Ce guide vous montrera comment classer par ordre alphabétique dans Excel à l'aide de la fonction Trier et filtrer, ainsi que des formules pour organiser et formater les données dans l'ordre.
Microsoft Excel est un logiciel efficace pour organiser des données importantes, telles que les finances, les données de vente, les informations sur les clients, etc. L'alphabétisation des données dans les feuilles de calcul est l'un des meilleurs moyens d'organiser, d'accéder et de référencer rapidement ces données. Classer une plage de cellules par ordre alphabétique signifie trier une plage par ordre alphabétique dans Excel. Les données peuvent être triées dans les deux sens, soit par ordre croissant, soit par ordre décroissant.
Par exemple, disons que vous disposez d'un grand ensemble de données d'informations sur les commandes d'un client et que vous souhaitez trouver l'historique des commandes d'un client particulier. Passer au peigne fin toute la liste deviendra une corvée. Plutôt que de perdre du temps à faire défiler, vous pouvez classer vos colonnes par ordre alphabétique pour trouver vos données rapidement.
Il existe différentes manières de classer les données par ordre alphabétique dans Excel, selon le type de jeu de données sur lequel vous travaillez. Excel vous permet de trier une seule colonne ou une seule ligne ou une plage sélectionnée ou une feuille de calcul entière, ainsi que des options pour regrouper plusieurs colonnes ou lignes pendant que vous les triez. Apprenons à classer par ordre alphabétique les données dans les feuilles de calcul Excel par lignes ou colonnes.
Pourquoi alphabétiser les données dans Excel
L'alphabétisation des données aura de nombreux avantages :
- Cela rend les données plus sensibles et les rend plus faciles à lire.
- Il permet à un utilisateur de rechercher plus facilement une valeur ou un nom de client particulier dans une feuille de données Excel.
- Il aide l'utilisateur à identifier visuellement les enregistrements en double afin d'éviter les erreurs de saisie de données.
- Il permet aux utilisateurs de regrouper facilement les colonnes ou les listes afin que les utilisateurs puissent les regarder côte à côte.
L'ordre alphabétique (trier par ordre alphabétique) est un moyen simple et courant de trier rapidement vos informations. Il est particulièrement utile pour les jeux de données très volumineux. Au total, il existe 4 façons de classer les données par ordre alphabétique dans Excel : bouton A-Z ou Z-A, fonction de tri, fonction de filtrage et formules.
Alphabétisation d'une colonne dans Excel
Le moyen le plus rapide de trier par ordre alphabétique dans Excel consiste à utiliser la fonction de tri intégrée.
Tout d'abord, ouvrez la feuille de calcul qui contient l'ensemble de données. Sélectionnez les cellules ou la colonne que vous souhaitez trier et assurez-vous de ne sélectionner aucune cellule vide. Ensuite, allez dans l'onglet « Données » et cliquez sur « A-Z » pour trier par ordre croissant ou « Z-A » pour trier par ordre décroissant dans le groupe Trier et filtrer.
S'il y a des cellules vides entre les deux, Excel suppose que toutes les données ont été triées et s'arrête au-dessus de la cellule noire. Si vous souhaitez trier toute la colonne, sélectionnez simplement n'importe quelle cellule de la colonne et utilisez l'option ci-dessus.
Les mêmes options sont également accessibles sous l'outil « Trier et filtrer » dans la section Édition de l'onglet « Accueil ».
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton, Excel classez votre liste par ordre alphabétique immédiatement.
Comment trier et conserver les lignes ensemble dans Excel
Vous pouvez facilement trier une colonne si vous n'avez qu'une seule colonne dans votre feuille de calcul, mais cela devient un peu compliqué lorsque votre feuille de calcul contient plusieurs colonnes à côté de la colonne que vous souhaitez trier. De plus, parfois, nous travaillons sur des feuilles de calcul où nous devons conserver les lignes correspondantes intactes après avoir trié la colonne.
Par exemple, si nous avons une feuille de calcul de la liste des notes des élèves. Lorsque nous trions la colonne des noms d'étudiants par ordre alphabétique, nous souhaitons également que les notes saisies dans les lignes à côté d'eux soient également déplacées en conséquence.
Dans de tels cas, vous pouvez utiliser le bouton « A-Z » ou « Z-A » pour trier l'une des colonnes par ordre alphabétique et il organisera automatiquement les données dans d'autres colonnes, en gardant les lignes ensemble. Voyons comment cela fonctionne avec un autre exemple.
