Tout ce que vous devez savoir sur l'organisation d'événements sur la dernière plateforme de Zoom
La pandémie a complètement changé notre façon de faire les choses. Nous n'avons plus seulement des réunions ou des cours pour l'école en ligne. C'est tout maintenant - assister à des concerts, des bandes dessinées, des cours de yoga, des cours de cuisine, des séances d'entraînement - vous obtenez l'essentiel. Tout ce que vous devez faire, vous pouvez le faire en ligne. Et Zoom a été l'un des précurseurs dans cette catégorie.
Mais la plate-forme de réunions Zoom actuelle a été conçue pour accueillir des réunions, pas des événements en ligne. Et même si nous nous débrouillons, ce n'est pas la même chose. Tout cela va changer maintenant.
Zoom a annoncé OnZoom à Zoomtopia cette année, la conférence annuelle des utilisateurs de Zoom qui s'est également tenue en ligne cette année. OnZoom est une extension de la plate-forme de communications unifiées de Zoom. En utilisant OnZoom, les utilisateurs sous licence pourront créer, héberger et même monétiser des événements en ligne en utilisant la même plate-forme que Zoom Meetings. Les participants peuvent participer à des événements avec n'importe quel type de compte.
Qu'est-ce qu'OnZoom ?
OnZoom est une plateforme d'engagement événementiel uniquement dans le but d'héberger des événements en ligne. La version bêta d'OnZoom est désormais disponible aux États-Unis pour tous les utilisateurs de Zoom sous licence, sans frais supplémentaires. Que vous soyez chef d'entreprise, musicien, professeur de danse ou de céramique, vous pouvez utiliser la plateforme OnZoom pour organiser des événements/cours.
Les utilisateurs peuvent héberger des événements de 100 à 1000 participants (selon leur compte Zoom) et même les monétiser facilement. L'entrée à l'événement peut être gratuite, avec un billet payant, ou un hybride des deux. Et le système de paiement est totalement sécurisé et simplifié. Les participants peuvent payer leurs billets en utilisant PayPal et les principales cartes de crédit et de débit.
Les hôtes ne peuvent accepter de l'argent pour les billets qu'avec un compte PayPal Business. Si vous n'en avez pas, créez-le à partir du site Web de PayPal. Il faut généralement quelques jours pour que votre compte PayPal Business soit opérationnel.
Si vous devez inclure plus de participants à l'événement que la limite allouée, vous pouvez également le transformer en une session de diffusion en direct.
Les participants peuvent aller sur on.zoom.us et découvrir et suivre les événements ou les cours qui les intéressent. L'annuaire complet des événements publics à venir sera disponible à découvrir et à parcourir du bout des doigts.
Obtenir l'accès hôte OnZoom
Seuls les propriétaires ou administrateurs d'un compte Zoom payant peuvent utiliser OnZoom. Mais avant de pouvoir commencer à utiliser la version bêta d'OnZoom, vous devez postuler pour devenir hôte. Cliquez ici pour accéder à l'application pour la version bêta d'OnZoom.
Remplir la demande ne garantit pas l'accès à l'hôte. L'équipe d'OnZoom examinera votre candidature et décidera si vous souhaitez vous fournir un accès hôte. La version bêta d'OnZoom n'est actuellement disponible qu'aux États-Unis, de sorte que seuls les utilisateurs disposant d'un compte Zoom Pro, Business, Enterprise ou Education basé aux États-Unis peuvent actuellement héberger des événements.
Remplissez le questionnaire du formulaire de demande qui comprend des informations de base sur votre compte, telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de compte Zoom, si votre organisation est exonérée d'impôt, etc.
Vient ensuite la question de savoir pourquoi vous souhaitez utiliser OnZoom. Faites en sorte que la partie expliquant pourquoi vous souhaitez utiliser OnZoom soit aussi claire que possible, car l'approbation de votre application en dépendra. Soumettez votre candidature après l'avoir complétée.
L'équipe de Zoom vous répondra par e-mail pour vous faire savoir si votre candidature a été approuvée ou ajoutée à une liste d'attente pour une réévaluation future.
