Le guide le plus complet pour devenir un assistant Microsoft Teams
Microsoft Teams est l'une des meilleures applications Workstream Collaboration. Il a des tonnes de fonctionnalités avec un seul objectif : rendre la collaboration entre les équipes sans effort et le travail à distance aussi transparent que possible.
Le guide le plus complet pour devenir un assistant Microsoft Teams
En fait, pour beaucoup de gens, travailler hors site a augmenté la productivité et Microsoft Teams en fait partie. Mais si vous êtes nouveau dans ce domaine, cela peut sembler un peu écrasant. Faites-nous confiance, cependant. Une fois que vous aurez compris, vous vous rendrez compte de ce que tout le monde raffole.
Voici tout ce que vous devez savoir pour non seulement commencer sur Microsoft Teams, mais devenir un assistant Microsoft Teams !
Équipes et canaux – Hub pour le travail d'équipe
Les équipes et les canaux sont les éléments constitutifs de Microsoft Teams. Ce sont les incarnations physiques littérales de l'ensemble du concept de travail d'équipe et de collaboration derrière Microsoft Teams.
Si vous rejoignez l'organisation de quelqu'un d'autre sur Microsoft Teams, certaines équipes et certains canaux existent déjà. Et ils vous ajouteront aux équipes concernées. Les équipes sont en outre constituées de canaux. Les canaux peuvent être représentatifs de n'importe quoi, des différents départements, projets, événements, etc. gérés par une équipe.
Ainsi, si votre équipe dispose d'un service marketing et commercial, il peut s'agir de deux des nombreux canaux qu'il contient. Mais si vous n'appartenez qu'à un seul département, le propriétaire de l'équipe ne vous ajoutera qu'à ce canal. Outre les canaux supplémentaires que vous pouvez créer, chaque équipe dispose d'un canal général où tous les membres de l'équipe peuvent communiquer et collaborer. Vous pouvez organiser des réunions, partager des fichiers, communiquer avec d'autres membres de l'équipe et faire bien plus dans les canaux.
Vous pouvez créer une nouvelle équipe, une nouvelle chaîne, voire une chaîne privée même si vous n'êtes pas le propriétaire de l'équipe. Les canaux privés sont exactement ce que leur nom suggère, ce sont des canaux secrets qui sont uniquement sur invitation, et aucun autre membre de l'équipe (à l'exception du propriétaire) ne sait même qu'ils existent.
👉 Consultez nos guides complexes sur la façon de créer et de gérer votre propre équipe et vos propres chaînes, puis allez plus loin pour en savoir plus sur les chaînes privées.
Mais si vous ne rejoignez pas l'organisation de quelqu'un d'autre, mais créez plutôt la vôtre, avant toute chose, vous devez apprendre à configurer Microsoft Teams. Notre guide sur la configuration et l'utilisation de Microsoft Teams peut vous aider dans votre quête.
Collaboration dans les canaux avec des onglets
La hiérarchie dans Microsoft Teams est la suivante : les équipes se composent de canaux et les canaux ont en outre des onglets. Alors, quels sont ces onglets de toute façon? Les onglets sont des raccourcis rapides dans les canaux et l'un des endroits où une véritable collaboration peut se produire.
Chaque chaîne a trois onglets par défaut : Publications, Fichiers et Wiki. L'onglet des messages est l'endroit où toutes les conversations ont lieu. L'onglet Fichiers contient un itinéraire rapide vers tous les fichiers partagés dans le canal. Mais vous pouvez vraiment libérer leur potentiel en ajoutant des fichiers et des applications intégrées sous forme d'onglets.
Les applications intégrées sont l'une des fonctionnalités les plus puissantes de Microsoft Teams. Leur existence dans l'écosystème est ce qui distingue l'application des autres. Et la possibilité de les ajouter sous forme d'onglets ne fait qu'ajouter la cerise sur le gâteau. Comme tous les onglets sont accessibles par les membres de l'équipe, vous pouvez facilement et rapidement collaborer avec d'autres sur n'importe quel fichier ou application après les avoir ajoutés sous forme d'onglets. À bien y penser, les onglets apportent la « collaboration » à la collaboration dans Microsoft Teams.
Apprenez à ajouter des fichiers et des applications sous forme d'onglets dans Microsoft Teams et à collaborer.
Réunions dans Microsoft Teams
Aucune application Workstream Collaboration n'est complète sans réunions. Et Microsoft Teams le fait plutôt magnifiquement. Qu'il s'agisse de réunions privées, de réunions de canal, de réunions 1:1 ou de réunions planifiées, Microsoft Teams vous permet de tout faire.