Tout d'abord, sélectionnez la première colonne en fonction de laquelle vous souhaitez trier les autres colonnes. Sélectionnez ensuite « A-Z » ou « Z-A » sous l'onglet Données ou l'onglet Accueil pour trier les données dans une colonne, et Excel réorganisera automatiquement les autres colonnes en conséquence.
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton de tri, une fenêtre de dialogue d'avertissement de tri apparaît. Sélectionnez le bouton radio pour « Développer la sélection » et cliquez sur le bouton « Trier ».
Cela gardera les lignes ensemble lors du tri des colonnes, sans incompatibilité de données (comme indiqué ci-dessous).
Si vous sélectionnez l'option « Continuer avec la sélection actuelle », Excel ne triera que la colonne sélectionnée.
Comment trier par ordre alphabétique sur plusieurs colonnes
Si vous souhaitez trier un jeu de données par ordre alphabétique sur plusieurs colonnes, vous pouvez le faire avec la fonction de tri d'Excel.
Par exemple, nous souhaitons classer le tableau suivant par ordre alphabétique d'abord par pays, puis par prénom :
Tout d'abord, sélectionnez l'ensemble du tableau que vous souhaitez trier par ordre alphabétique, puis allez dans l'onglet « Données » et dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur « Trier ».
Ou cliquez sur l'icône « Trier et filtrer » dans la section Édition de l'onglet « Accueil » et sélectionnez « Trier personnalisé » pour accéder à la même fonctionnalité.
La boîte de dialogue Trier s'affichera et affichera la première colonne (paramètre) dans laquelle le tableau sera trié. Dans la liste déroulante "Trier par", sélectionnez la colonne principale selon laquelle vous souhaitez d'abord classer les données par ordre alphabétique, "Pays" dans notre cas, et dans la liste déroulante "Ordre", choisissez "A à Z" ou "Z à A" .
Ensuite, cliquez sur le bouton « Ajouter un niveau » pour ajouter le deuxième niveau de tri. Sélectionnez la deuxième colonne (dans notre cas, Prénom) par laquelle vous souhaitez classer les données par ordre alphabétique dans la case « Trier par » et sélectionnez « A à Z » ou « Z à A ». Si votre tableau a des en-têtes en haut, cochez la case "Mes données ont des en-têtes" afin qu'il puisse ignorer les en-têtes tout en les triant. Ajoutez d'autres niveaux de tri si nécessaire, puis cliquez sur « OK ».
Le tableau est classé par ordre alphabétique : d'abord par pays, puis par prénom comme indiqué ci-dessous.
Comment trier les lignes par ordre alphabétique dans Excel
Parfois, vous souhaiterez peut-être classer par ordre alphabétique les lignes dans Excel plutôt que les colonnes. Cela peut être fait en utilisant la fonction de tri d'Excel. Par exemple, supposons que vous ayez une feuille de calcul dans laquelle la colonne B à T de la première ligne contient les noms de villes où le nombre de magasins disponibles sous différents types de vente au détail et la colonne A contient le type de détaillant. Les cellules sont utilisées pour suivre le nombre de magasins dans chaque ville dans différentes catégories de détaillants.
Tout d'abord, sélectionnez toutes les lignes que vous souhaitez classer par ordre alphabétique ; Si vous ne souhaitez pas déplacer les étiquettes de ligne, ne les excluez pas de votre sélection. Maintenant, accédez à l'onglet « Données » et cliquez sur « Trier » dans le groupe Trier et filtrer.
Dans la boîte de dialogue Trier, cliquez sur le bouton « Options ».
Une autre petite boîte de dialogue apparaîtra, vous donnant la possibilité de sélectionner « Trier de gauche à droite » ou « Trier de haut en bas ». Sélectionnez l'option "Trier de gauche à droite" pour classer par ordre alphabétique à la place et cliquez sur "OK" pour revenir à la boîte de dialogue Trier.
Maintenant, sélectionnez la ligne que vous souhaitez classer par ordre alphabétique dans la liste déroulante "Trier par" (ligne 1 dans cet exemple). Dans l'autre champ, conservez les valeurs des cellules dans la case "Trier sur" et sélectionnez "A à Z" (ordre croissant) dans la case Ordre. Ensuite, cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue.
Maintenant, la première ligne de notre tableau est triée par ordre alphabétique (croissant) et les lignes restantes sont réorganisées en conséquence, comme indiqué ci-dessous.
Comment trier une colonne par ordre alphabétique à l'aide d'un filtre
Un autre moyen rapide de trier par ordre alphabétique dans Excel consiste à utiliser la fonction Filtre. Une fois que vous avez appliqué des filtres aux colonnes, les options de tri de toutes les colonnes sont accessibles en un seul clic de souris.