Vous pouvez également être invité à soumettre à nouveau votre candidature sans qu'elle soit rejetée, mise sur liste d'attente ou acceptée. Gardez un œil sur vos e-mails et soumettez à nouveau votre candidature si cela se produit. Sinon, le statut de votre demande n'avancerait pas.
Si votre candidature est acceptée, vous devrez d'abord assister à une session de formation obligatoire avec l'équipe OnZoom. Vous recevrez un e-mail avec quelques sessions à venir auxquelles vous pourrez assister. Cliquez sur le lien de celui qui vous convient et inscrivez-vous. Ces liens ne fonctionneront que pour vous et vous ne pourrez les partager avec personne d'autre. La session de formation comprendra également une FAQ où vous ou d'autres participants présents pourrez poser des questions sur l'expérience hôte OnZoom.
Une fois que vous aurez assisté à la session de formation obligatoire, vous obtiendrez un accès hôte. Cela peut prendre quelques jours après la session de formation pour que vous receviez l'e-mail d'approbation, mais cela arrivera.
Créer et héberger des événements sur OnZoom
Une fois que vous avez un accès hôte, vous pouvez commencer à organiser des événements sur OnZoom. Allez sur on.zoom.us et connectez-vous avec votre compte hôte.
Avant l'accès hôte, votre page d'accueil OnZoom ne sera qu'un endroit où vous pourrez découvrir les événements publiés et vous y inscrire. Mais après y avoir accès, quelques options apparaîtront dans le coin supérieur droit de l'écran, à côté de l'icône de votre profil.
Configuration de votre compte d'hôte
Cliquez sur le bouton « Créer » pour créer un événement.
La première fois que vous créez un événement, vous accédez à la page des consignes de la communauté. Faites défiler la page et lisez-les, puis cochez la case « J'ai lu et j'accepte les normes de la communauté » et cliquez sur le bouton « Accepter » pour avancer.
Ensuite, avant de pouvoir créer un événement, vous devez terminer la configuration initiale de votre compte. La première étape comprend votre profil d'hôte. Votre profil d'hôte correspond aux informations vous concernant que vous souhaitez rendre publiques aux participants potentiels. Il est visible à chaque événement et permet aux participants de décider s'ils souhaitent participer à votre événement. Cela comprend la mise en place d'une photo de profil et une courte description de vous-même. Vous pouvez les modifier plus tard.
Sur la page suivante, associez votre compte PayPal Business. Cette étape est facultative et vous pouvez l'ignorer si vous souhaitez n'héberger que des événements gratuits. Mais pour organiser des événements payants, vous devez effectuer cette étape. Actuellement, un compte PayPal Business est le seul moyen de facturer des billets.
De plus, si vous souhaitez que les participants puissent payer leurs billets avec des cartes de crédit et de débit, activez l'option « Acceptez vos paiements par carte de crédit avec PayPal ». Si vous ignorez cela maintenant et souhaitez l'activer plus tard, vous devrez dissocier puis lier à nouveau votre compte PayPal pour modifier ce paramètre d'option.
Ensuite, sur la page suivante, entrez votre adresse de facturation. Ceci est, encore une fois, facultatif, et vous pouvez l'ignorer si vous souhaitez n'héberger que des événements gratuits. Mais pour organiser des événements payants, c'est une nécessité. Vous pouvez également soumettre vos informations d'exonération fiscale ici si votre organisation est éligible à l'exonération fiscale.
Enfin, cliquez sur « Enregistrer ». La configuration initiale de votre compte hôte est maintenant terminée.
Créer votre premier événement
Une fois que vous avez configuré votre compte, vous arrivez sur la page où vous pouvez créer l'événement. La création d'un événement comprend trois étapes : la carte d'événement, le profil d'événement et les billets.
La première étape est la carte d'événement. Vous devez fournir un nom et une brève description de l'événement en moins de 140 caractères.
Ensuite, sélectionnez la catégorie de l'événement, et vous pouvez également ajouter des balises pour fournir des informations supplémentaires pour les suivre. Vous pouvez ajouter jusqu'à 8 balises.
La partie suivante consiste à régler la date et l'heure de l'événement. L'événement peut être ponctuel ou il peut s'agir d'une série. Pour un événement ponctuel, vous devez spécifier l'heure de début et la durée.
