Utilisez la fonctionnalité Suivi des modifications dans Excel pour savoir qui a apporté des modifications au classeur, les modifications qu'ils ont apportées et s'il faut les accepter ou non.
Disons que vous avez demandé à quelqu'un de relire ou de collaborer sur un classeur Excel avec vous. Et vous souhaiterez peut-être garder une trace des modifications, des insertions et des suppressions qui ont été apportées à ce classeur partagé. Vous pouvez le faire à l'aide de la fonction de suivi des modifications d'Excel, vous pouvez identifier qui a apporté les modifications et quelles modifications ont-ils apportées à votre feuille de calcul/classeur partagé.
Les feuilles de calcul Excel ne sont pas suivies par défaut, vous ne sauriez donc pas quelles modifications ont été apportées, qui les a apportées et quand. Mais lorsque la fonction de suivi des modifications est activée, Excel décrit les révisions effectuées par n'importe quel utilisateur dans un classeur. Il s'agit d'un guide étape par étape pour suivre les modifications dans Microsoft Excel.
Comment activer le suivi des modifications dans Excel
Une fois que vous avez terminé de saisir toutes les données dans la feuille de calcul, activez la fonction « Suivi des modifications » avant de partager le classeur Excel pour examen. Une fois l'examen terminé, vous pouvez comparer vos données d'origine avec les données modifiées, puis choisir d'accepter ou de rejeter leurs modifications. Ensuite, vous pouvez désactiver le suivi des modifications.
N'oubliez pas qu'il s'agit techniquement d'une fonctionnalité héritée, vous ne verrez donc pas l'option de suivi des modifications dans Excel 2019 et 365. Vous ne pouvez trouver cette fonctionnalité que dans l'onglet Révision d'Excel 2016 et des versions inférieures.
Pour activer le suivi des modifications dans Excel, accédez à l'onglet « Révision » et cliquez sur « Suivi des modifications ». Ensuite, sélectionnez « Surligner les modifications » dans la liste déroulante.
Une boîte de dialogue Mettre en évidence les modifications s'ouvrira. Dans ce cas, cochez la case « Suivre les modifications lors de l'édition ».
Nous avons maintenant trois options Quand, Qui et Où. La case « Quand » nous permet de choisir depuis quand souhaitez-vous suivre les modifications, choisissez entre « Depuis mon dernier enregistrement, Tout, Pas encore examiné ou Depuis la date (date spécifique) ». Ici, nous sélectionnons « Tous » dans la zone Quand.
Et nous choisissons « Tout le monde » dans le champ Qui. Vous pouvez également choisir de suivre uniquement les modifications apportées par des utilisateurs spécifiques ou tout le monde avec cette option.
Si vous souhaitez que les modifications soient suivies dans toute la feuille, laissez simplement cette case décochée. cochez la case « Surligner les modifications à l'écran » et cliquez sur le bouton « OK ».
Ou, si vous souhaitez uniquement suivre les modifications dans une partie seulement de la feuille, vous pouvez spécifier la plage de cellules. Cliquez sur la case « Où » et sélectionnez la plage de cellules dans la feuille de calcul. Ensuite, cliquez sur « OK ».
Cliquez sur « OK » pour enregistrer le classeur.
Ensuite, dans l'onglet « Révision », sélectionnez l'option « Partager le classeur ».
Dans la boîte de dialogue Partager le classeur, assurez-vous que la case à cocher « Utiliser les anciens classeurs partagés au lieu de la nouvelle expérience de co-création » est cochée. Ensuite, cliquez sur « OK ».
Enfin, sélectionnez « Protéger le classeur partagé » dans l'onglet Révision. Cela ouvrira la boîte de dialogue Protéger le classeur partagé. Dans la boîte de dialogue Protéger le classeur partagé, cochez l'option "Partage avec suivi des modifications" pour empêcher quiconque de supprimer l'historique de suivi. Ensuite, cliquez sur « OK ».
Après cela, enregistrez le fichier et partagez votre feuille de calcul avec vos collaborateurs pour examen.
Comment afficher et accepter ou rejeter les modifications
Une fois que tous vos collaborateurs ont examiné votre classeur et apporté quelques modifications, vous pouvez choisir d'accepter ou de rejeter ces modifications.
Maintenant, si une modification est apportée à la feuille de calcul, cela sera indiqué par une bordure de cellule colorée et un petit triangle dans le coin supérieur gauche de la cellule.
Pour vérifier les détails, déplacez simplement votre curseur sur la cellule avec le petit triangle dans le coin supérieur gauche. Une zone de commentaire s'affiche avec les modifications qui ont été apportées, qui les a apportées et quand elles ont été apportées. Si plusieurs réviseurs ont apporté des modifications à votre feuille de calcul, chaque réviseur se verra attribuer une couleur de case différente.
Accédez à l'onglet « Révision » et sélectionnez « Suivi des modifications » dans le groupe Modifications. Cette fois, sélectionnez l'option « Accepter ou rejeter les modifications » dans la liste déroulante.
Dans la boîte de dialogue « Sélectionner les modifications à accepter ou à rejeter », cliquez sur « OK » pour continuer.
Ensuite, une boîte de dialogue « Accepter ou rejeter les modifications » s'ouvrira. Ici, vous pouvez accepter les modifications une par une ou accepter/rejeter toutes les modifications à la fois. Ici, le premier changement trouvé sur la feuille de calcul apparaîtra en premier. Dans notre cas, le premier changement qui a été trouvé était que la valeur de la cellule B11 est passée de 16,99 à 17,99. Une fois que vous l'avez accepté ou rejeté, le prochain changement se chargera ensuite.
En cliquant sur « Accepter », la modification apportée sera appliquée à votre feuille de calcul. Si vous le « rejetez », le changement sera annulé.
Création d'un fichier distinct pour répertorier l'historique des modifications
Au lieu de voir les modifications dans la même feuille de calcul, vous pouvez également afficher la liste des modifications sur une feuille de calcul distincte nommée « Historique ». La feuille d'historique répertorie tous les détails sur les modifications qui ont été apportées.
Pour afficher l'historique, sélectionnez « Suivre les modifications » dans l'onglet Révision et cliquez sur « Surligner les modifications » dans la liste déroulante.
Dans la boîte de dialogue Mettre en évidence les modifications, assurez-vous de cocher la case « Liste des modifications sur une nouvelle feuille » en bas avant de cliquer sur « OK ».
Cela créera une nouvelle feuille appelée « Historique » qui répertoriera tous les détails sur les modifications apportées au classeur.
Enregistrez simplement à nouveau le fichier pour supprimer la feuille d'historique du classeur.
Comment désactiver le suivi des modifications dans Excel
Une fois la révision terminée, vous pouvez désactiver la fonction de suivi des modifications dans le classeur. Cela supprimera tous les détails suivis (surlignages sur les cellules) et cessera de suivre toute autre modification apportée à votre classeur.
Vous devez d'abord déprotéger le classeur avant de pouvoir désactiver le suivi des modifications. Pour ce faire, cliquez simplement sur l'option « Déprotéger le classeur partagé » sous l'onglet « Révision ».
Pour désactiver le suivi des modifications, accédez à l'onglet « Révision » et sélectionnez Suivi des modifications > Mettre les modifications en surbrillance.
Dans la boîte de dialogue Mettre en évidence les modifications, décochez la case à côté de « Suivre les modifications lors de l'édition », puis cliquez sur « OK ».
La fonction Suivi des modifications dans Excel est désormais désactivée.