Planifiez des réunions importantes pour rester au top de votre emploi du temps
Google Meet, anciennement connu sous le nom de Google Hangout Meet, est le service de visioconférence proposé par Google dans la G-Suite. C'est devenu l'application de choix pour de nombreuses organisations et établissements d'enseignement, surtout en ces temps difficiles.
Grâce à Google Meet, vous pouvez organiser des réunions instantanées à tout moment. Mais tout le monde ne peut pas assister aux réunions en un clin d'œil sans préavis. La meilleure option est de planifier des réunions à l'avance afin que tout le monde puisse avoir une idée et organiser son emploi du temps en conséquence.
Comment planifier une réunion Google à l'avance
Pour planifier une réunion à l'avance, ouvrez d'abord meet.google.com et connectez-vous avec votre compte Google. Ensuite, sur la page d'accueil de Google Meet, cliquez sur l'option « Planifier une réunion vidéo à partir de Google Agenda ».
Une page d'événement Google Agenda s'ouvrira dans un nouvel onglet/fenêtre de votre navigateur. Ici, donnez un titre à votre Google Meet, puis cliquez sur le champ « Ajouter des invités » et saisissez les identifiants de messagerie des personnes que vous souhaitez inviter à la réunion.
Si le calendrier des invités que vous souhaitez inviter est disponible pour vous, vous pouvez voir leur disponibilité en cliquant sur « Voir la disponibilité des invités », puis modifier le calendrier des réunions en conséquence si vous le souhaitez.
Après avoir entré tous les détails de la réunion, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Une boîte de dialogue apparaîtra vous demandant si vous souhaitez envoyer des e-mails d'invitation aux invités de Google Agenda. Cliquez sur « Envoyer ».
Si vous utilisez un compte G-Suite fourni par votre organisation et que vous avez ajouté l'adresse e-mail d'une personne extérieure à l'organisation, une boîte de dialogue supplémentaire s'affichera pour vous informer que « Les invités suivants ne font pas partie de votre organisation ». Cliquez sur « Inviter des invités externes » pour confirmer l'invitation. Si vous l'avez ajouté par erreur, cliquez sur « Continuer l'édition » pour modifier l'invitation et supprimer son e-mail.
La réunion sera programmée dans votre Google Meet et les invités recevront un identifiant par e-mail d'invitation. Ils peuvent confirmer leur présence à l'événement et l'ajouter à leur calendrier. Pour les utilisateurs de Google, la réunion apparaîtrait également dans leur compte Google Meet s'ils ont répondu oui.
Comment planifier une réunion Google directement à partir de Google Agenda
Vous pouvez également programmer une réunion Google directement à partir du calendrier Google. Pour commencer, ouvrez calendar.google.com dans votre navigateur et connectez-vous avec votre compte Google. Ensuite, cliquez sur le bouton « Créer » dans le coin supérieur gauche de l'écran.
Une boîte de dialogue « Créer un événement » s'ouvrira. Ajoutez les détails de la réunion comme le titre, le jour de la réunion et l'heure. Et après cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une visioconférence Google Meet ».
Il générera un lien Google Meet. Ensuite, vous pouvez aller dans « Ajouter des invités » et saisir les identifiants de messagerie des personnes que vous souhaitez inviter à la réunion.
Le reste du processus reste le même que celui expliqué ci-dessus. Lorsque vous avez terminé la configuration, cliquez sur le bouton « Enregistrer » dans le coin inférieur droit de la boîte de dialogue « Ajouter un événement ».
Planifier une réunion avec Google Meet est vraiment simple. Ajoutez-le simplement à votre calendrier Google pour le programmer. Vous pouvez également inviter des invités à la réunion directement lors de la planification de l'événement, et les invités peuvent ajouter l'événement à leur calendrier et également y répondre, afin que vous sachiez qui assistera à la réunion.