Cliquez sur l'option « Série » pour passer à un événement de type série. Pour un événement de type série, en plus de l'heure de début et de la durée, vous devez également mentionner la fréquence de récurrence, et le nombre d'événements après lesquels vous souhaitez que la série se termine, ou la date à laquelle elle doit se terminer. L'heure et la durée de tous les événements de la série resteront les mêmes.
En plus des événements gratuits ou payants, OnZoom ajoutera également la fonctionnalité pour faire de l'événement une collecte de fonds. La fonctionnalité a commencé à être déployée et, lorsqu'elle atteindra votre compte, vous pourrez activer l'option « Collecte de fonds » et ajouter une organisation à but non lucratif pour laquelle vous souhaitez collecter des fonds.
Ensuite, il y a les « Options d'événement ». Vous pouvez configurer les paramètres de connexion, la sécurité des événements et les options pour les enregistrements dans le cloud et la diffusion en direct. Cliquez dessus pour développer d'autres options.
Sous « Paramètres de participation », vous pouvez décider si vous souhaitez participer à l'événement avec la vidéo, s'il y aura une salle d'attente pour l'événement et si les participants peuvent participer 5 minutes à l'avance.
L'une des options intéressantes ici est de savoir si vous souhaitez lister votre événement dans le répertoire Zoom. Par défaut, la bascule pour cette option est activée. Une fois disponible, votre événement sera visible publiquement sur OnZoom. Il est important que vous ayez cette option activée pour maximiser l'accessibilité de votre événement. Mais si vous souhaitez organiser un événement privé, que vous ne pouvez partager qu'avec un lien, désactivez-le.
La deuxième option personnalisable concerne la sécurité des événements. Lorsque vous cliquez dessus, les options suivantes se développent : « Les participants peuvent envoyer des messages de discussion 1:1 », « Les participants peuvent changer les noms d'écran » et « Les participants peuvent partager leurs écrans ». Par défaut, toutes ces options sont désactivées pour maximiser la sécurité. Vous pouvez les activer, mais OnZoom suggère de procéder avec prudence et de ne les activer que lorsque vous pouvez faire confiance aux participants et savoir qu'ils ne perturberont pas l'événement.
La dernière option concerne la diffusion en direct et l'enregistrement dans le cloud. Par défaut, l'enregistrement des événements est désactivé.
Si vous activez l'enregistrement dans le cloud, vous recevrez une clause de non-responsabilité indiquant que « l'activation de cette fonctionnalité [l'enregistrement dans le cloud] nécessite que les participants acceptent d'être enregistrés et peut affecter les ventes de billets ». Vous devrez confirmer que vous souhaitez l'activer en cliquant sur le bouton « Activer ». Si vous activez l'enregistrement dans le cloud, votre page d'informations sur l'événement et le flux d'achat de billets consisteront en un message supplémentaire pour les participants potentiels indiquant que « l'événement peut être enregistré ».
Après avoir configuré tous les paramètres, cliquez sur le bouton « Enregistrer et continuer » pour passer à l'étape suivante.
L'étape suivante est le profil d'événement. Il comprend la création de photos pour l'événement, l'ajout d'un lien YouTube et d'autres informations sur l'événement que les participants doivent connaître. Votre événement doit avoir au moins une photo de couverture, mais vous pouvez ajouter jusqu'à trois photos d'événement.
Vous pouvez également ajouter un lien YouTube contenant des informations sur l'événement. La vidéo YouTube apparaît sous forme de vignette supplémentaire à côté des images de l'événement.
La dernière option sur cette page est l'information de contact. Vous ne pouvez pas modifier l'e-mail de contact, car seul le compte avec accès hôte peut être contacté par les participants. Mais vous pouvez changer le nom du contact.
Cliquez sur « Sauvegarder et continuer » pour passer à la dernière étape.
La dernière étape de la création de votre événement est « Tickets ». Sans doute, aussi la partie la plus importante de l'événement que vous créez. Vous pouvez avoir des billets gratuits ou payants pour votre événement ou un hybride des deux. Mais si vous n'avez pas configuré le mode de paiement, vous ne pouvez avoir que des billets gratuits.
