte de dialogue Orthographe. Cette méthode est utile lorsque vous souhaitez ignorer la colonne nom ou adresse de la vérification des erreurs, car les noms et les adresses sont généralement signalés comme des fautes d'orthographe.
Tout d'abord, sélectionnez les cellules ou les plages ou les colonnes ou les lignes dont vous souhaitez vérifier l'orthographe. Si vous sélectionnez des cellules adjacentes, vous utilisez simplement le déplacement de la souris ou les touches Shift + flèches pour effectuer la sélection.
Si vous souhaitez sélectionner des cellules non adjacentes (cellules qui ne sont pas côte à côte), vous pouvez appuyer sur la touche Ctrl et la maintenir enfoncée et cliquer sur les cellules que vous souhaitez sélectionner. Si vous avez un grand nombre de cellules à sélectionner, appuyez et relâchez Maj + F8, puis cliquez sur autant de cellules que vous le souhaitez pour les sélectionner. Ensuite, appuyez à nouveau sur Shift + F8 pour désactiver le mode de sélection.
Une fois que vous avez sélectionné les cellules, passez à l'onglet « Révision » et sélectionnez « Orthographe » sur le ruban ou appuyez sur F7.
La boîte de dialogue Orthographe apparaîtra avec quelques suggestions pour remplacer le premier mot mal orthographié (si Excel en a trouvé) dans les cellules ou plages sélectionnées.
Ensuite, sélectionnez la bonne suggestion, cliquez sur l'option « Modifier » ou utilisez « Correction automatique » pour sélectionner automatiquement l'orthographe correcte et passer au mot mal orthographié suivant.
Ou, vous pouvez également cliquer sur « Ignorer une fois » pour rejeter la suggestion et passer au mot mal orthographié suivant.
Une fois que le premier mot mal orthographié a été corrigé, il vous montrera des suggestions pour le prochain mot mal orthographié dans la même boîte de dialogue. Choisissez les options appropriées pour corriger l'erreur. De même, vous pouvez corriger tous les mots mal orthographiés, un par un.
Une fois que tous les mots mal orthographiés ont été corrigés, vous verrez l'invite « succès ».
Vérifier l'orthographe de la feuille de calcul entière
Pour vérifier l'orthographe d'une feuille de calcul entière dans Excel, sélectionnez n'importe quelle cellule de la feuille de calcul que vous souhaitez vérifier ou cliquez sur l'onglet de la feuille de calcul sur laquelle vous souhaitez exécuter la vérification orthographique, puis cliquez sur l'option « Orthographe » (ou appuyez sur F7 ) sous l'onglet "Révision".
Excel commencera à rechercher les erreurs et proposera des solutions pour les corriger.
Lorsque vous exécutez la vérification orthographique, elle vérifie l'orthographe à partir de la cellule actuellement sélectionnée et jusqu'à la fin de la feuille de calcul. Si vous sélectionnez la cellule A1, Excel commencera à vérifier toutes les cellules de la première ligne (de gauche à droite), puis passera à la deuxième ligne et vérifiera toutes les cellules de la deuxième ligne (de gauche à droite), puis passera à la troisième rangée et ainsi de suite.
Par exemple, si vous sélectionnez A4, il parcourra simplement toutes les cellules de la ligne 4 (horizontalement), puis les lignes en dessous. Après avoir vérifié toutes les cellules après A4, Excel vous affichera une boîte de dialogue : « Voulez-vous continuer à vérifier au début de la feuille ? ». Cliquez sur « Oui » pour continuer la vérification orthographique depuis le début, comme indiqué ci-dessous.
Vérifier l'orthographe de plusieurs feuilles à la fois
Dans Excel, vous pouvez vérifier l'orthographe de plusieurs feuilles de calcul ensemble. Voici comment:
Pour vérifier l'orthographe de plusieurs feuilles de calcul, maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez les onglets de plusieurs feuilles que vous souhaitez vérifier. Lancez la vérification orthographique en cliquant sur le bouton « Orthographe » sous l'onglet « Révision » ou en appuyant sur la touche F7.
Cela lancera le processus de vérification orthographique et, une par une, toutes les erreurs apparaîtront dans la boîte de dialogue.
Choisissez les options appropriées pour corriger toutes les erreurs et une boîte de dialogue vous invitera à vous en informer avec un message de confirmation.
Vérifier l'orthographe de toutes les feuilles de calcul d'un classeur à la fois
Si vous avez plusieurs feuilles de calcul dans votre classeur, vous pouvez facilement les vérifier toutes en une seule fois.
Pour vérifier l'orthographe de toutes les feuilles de calcul d'un classeur, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de n'importe quelle feuille de calcul et sélectionnez « Sélectionner toutes les feuilles » dans le menu contextuel.
Cela sélectionnera toutes les feuilles de calcul de votre classeur. Ensuite, appuyez sur F7 ou cliquez sur le bouton « Orthographe » sous l'onglet du ruban Révision. Lorsque toutes les feuilles de calcul sont sélectionnées, tous les onglets s'affichent avec un fond blanc, comme indiqué ci-dessous.
Maintenant, Excel vérifiera l'orthographe de toutes les feuilles de calcul du classeur.
Vérifier l'orthographe des mots dans une formule
Si vous essayez de vérifier un texte qui fait partie de la formule, cela ne fonctionnera pas et la vérification orthographique revient au début de la feuille de calcul. Vous ne pouvez vérifier qu'un texte qui se trouve à l'intérieur du shell de la formule en mode édition.
Si vous souhaitez vérifier l'orthographe des mots d'une formule, double-cliquez sur la cellule contenant la formule ou sélectionnez les mots à l'intérieur de la formule dans la barre de formule. Ensuite, appuyez sur F7 ou cliquez sur le bouton « Orthographe » sous l'onglet du ruban Révision pour exécuter la vérification orthographique.
Mettez en évidence les fautes d'orthographe à l'aide d'une macro Excel VBA
Vous pouvez même utiliser la macro Excel pour rechercher et mettre en évidence les mots mal orthographiés dans la feuille de calcul actuelle. Pour cela, vous devez créer une macro dans l'éditeur VBA. Voici comment procéder :
Tout d'abord, ouvrez la feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez mettre en évidence les mots mal orthographiés. Ensuite, cliquez sur le bouton « Visual Basic » sous l'onglet « Développeur » ou appuyez sur la touche de raccourci Alt + F11 pour ouvrir l'éditeur Excel VBA.
Dans l'éditeur Microsoft VBA, cliquez sur le menu « Insertion » et sélectionnez l'option « Module ».
Ensuite, copiez et collez le code suivant dans l'éditeur de module :
Sub ColorMispelledCells() pour chaque cl dans ActiveSheet.UsedRange Si ce n'est pas Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Cl suivant End SubAprès avoir collé le code, cliquez sur le bouton « Exécuter » dans la barre d'outils ou appuyez sur la touche « F5 » pour exécuter la macro.
Une fois la macro exécutée, vérifiez votre feuille de calcul. Et toutes les cellules avec des mots mal orthographiés auraient été surlignées comme indiqué ci-dessous.
C'est tout ce que vous devez savoir sur la vérification orthographique dans Excel.