Vous pouvez avoir des réunions avec les membres de vos organisations, ainsi qu'avec des personnes extérieures à l'organisation. En fait, vous pouvez même avoir des réunions avec des personnes qui ne sont pas des utilisateurs de Microsoft Teams. Ces personnes sont appelées des invités dans le monde des équipes, et toute réunion avec elles serait comme une réunion avec des utilisateurs de Microsoft Teams ; l'application ne fait pas de discrimination.
👉 Notre guide d'utilisation de Microsoft Teams pour les réunions fera d'un expert de toutes les questions concernant les réunions, et vous obtiendrez même quelques conseils supplémentaires en cours de route.
Vous pouvez également programmer des réunions dans Microsoft Teams afin que tout le monde puisse en être informé et gérer son emploi du temps en conséquence. Auparavant, seuls les utilisateurs de Microsoft 365 Business avaient accès à la fonctionnalité. Désormais, Microsoft Teams a également ajouté la possibilité aux utilisateurs de Microsoft Teams Free. Nous avons tous les détails dans notre guide pour la même chose.
Améliorer les réunions
Les visioconférences contribuent grandement à établir des liens avec vos pairs, surtout dans les circonstances actuelles. Mais rendre les réunions vidéo aussi engageantes que les réunions normales peut être un défi. Heureusement, Microsoft Teams dispose de certains outils qui éliminent l'ennui de ces réunions et contribuent à accroître l'engagement.
En fait, l'une de ces fonctionnalités est tout à fait une plume dans le chapeau de l'application, et les gens de Microsoft devraient se féliciter de l'avoir proposé. Vous vous demandez pourquoi nous sommes si excités? Le mode Ensemble dans Microsoft Teams !
Le mode Ensemble est l'un des meilleurs nouveaux ajouts à Microsoft Teams. Il brise les barrières du monde virtuel et vous permet de vivre l'expérience d'être dans la même pièce que d'autres participants à la réunion. Il est particulièrement utile pour les enseignants qui ont de plus en plus de mal à se connecter avec leurs élèves dans un environnement distant. Le sentiment d'être pratiquement dans la même pièce peut faire des merveilles pour augmenter l'engagement.
🏃♀️ Consultez notre guide d'utilisation du mode Ensemble pour tout savoir sur ce joyau d'une fonctionnalité.
L'arrière-plan virtuel est une autre fonctionnalité qui peut rendre vos réunions infiniment meilleures. Qu'il s'agisse de briser la glace lors d'une réunion embarrassante ou de vous éviter l'embarras d'un arrière-plan désordonné, cette fonctionnalité est une véritable bouée de sauvetage. Et quelque chose que vous devez savoir utiliser.
Notre guide couvre ici tout ce que vous devez savoir sur les arrière-plans virtuels dans Microsoft Teams. Vérifiez-le.
Il y a une autre fonctionnalité essentielle dont vous avez besoin pour rendre vos réunions indéfiniment meilleures et engageantes. Microsoft Teams a désormais une vue en grille 7 x 7 dans les réunions, c'est-à-dire que vous pouvez voir le flux vidéo de jusqu'à 49 personnes en une seule réunion. Connu sous le nom de Large Gallery View dans l'écosystème Microsoft Teams, il s'agit de l'une des fonctionnalités vitales nécessaires aux réunions. Apprenez tout sur Large Gallery View et comment l'utiliser dans notre guide complet ici 👈.
Outils de réunion importants
Les réunions dans Microsoft Teams disposent d'excellents outils qui permettent d'être plus facilement présent tout au long de la réunion et de se concentrer sur ce qui est important. Non seulement ces outils font des réunions virtuelles l'équivalent de leurs homologues du monde réel, mais ils pourraient même les améliorer.
L'un de ces outils est la fonction d'enregistrement des réunions. Les réunions de bureau n'offrent pas le luxe d'enregistrer des réunions avec un seul bouton comme vous le pouvez avec les réunions organisées dans Microsoft Teams. L'enregistrement des réunions le rend également idéal pour produire du matériel de formation pour tout nouveau membre de vos équipes. Et vous l'avez bien deviné ; nous avons des guides détaillés sur la façon d'enregistrer la réunion et d'afficher ou de supprimer les enregistrements de la réunion.
Une autre chose importante requise lors des réunions est la capacité de prendre des notes. Désormais, il est plus facile de prendre des notes lors de réunions physiques, mais prendre des notes lors d'une réunion virtuelle peut être un défi. C'est une bonne chose que Microsoft Teams ait la possibilité de prendre des notes collaboratives et accessibles à tous les membres de la réunion. Et vous pouvez même y accéder avant, pendant et après la réunion. En savoir plus sur les notes de réunion dans Microsoft Teams en cliquant ici.
