Travailler à domicile ? Utilisez Zoom Meetings pour vous connecter avec vos collègues de travail
Zoom est l'un des logiciels les plus populaires pour l'hébergement de réunions en ligne. Il vous permet d'organiser une réunion avec jusqu'à 100 participants gratuits, et prend en charge jusqu'à 1 000 participants à une réunion avec des forfaits payants.
Si vous travaillez à domicile et que vous avez besoin de vous connecter à vos collègues de travail pour une réunion de groupe rapide, ou même une session « 1 à 1 », vous pouvez facilement configurer une réunion Zoom depuis votre ordinateur de bureau ou votre appareil mobile, et toute personne que vous invitez peut rejoindre la réunion.
Téléchargez et installez le client de réunion Zoom
Zoom est disponible sur presque toutes les plateformes. Le logiciel propose des applications pour Windows, Mac, Linux, iOS, Android et une interface Web entièrement fonctionnelle. Si vous rejoignez une réunion organisée par quelqu'un d'autre, vous n'avez même pas besoin du client Zoom Meetings sur votre ordinateur. L'interface Web est assez bonne pour rejoindre les réunions Zoom.
Cela dit, plongeons-nous dans l'installation de Zoom sur votre ordinateur afin que vous puissiez organiser une réunion Zoom et inviter vos collègues de travail à se joindre.
Tout d'abord, accédez à la page Centre de téléchargement Zoom sur votre ordinateur et cliquez sur le bouton « Télécharger » sous la section « Zoom Client pour les réunions » pour télécharger le fichier d'installation.
Exécutez/Double-cliquez sur le fichier "ZoomInstaller.exe" téléchargé dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur.
Le programme d'installation de Zoom est une installation en un clic. Juste après l'avoir exécuté, il commencera l'installation sans autre entrée et ouvrira automatiquement la fenêtre « Zoom Cloud Meetings » sur votre PC après avoir terminé l'installation.
Si la fenêtre Zoom Meetings ne s'ouvre pas automatiquement, recherchez « Zoom » dans le menu Démarrer et ouvrez l'application « Démarrer Zoom » à partir de là.
L'application de réunions Zoom a une interface simple. L'écran principal de l'application proposera deux options : « Rejoindre une réunion » et « Connexion ».
L'une des meilleures choses à propos de Zoom est que vous n'avez pas besoin d'un compte Zoom pour rejoindre une réunion Zoom. C'est pourquoi le logiciel dispose d'un lien direct pour « Rejoindre une réunion » sans l'étape « Connexion » au début.
Étant donné que le meilleur objectif de ce didacticiel est de vous montrer comment organiser une réunion Zoom, nous nous « connecterons » de toute façon. Cliquez sur le bouton « Connexion » à l'écran.
Si vous avez déjà un compte Zoom, connectez-vous avec les informations d'identification de votre compte (identifiant e-mail et mot de passe). Ou utilisez les options « Se connecter avec Google » ou « Se connecter avec Facebook » ou les autres options de connexion disponibles. Vous pouvez également utiliser le lien « Inscrivez-vous gratuitement » en bas à droite pour créer un nouveau compte en utilisant la bonne vieille procédure d'identifiant de messagerie et de mot de passe.
Nous allons accélérer le processus en utilisant le bouton « Se connecter avec Google » sur la droite. Mais vous pouvez choisir n'importe quelle option selon vos préférences.
Après vous être connecté, vous verrez l'écran du tableau de bord Zoom dans l'application avec des options pour démarrer une « Nouvelle réunion », « Rejoindre » ou « Planifier » une réunion, et même une option « Partager l'écran » pour partager l'écran de votre ordinateur avec quelqu'un .
Mettre en place une réunion Zoom
Pour démarrer une réunion dans Zoom, cliquez sur l'option « Nouvelle réunion » dans l'application Zoom.
Une nouvelle fenêtre « Zoom Réunion » avec votre identifiant de réunion mentionné dans le nom de la fenêtre en haut à gauche s'ouvrira.
Cliquez sur le bouton « Inviter » en bas de l'écran de la fenêtre de réunion pour ajouter des participants à la réunion.
Si vous avez ajouté des contacts à votre compte Zoom, vous pouvez sélectionner le nom du contact et une invitation leur sera envoyée. Mais comme vous utilisez probablement Zoom pour la première fois, nous vous suggérons de cliquer sur l'onglet « Email ».
Cliquez sur votre client de messagerie préféré et vous serez redirigé vers l'écran "Composer" de l'e-mail de votre service de messagerie préféré avec les détails de l'invitation pré-remplis dans le corps de l'e-mail.
Dans la barre d'adresse « À », saisissez les adresses e-mail des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer l'invitation à rejoindre la réunion. Vous pouvez envoyer ce courrier d'invitation à une ou plusieurs personnes en une seule fois.
Cliquez sur le bouton « Envoyer » après avoir ajouté les adresses e-mail des participants à la réunion.
Les participants qui reçoivent pourront rejoindre la réunion sur la base des détails mentionnés dans le courrier d'invitation.
Si vous souhaitez envoyer l'invitation à la réunion Zoom par d'autres moyens, par exemple un message SMS ou via des clients de discussion tels que Slack, WhatsApp, Telegram, Google Hangouts et autres, vous pouvez également "Copier l'URL" de l'invitation ou le texte "Copier l'invitation" (le même que nous avons envoyé par e-mail) et partagez en utilisant n'importe quel service de communication de votre préférence.
« Copier l'URL » et « Copier l'invitation » peuvent être sélectionnés dans le coin inférieur gauche de la fenêtre « Inviter » des personnes.
Fermez la fenêtre d'invitation lorsque vous avez terminé d'envoyer des invitations pour la réunion Zoom.
Maintenant, il ne reste plus qu'à attendre que tout le monde se joigne pour pouvoir commencer la réunion. Si vos collègues de travail mettent plus de temps à se joindre, faites-leur savoir par votre moyen de communication habituel que vous leur avez envoyé une invitation via Zoom (contacts), ou par e-mail, ou Slack, ou selon le moyen que vous avez choisi d'envoyer l'invitation .
Si vous avez invité plus de 3 personnes à la réunion, sachez que le forfait gratuit de Zoom a une limite de session de 40 minutes uniquement pour les réunions de groupe de plus de 3 participants. Pour augmenter cette limite à 24 heures, envisagez de passer au forfait Zoom Pro.
Pour terminer ou quitter la réunion Zoom, cliquez sur le bouton « Terminer la réunion » dans le coin inférieur droit de la fenêtre de réunion Zoom.
Vous aurez la possibilité de « Terminer la réunion pour tous » ou de simplement « Quitter la réunion » pour qu'elle continue de fonctionner pendant que les autres poursuivent la discussion.
Conclusion
Organiser une réunion Zoom avec vos collègues de travail est la chose la plus simple de toutes lorsque vous travaillez à domicile. De plus, il est totalement gratuit pour la plupart des choses. À moins que vous ne soyez un grand bureau travaillant à distance, le plan gratuit de Zoom devrait suffire à vos besoins.