Pour que chacun puisse planifier son agenda à l'avance
Les réunions Zoom ont été une bouée de sauvetage lorsque vous travaillez à domicile. Bien que démarrer des réunions Zoom sur place soit très utile, le service vous donne également la possibilité de planifier des réunions à l'avance afin que vous puissiez organiser efficacement votre calendrier de travail.
Les réunions Zoom programmées sont également une option idéale pour les réunions récurrentes ou les cours en ligne qui se déroulent selon un horaire donné. La planification des réunions donne également aux participants un aperçu de la réunion.
Comment planifier une réunion Zoom
Ouvrez le client de bureau Zoom sur votre PC. Ensuite, cliquez sur l'option « Planifier » sur l'écran d'accueil de l'application Zoom.
La fenêtre du planificateur s'ouvrira où vous devrez sélectionner tous vos paramètres de réunion.
Donnez un nom à la réunion dans la section « Sujet ».
Ensuite, définissez la date et l'heure de la réunion. Le « fuseau horaire » est sélectionné par défaut en utilisant le fuseau horaire de votre ordinateur. Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner une autre zone. Si la réunion est récurrente, cochez la case « Périodique ».
Lorsque vous cochez la case « Périodique », les cases de date et d'heure disparaîtront et un message apparaîtra à la place vous demandant de vérifier la récurrence ou de répéter le calendrier à l'aide de votre calendrier.
Ensuite, sélectionnez un ID de réunion. Vous pouvez soit sélectionner l'option « Générer automatiquement » ou utiliser votre « ID de réunion personnel » pour les réunions non récurrentes.
Noter: Pour les réunions récurrentes, vous ne pouvez pas utiliser votre « ID de réunion personnel » car il est réservé afin que vous puissiez démarrer ou planifier une réunion à tout moment.
L'hôte peut également définir d'autres éléments tels qu'un mot de passe de réunion, des paramètres audio et vidéo, ainsi que le calendrier avec lequel planifier la réunion. Les utilisateurs peuvent choisir « Outlook », « Google Agenda » ou « Autres calendriers » comme options.
Cliquez sur « Options avancées » pour développer plus d'options où vous pouvez choisir d'activer une salle d'attente, ou de rejoindre avant l'hôte, de couper le son des participants à l'entrée ou d'enregistrer automatiquement la réunion sur l'ordinateur local. Cochez la case du paramètre que vous souhaitez appliquer.
Ensuite, cliquez sur « Planifier » pour planifier la réunion.
Après avoir cliqué sur le bouton « Planifier », le calendrier choisi par l'utilisateur s'ouvre où l'événement est ajouté. Si « Autres calendriers » a été choisi, vous pouvez copier les informations de la réunion dans votre calendrier.
Comment inviter d'autres personnes à une réunion programmée
Lorsque vous planifiez une réunion avec Zoom, vous pouvez envoyer des invitations à la réunion à d'autres personnes afin qu'elles puissent être préparées à l'avance et adapter leur emploi du temps à celui-ci.
Dans le client de bureau Zoom, cliquez sur l'onglet « Réunions » en haut de l'écran.
Les rendez-vous programmés y seront indiqués. Sélectionnez la réunion à laquelle vous souhaitez inviter d'autres personnes.
Les informations sur la réunion apparaîtront sur le côté droit de l'écran. Cliquez sur « Copier l'invitation » et les informations sur la réunion seront copiées. Collez ces informations dans un courrier ou tout autre moyen à partir duquel vous souhaitez envoyer l'invitation.
Avec Zoom, vous ne pouvez pas simplement organiser des réunions avec un grand nombre de personnes, vous pouvez également planifier les réunions pour mieux organiser votre calendrier et rester toujours au courant de tous les événements. Zoom a également la possibilité d'envoyer des invitations pour une réunion programmée à d'autres personnes afin qu'elles puissent également avoir une idée de la réunion et mieux organiser leurs journées de travail.