Pour ajouter un filtre aux colonnes, sélectionnez une ou plusieurs colonnes et cliquez sur l'option « Filtre » dans le groupe Trier et filtrer de l'onglet « Données ». Si vous souhaitez appliquer le filtre à l'ensemble du tableau, sélectionnez n'importe quelle cellule du tableau et cliquez sur l'option « Filtre ».
Vous pouvez également accéder à l'option Filtre en cliquant sur l'outil « Trier et filtrer » dans le groupe Édition de l'onglet « Accueil » et en sélectionnant « Filtrer ».
Une petite flèche déroulante apparaîtra dans chacun des en-têtes de colonne. Cliquez sur la flèche de n'importe quelle colonne que vous souhaitez trier par ordre alphabétique et sélectionnez « Trier de A à Z » ou « Trier de Z à A ».
Cela organisera la colonne que vous voulez dans l'ordre alphabétique de votre choix, et si vous avez choisi "Trier de A à Z", une petite flèche vers le haut apparaîtra sur le bouton de filtre indiquant l'ordre de tri (croissant) :
Tri avancé dans une commande personnalisée
Le tri alphabétique n'est pas idéal pour toutes les données alphabétiques. Parfois, les données peuvent être classées par ordre alphabétique, mais ce n'est pas le moyen le plus efficace de les trier.
Imaginons une situation où vous pouvez avoir une liste contenant les noms des mois ou des jours de la semaine, le tri par ordre alphabétique n'est pas utile dans cette situation. Il est plus logique de trier cette liste par ordre chronologique. Si vous triez de A à Z, les mois seront classés par ordre alphabétique, avril viendra en premier, puis août, février, juin, etc. Mais ce n'est pas ce que vous voulez. Heureusement, il est très facile d'organiser chronologiquement dans Excel à l'aide de l'option Tri personnalisé avancé.
Commencez par sélectionner le tableau que vous souhaitez trier. Sélectionnez ensuite « Tri personnalisé » sous « Trier et filtrer » dans la section Édition de l'onglet Accueil.
Dans la boîte de dialogue Trier, choisissez la colonne qui contient les mois de l'année dans la section des colonnes, triez sur « Valeurs », comme d'habitude, et dans la section Ordre, choisissez « Liste personnalisée ».
Dans la boîte de dialogue Listes personnalisées, vous pouvez créer votre propre liste. Il existe des listes personnalisées par défaut, notamment les jours des semaines, les mois abrégés, les mois de l'année, etc. Choisissez l'option de tri appropriée selon vos besoins (dans notre cas, janvier, février, ..) et cliquez sur « OK ». Cliquez ensuite à nouveau sur « OK » pour trier votre liste par ordre chronologique.
Vous remarquerez que vous avez trié avec succès la liste selon l'ordre du mois.
Comment trier par ordre alphabétique dans Excel à l'aide de formules Excel
Si vous êtes un fan de formules, vous pouvez utiliser des formules Excel pour classer une liste par ordre alphabétique. Les deux formules qui peuvent être utilisées pour classer les données par ordre alphabétique sont COUNTIF et VLOOKUP.
Par exemple, nous avons une liste de noms que nous voulons classer par ordre alphabétique à l'aide d'une formule.
Pour trier cela, nous ajouterons une colonne temporaire nommée cet « ordre de tri » à la table existante.
Dans la cellule (A2) à côté des données, utilisez la formule COUNTIF suivante :
=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2) La formule ci-dessus compare une valeur de texte dans la cellule B2 avec toutes les autres valeurs de texte (B3:B20) et renvoie son rang relatif. Par exemple, dans la cellule B2, il renvoie 11, car il y a 11 valeurs de texte inférieures ou égales au texte « Nancy » par ordre alphabétique. Le résultat est l'ordre de tri du nom de l'employé dans la cellule B2.
Utilisez ensuite la poignée de remplissage pour faire glisser cette formule pour la remplir dans toute la plage. Cela donne l'ordre de tri de chacun des noms de la liste.
Maintenant, nous devons organiser les données affichées dans la capture d'écran ci-dessus en fonction du numéro d'ordre de tri, et pour ce faire, nous allons utiliser une fonction RECHERCHEV.
La syntaxe :
=RECHERCHEV(,A:B,2,0)Ici, le « numéro de tri » représente les nombres dans l'ordre croissant de 1 à 20. Pour l'ordre décroissant, les nombres doivent être de 20 à 1.