Maintenant, l'une des difficultés rencontrées dans les réunions à distance vient du fait que vous ne pouvez pas simplement demander à quelqu'un de venir à votre poste de travail et de regarder votre écran lorsque vous devez leur montrer quelque chose. Mais Microsoft Teams a une solution pour cela. Vous pouvez partager votre écran avec d'autres participants à la réunion. Et l'ensemble du processus est un morceau de gâteau.
De plus, vous n'avez pas toujours besoin d'être en réunion pour partager votre écran, contrairement à beaucoup d'autres applications. Supposons que vous discutiez avec quelqu'un et que vous deviez soudain partager votre écran avec lui. Vous n'êtes pas obligé de commencer une réunion avec eux pour cela. Vous pouvez simplement partager votre écran dans le chat dans Microsoft Teams.
Équipes Microsoft pour les enseignants et les écoles
Jusqu'à présent, toutes les fonctionnalités dont nous avons parlé dans Microsoft Teams semblent plus adaptées aux réunions de bureau uniquement. Mais ce n'est pas vrai. C'est juste un cas classique d'apparences trompeuses. Microsoft Teams convient tout autant aux enseignants à la recherche d'outils pour enseigner à distance aux étudiants qu'aux entreprises.
Non seulement toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus sont incroyablement utiles pour les enseignants, mais Microsoft Teams propose également de nombreuses autres fonctionnalités qui en font un choix approprié pour enseigner aux étudiants.
Microsoft Teams facilite le suivi de la participation aux réunions. Ainsi, les enseignants n'ont pas à comptabiliser manuellement tous les élèves présents à la réunion, ou s'ils partent au milieu ou se joignent tard. Microsoft Teams le fait pour vous avec un seul bouton. Apprenez comment.👈
Une autre chose que chaque enseignant attend d'une application de visioconférence, ce sont les salles de réunion. Les devoirs de groupe sont une partie importante de l'éducation d'un enfant; il leur apprend à travailler avec les autres, tout en les aidant à nouer des liens significatifs. Maintenant, Microsoft Teams n'a pas encore de fonctionnalité officielle de salles de discussion, bien qu'il y en ait bientôt lorsqu'ils y travailleront. Mais il est toujours plus facile que la plupart des applications d'utiliser la fonctionnalité Breakout Room dans Mircosoft Teams avec ce simple hack. Vous savez que vous voulez en savoir plus. Cliquez sur le lien pour accéder au guide.👆
Microsoft Teams propose également un tableau blanc collaboratif qui peut être démarré, encré ou affiché par tous les membres de l'organisation. En plus de vous, l'enseignant, qui utilisez le tableau blanc à des fins pédagogiques, même vos élèves peuvent l'utiliser pour réfléchir lors des sessions en petits groupes car il s'agit d'un tableau blanc collaboratif. Et il existe de nombreux tableaux blancs parmi lesquels choisir dans Microsoft Teams. Lequel choisir ? Ah, prendre des décisions. Peut-être que notre guide peut vous aider à prendre une décision éclairée. Sautez dessus.🏃♂️
Il existe un autre outil que Microsoft Teams ajoute à votre arsenal pour rendre l'enseignement à distance plus amusant et attrayant. Et bien qu'il n'y ait pas de fonctionnalité directe pour créer des sondages dans Microsoft Teams en tant que tel, vous pouvez le faire avec les applications intégrées. Et je veux dire, pour quoi d'autre ces applications intégrées existent-elles ? Et que vous utilisiez Microsoft Teams Free ou avec un abonnement Microsoft 365 Business, nous avons des applications pour les deux scénarios qui faciliteront étrangement la création de sondages. Vous pouvez désormais interroger vos étudiants en toute simplicité, même en enseignant à distance.
Et bien que les enseignants bénéficient le plus de toutes ces fonctionnalités, elles sont tout aussi utiles pour les réunions de bureau.
Ce dont nous avons discuté ici n'est que la pointe de l'iceberg. Microsoft Teams a tellement à offrir pour faciliter la collaboration. Une fois que vous aurez plongé dans le monde de Microsoft Teams, vous découvrirez qu'il y a toujours plus à découvrir, même si vous pensiez avoir tout compris.
La pléthore de fonctionnalités et la polyvalence qu'il offre ne sont comparables à aucune autre. Que vous soyez du type « faire avancer les choses sur le chat », ou « tenons une réunion », que vous soyez un enseignant ou un chef de projet, Microsoft Teams est le bon choix pour vous.