Évitez les distractions inutiles pour les participants aux réunions Zoom avec le mode Focus
Zoom est l'un des leaders dans la course à laquelle se livrent la plupart des applications de visioconférence depuis la pandémie. Il y a une raison pour laquelle Zoom a atteint de tels sommets de popularité malgré certaines erreurs très évidentes qu'ils ont commises en cours de route. La raison – introduire de nouvelles fonctionnalités utiles tout le temps – pure et simple.
L'une de ces nouvelles fonctionnalités innovantes que Zoom a introduite sur sa plate-forme cette fois est le mode Focus. Bien qu'étant principalement commercialisé pour un environnement d'apprentissage, le mode Focus a le potentiel d'être utilisé partout. Alors c'est quoi ce nouveau mode dans Zoom ? Découvrons-le.
Qu'est-ce que le mode de mise au point dans Zoom ?
L'objectif du mode Focus est d'éviter toute distraction lors de la réunion pour les participants. Lorsque le mode Focus est activé dans la réunion, les participants ne peuvent voir la vidéo que pour les hôtes et co-organisateurs de la réunion et pas pour les autres participants.
Mais ce qui est le plus remarquable, c'est le fait que les hôtes et co-hôtes de réunion peuvent toujours voir la vidéo de tout le monde. Dans un environnement d'apprentissage, les enseignants peuvent utiliser le mode Focus pour empêcher les élèves de se distraire les uns les autres. Bien que les élèves ne puissent pas seulement voir la vidéo de l'enseignant, l'enseignant peut toujours voir la vidéo pour tout le monde et garder un œil sur eux. C'est particulièrement utile lorsque vous voulez que les étudiants se concentrent uniquement sur la tâche à accomplir.
Les participants à la réunion peuvent toujours voir leur propre vidéo, la vidéo des hôtes et co-hôtes de la réunion et la vidéo de tous les participants que l'hôte choisit de mettre en lumière. Pour tous les autres participants, ils ne peuvent voir que leurs noms et leurs réactions. Le mode Focus ne masque cependant la vidéo que pour les autres participants et ils peuvent toujours les entendre lorsqu'ils sont activés.
En plus des vidéos, le mode Focus s'étend également au partage d'écran. Alors que les hôtes peuvent voir le contenu de tous les écrans des participants lorsqu'ils les partagent, les participants ne peuvent voir que le contenu de leurs écrans. Les hôtes peuvent basculer entre les écrans partagés de chaque participant. Et rendez également le partage d'écran d'un participant particulier accessible à tous s'ils le souhaitent.
Activer le mode Focus pour votre compte Zoom
Le mode Focus est disponible pour tous les types d'utilisateurs, gratuit et sous licence. Mais vous devez l'activer pour tous les types de comptes à partir du portail Web Zoom. Vous pouvez l'activer pour tous les comptes de votre organisation ou pour un groupe d'utilisateurs. Les titulaires de comptes individuels doivent également l'activer pour leurs comptes.
Noter: Les participants seront toujours affectés par le mode Focus même si l'option n'est pas activée pour leur compte.
Pour activer le mode Focus pour votre compte, allez sur zoom.us et connectez-vous avec votre compte. Cliquez sur l'option « Paramètres » dans le menu de navigation sur la gauche.
Pendant que vous êtes sur l'onglet Réunions, cliquez sur l'option « En réunion (Avancé) » dans le menu de navigation.
Ensuite, faites défiler jusqu'à ce que vous trouviez l'option « Mode de mise au point ». Si vous avez l'impression que le défilement est trop important, utilisez le raccourci clavier Ctrl + F pour trouver le mode Focus sur la page Web en saisissant les mots-clés correspondants.
Activez le bouton « Mode de mise au point » pour activer l'option pour vos réunions.
Si une boîte de dialogue de confirmation apparaît, cliquez sur « Activer » pour confirmer. L'option apparaîtra en gris si votre organisation l'a désactivée. Contactez l'administrateur de votre organisation dans ce cas.