Ici, nous avons la colonne D pour les noms triés. Pour la cellule D2, entrez la formule RECHERCHEV suivante :
=RECHERCHEV(1,A:B,2,0)De même, pour les deuxième et troisième cellules, vous devez utiliser la formule comme :
=RECHERCHEV(2,A:B,2,0) et =RECHERCHEV(3,A:B,2,0) etc…
Après avoir entré cette formule RECHERCHEV dans chaque cellule à côté des données, la liste est classée par ordre alphabétique.
Au lieu d'entrer manuellement la formule mentionnée ci-dessus (1-20) dans chaque cellule, vous pouvez également utiliser la fonction de ligne pour faciliter votre travail. La fonction Row () renvoie le numéro de ligne de la cellule actuelle. Ainsi, à l'aide de la fonction de ligne, la formule sera :
=RECHERCHEV(LIGNE()-1,A:B,2,0)Cette formule vous donnera le même résultat que la formule ci-dessus.
Ensuite, utilisez la poignée de remplissage pour faire glisser cette formule pour la remplir dans toute la plage.
Comment alphabétiser les entrées par le nom de famille
De temps en temps, nous devons souvent trier par ordre alphabétique les feuilles de données avec les noms de famille. Dans de tels cas, même si les noms commencent par les prénoms, vous devez les classer par ordre alphabétique par le nom de famille. Vous pouvez le faire avec des formules de texte Excel.
Pour ce faire, vous devrez d'abord extraire le prénom et le nom des noms complets dans deux colonnes différentes. Ensuite, inversez les noms, triez-les, puis retournez-les à leur forme d'origine.
Avec un nom complet en A2, entrez les formules suivantes dans deux cellules différentes (B2 et C2), puis copiez les formules dans les colonnes (à l'aide de la poignée de remplissage) jusqu'à la dernière cellule avec des données :
Pour extraire le prénom, saisissez cette formule dans la cellule C2 :
=GAUCHE(A2,RECHERCHE(” “,A2)-1)
Pour extraire le nom de famille, entrez cette formule dans la cellule D2 :
=DROITE(A2,LEN(A2)-RECHERCHE(" ",A2,1))
Et puis, dans la cellule E2, concaténé le prénom et le nom dans l'ordre inverse séparés par une virgule :
=D2&", "&C2
Nous avons séparé les noms et prénoms et les avons inversés. Maintenant, nous devons les classer par ordre alphabétique et les inverser. Comme vous pouvez le voir ci-dessus, lorsque nous extrayons les noms à l'aide de la formule, les colonnes C, D et E contiennent en fait des formules, mais elles sont formatées pour ressembler à des valeurs. Nous devons donc convertir la formule en valeurs.
Pour ce faire, sélectionnez d'abord toutes les cellules de formule (E1:E31) et appuyez sur Ctrl + C pour les copier. Cliquez avec le bouton droit sur les cellules sélectionnées, cliquez sur l'icône « Valeurs » sous « Options de collage » et appuyez sur la touche « Entrée ».
Ensuite, sélectionnez n'importe quelle cellule dans la colonne résultante et cliquez sur l'option « A à Z » ou « Z à A » dans l'onglet « Données » ou « Accueil » selon vos besoins.
Une boîte de dialogue d'avertissement de tri apparaîtra une fois que vous aurez cliqué sur le bouton. Choisissez l'option « Développer la sélection » et cliquez sur le bouton « Trier ».
Comme vous pouvez le voir, toute la colonne classée par ordre alphabétique du nom de famille.
Maintenant, si vous souhaitez revenir au format d'origine "Prénom Nom de famille", il vous suffit d'entrer les mêmes formules mais avec des références de cellules différentes.
Vous devez à nouveau séparer le nom (E2) en deux parties en utilisant les formules ci-dessous :
En G2, extraire le prénom :
=DROITE(E2,LEN(E2)-RECHERCHE(" ",E2))
Dans G2, tirez le nom de famille :
=GAUCHE(E2,RECHERCHE(" ",E2)-2)
Et joignez les deux parties pour obtenir le nom complet d'origine :
=G2&" "&H2
Chaque fois que vous entrez la formule dans la première cellule, assurez-vous de copier la formule dans la colonne (à l'aide de la poignée de remplissage) jusqu'à la dernière cellule contenant des données.
Maintenant, tout ce que vous avez à faire est de convertir les formules en valeurs une fois de plus comme nous l'avons fait ci-dessus, et vous avez terminé. ceci fait et.