La première chose que vous verrez sur la page Billet lors de la création de votre événement est la capacité de l'événement. Le nombre de participants dépend de votre type de compte, et vous pouvez facilement mettre à niveau votre compte à partir de cette page si vous le souhaitez.
Ensuite, sélectionnez votre type de billet en sélectionnant « Gratuit » ou « Payé » parmi les options.
Vous pouvez différents types de billets pour un même événement. Ainsi, par exemple, si vous souhaitez avoir des billets moins chers pour les lève-tôt et des billets plus chers pour l'admission générale, ou des billets gratuits pour les personnes d'un certain domaine, vous pouvez créer différents types de billets pour ceux-ci.
Pour créer un billet, entrez la quantité pour ce type de billet que vous souhaitez vendre. Le nombre total de billets pour votre événement dépend de votre compte. Donc, si vous avez un compte qui prend en charge jusqu'à 1000 participants, vous pouvez avoir un total de 999 billets.
Ensuite, entrez le nom du billet. Par exemple. Lève tôt.
S'il s'agit d'un événement gratuit, le billet sera gratuit. Pour un événement payant, le billet peut aller de 1 $ à ce que vous voulez. Il existe un plafond pour le prix du billet, mais OnZoom dit qu'il est assez élevé et qu'il est peu probable que vous essayiez de fixer le prix de votre billet à cette valeur. Ainsi, vous n'avez pas à vous soucier du prix maximum que vous pouvez décider sur le billet.
Ensuite, entrez la date et la plage horaire pendant laquelle le billet sera disponible à la vente. Si vous souhaitez que les participants puissent acheter des billets même pendant l'événement, vous pouvez planifier la vente des billets en conséquence.
Si vous souhaitez rendre le billet disponible uniquement à certaines personnes, par exemple, celles qui s'enregistrent auprès d'un domaine particulier, activez la bascule pour « Contrôler qui peut s'inscrire pour ce billet ». Bientôt, vous pourrez également le rendre accessible uniquement aux personnes invitées par e-mail. Ensuite, cochez la case « Utilisateurs des domaines spécifiés » et entrez le nom de domaine.
Enfin, cliquez sur « Enregistrer ».
Pour ajouter un autre type de billet, cliquez sur « Ajouter un billet » et répétez le processus et ajoutez plusieurs billets pour l'événement.
Pour un événement en série, seuls deux types de billets sont actuellement autorisés. L'un est pour toute la série d'événements et l'autre un billet sans rendez-vous qui peut être acheté pour un seul événement de la série.
Ensuite, avant de cliquer sur le bouton « Publier », OnZoom vous conseille de parcourir à nouveau les détails de votre événement. Une fois que vous êtes sûr, cliquez sur le bouton « Publier » et votre événement sera créé. Si vous ne souhaitez pas le publier tout de suite, cliquez sur le bouton « Enregistrer » et vous pourrez revoir le brouillon à tout moment.
Seules les personnes munies d'un billet peuvent assister à l'événement. Même s'ils partagent le lien qu'ils reçoivent avec d'autres, ils ne peuvent pas assister à l'événement à moins de s'y inscrire et d'acheter un billet. Si un participant crée des problèmes, vous pouvez également le supprimer de l'événement.
La politique d'annulation de vos événements est décidée par vous. Si vous décidez d'avoir une politique d'annulation, vous devrez subir une légère perte car les frais de transaction de PayPal ne sont pas remboursés. Mais OnZoom suggère d'avoir une politique d'annulation car cela peut affecter votre évaluation d'hôte. Et une bonne note compte sur OnZoom.
OnZoom est un endroit idéal pour organiser des événements pour votre entreprise, mais avant d'organiser un événement, il est important de vous familiariser avec la plateforme et ses meilleures pratiques. C'est en partie la raison pour laquelle OnZoom organise des sessions de formation obligatoires avant d'accorder l'accès à l'hôte. Comme il ne s'agit pas d'une rencontre avec des personnes que vous connaissez, il est primordial de maintenir la sécurité. Pour cela, vous devez connaître de manière approfondie le fonctionnement de la plate-forme. Mais une fois que vous connaissez un peu mieux la plateforme, vous pouvez organiser tous les événements que vous souhaitez.