Vous ne pouvez pas programmer une réunion Webex à partir de l'application ? Rendez-vous sur le site Web de Webex pour planifier une réunion sans avoir besoin d'Outlook.
Cisco Webex Meetings vous permet non seulement d'héberger des réunions virtuelles avec vos collègues, mais vous permet également de partager votre écran ou vos fichiers. Comme il est intégré à Outlook, les gens aiment généralement planifier rapidement des réunions Webex à partir de Microsoft Outlook lui-même, car c'est beaucoup plus facile. Si vous n'avez pas Microsoft Outlook, vous pouvez toujours programmer une réunion à partir de l'application Web Webex.
Planifier une réunion sur Webex
Dans un navigateur Web, accédez à signin.webex.com et connectez-vous à votre compte Webex.
Après vous être connecté à votre compte, cliquez sur le bouton « Planifier » situé sur l'écran d'accueil (sous votre nom).
Configurer le sujet et le mot de passe de la réunion
À partir de la page « Planifier une réunion », vous pouvez commencer à configurer les paramètres de la réunion. Définissez un « Sujet de réunion » et un « Mot de passe de réunion » dans les champs respectifs.
Webex peut générer automatiquement un mot de passe de réunion sécurisé pour votre réunion programmée. Vous pouvez le modifier à votre guise ou le réinitialiser en cliquant sur le bouton « Réinitialiser » à l'extrémité du champ du mot de passe.
Configurer la date et l'heure pour programmer la réunion
Après avoir défini le sujet de la réunion et le mot de passe, cliquez sur « Date et heure » pour ouvrir le menu du sélecteur de date. Définissez la date, l'heure et la durée de la réunion dans le menu contextuel et cliquez enfin sur « Terminé » pour enregistrer vos modifications.
Si vous devez également modifier le fuseau horaire, cliquez sur l'option de zone « UTC - 11:00.. » située juste en dessous des options de date et d'heure et définissez un fuseau horaire approprié pour la réunion.
Planifier une réunion récurrente
Si vous devez planifier une réunion récurrente, cochez la case « Récurrence » située juste en dessous de l'option Fuseau horaire. (Sautez simplement cette section si vous planifiez une réunion unique)
Ici, vous devez configurer la fréquence et l'intervalle récurrents de la réunion. Tout d'abord, cliquez sur « Modèle de récurrence » pour sélectionner la fréquence de votre réunion dans la liste des options.
Une fois que vous avez sélectionné une fréquence de réunion, vous devez choisir l'intervalle récurrent. Dans cet exemple, nous avons défini l'intervalle de réunion toutes les deux semaines le vendredi. De même, vous pouvez choisir n'importe quelle gamme en fonction de vos besoins. N'oubliez pas que les paramètres varient en fonction de l'intervalle. Par exemple, si vous avez sélectionné la fréquence comme « Mensuelle », alors vous verrez un écran avec des options différentes de celle expliquée ici.
Enfin, vous devez décider de la date de fin des réunions récurrentes. Si vous souhaitez définir une date de fin spécifique, cliquez sur la case à cocher intitulée "Fin" et sélectionnez la date dans le menu du sélecteur de date. Ou vous pouvez cliquer sur la case à cocher « Après » et entrer le nombre de réunions récurrentes, si vous ne souhaitez pas définir de date de fin spécifique. Si vous ne sélectionnez aucune de ces options, elle est définie par défaut sur « Aucune date de fin ».
Ajouter des participants à la réunion
Dans la zone de champ à côté de « Participants », saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter à la réunion. Vous pouvez utiliser une virgule pour saisir plusieurs adresses.
Utilisation des options de planification avancées
Avant de planifier la réunion, examinons les options de planification avancées proposées par Webex.
Cliquez sur « Afficher les options avancées » situé juste au-dessus du bouton « Planifier ».
Ajouter l'ordre du jour de la réunion
Si vous devez ajouter l'ordre du jour de la réunion, cliquez sur le texte « Agenda ».
Après avoir cliqué sur Ordre du jour, saisissez l'ordre du jour de la réunion (liste des sujets qui seront discutés) dans la case prévue à cet effet. Fournir un ordre du jour aidera les participants à comprendre le sujet de la réunion.
Configurer les options de planification
Après avoir défini un agenda, cliquez sur « Options de planification » pour configurer les autres paramètres un par un.
Si vous demandez à vos participants d'avoir un compte Webex pour rejoindre la réunion, cliquez sur la case à cocher « Exiger un compte ». Si vous cochez la case « Exclure le mot de passe », le mot de passe de la réunion ne sera pas envoyé avec l'invitation et vous devez l'envoyer séparément.
Configurer l'heure de connexion pour les participants
Par défaut, les participants/invités peuvent rejoindre la réunion 5 minutes avant l'organisateur. Pour modifier cette valeur, utilisez le menu déroulant à côté de l'option « Rejoindre avant l'hôte » et définissez une valeur différente.
Configurer le rappel par e-mail
Par défaut, un email de rappel est envoyé à tous les participants, 15 minutes avant le début de la réunion. Si vous souhaitez modifier cela, cliquez sur « Rappel par e-mail » et sélectionnez une valeur différente.
Finaliser la réunion programmée
Une fois que vous avez entièrement configuré la réunion, il est temps de finaliser la réunion. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Planifier » en bas de la page.
Après avoir finalisé la réunion, vous serez redirigé vers un nouvel écran qui affiche les détails de la réunion que vous venez de créer.
Que vous ayez besoin de planifier une réunion ponctuelle ou récurrente, vous pouvez facilement le faire en utilisant le site Web Webex.