Utilisation du mode Focus dans une réunion Zoom
Une fois que vous avez activé le mode Focus pour votre compte Zoom, vous pouvez commencer à l'utiliser dans les réunions. Mais d'abord, vous devez avoir le client de bureau Zoom 5.7.3 ou supérieur pour Windows et Mac. La fonctionnalité n'est disponible qu'à partir du client de bureau pour le moment et non des applications mobiles. C'est-à-dire la fonction pour démarrer le mode de mise au point. Le mode Focus affecte toujours les participants qui assistent à la réunion à l'aide de l'application iOS ou Android.
Pour vérifier la version de votre application de bureau, accédez à l'icône de votre profil. Dans le menu qui apparaît, accédez à « Aide », puis cliquez sur « À propos de Zoom » dans le sous-menu.
Vous pourrez voir la version de votre client dans la fenêtre « À propos ».
Si vous devez mettre à jour votre client de bureau, accédez à nouveau à l'icône de profil et cliquez sur « Rechercher les mises à jour » dans le menu. La dernière version sera téléchargée et installée.
Noter: Même si les participants à la réunion ne disposent pas du dernier client de bureau, le mode Focus les affectera toujours. Leur vidéo disparaîtra pour tous les autres participants lorsque l'hôte active le mode Focus. La seule différence serait qu'ils ne recevront aucune notification liée au mode Focus qui apparaîtrait autrement, c'est-à-dire s'ils disposaient de la dernière application de bureau. Les utilisateurs mobiles recevront une notification lorsque le mode Focus démarre.
Maintenant, pour utiliser le mode Focus dans une réunion, rejoignez la réunion en tant qu'hôte. Accédez à la barre d'outils de la réunion et cliquez sur l'icône « Plus ».
Sélectionnez « Démarrer le mode de mise au point » parmi les options qui s'affichent.
Une boîte de dialogue de confirmation apparaîtra. Cliquez sur « Démarrer » pour confirmer. Vous pouvez également cocher l'option "Ne plus me demander" pour ignorer l'invite de confirmation à l'avenir.
Une bannière de notification apparaîtra sur l'écran de chacun pour les informer que le mode Focus est activé et que les vidéos des hôtes, des co-hôtes et des utilisateurs sous les projecteurs seront visibles.
Une icône pour le mode Focus apparaîtra également vers le haut de l'écran de réunion pour tous les participants lorsqu'il est activé.
Tant que le mode Focus est activé, les autres participants ne verront que le contenu partagé que vous autorisez et la vidéo pour les hôtes/co-hôtes et les participants mis en lumière.
Pour mettre en lumière la vidéo d'un participant, accédez à sa vignette vidéo sur votre écran et cliquez sur l'icône à trois points. Ensuite, sélectionnez « Spotlight pour tout le monde » dans le menu.
Cliquez sur « Supprimer Spotlight » de leur vignette vidéo pour arrêter leur vidéo pour les autres participants.
Pour rendre l'écran d'un participant visible à tous lors d'une session de partage d'écran, accédez à la barre d'outils de la réunion et cliquez sur la flèche à côté de l'option « Partager l'écran ».
Ensuite, sélectionnez « Tous les participants » sous l'option « Les écrans partagés peuvent être vus par ».
Pour empêcher tout le monde autre que l'hôte et les co-hôtes de voir l'écran, sélectionnez « Hôtes uniquement ».
Pour arrêter le mode de mise au point, accédez à « Plus » et cliquez sur « Arrêter le mode de mise au point ».
C'est tout ce que vous devez savoir pour naviguer dans le nouveau mode Focus dans les réunions Zoom. Utilisez le mode Focus la prochaine fois que vous souhaitez empêcher les participants à la réunion de se distraire les uns les autres. Qu'il s'agisse d'étudiants dont nous parlons ou des membres de votre équipe dans une présentation importante.