Partagez votre calendrier avec d'autres personnes pour éviter tout conflit d'horaire.
Les calendriers numériques sont une partie importante de notre journée. Ils aident à maintenir un certain niveau de paix et de raison dans nos vies et nous aident à jongler avec nos différents rendez-vous. Les personnes qui utilisent Outlook pour la messagerie électronique utilisent également très probablement Calendrier pour gérer leurs horaires.
Mais saviez-vous que vous pouvez également partager votre calendrier dans Outlook ? Le partage de votre calendrier avec des collègues vous évite d'avoir à partager manuellement chaque petit détail de votre emploi du temps avec eux lorsque vous êtes occupé. Ils peuvent juste voir par eux-mêmes.
Qu'il s'agisse d'un collègue qui a besoin de pouvoir vous suivre ou d'un assistant qui n'a tout simplement pas besoin de voir votre calendrier mais aussi d'y apporter des modifications, Outlook permet de le partager très facilement avec eux. Et avec différents niveaux d'autorisation, vous pouvez vous assurer du degré d'accès que chaque personne obtient. Alors, commençons.
Partager le calendrier dans l'application de bureau Outlook
Vous pouvez partager votre calendrier à partir de l'application Outlook ou du site Web Outlook. Si vous êtes un utilisateur de l'application Outlook, ouvrez l'application de bureau et accédez au panneau de navigation sur la gauche. Ensuite, cliquez sur « Calendrier » pour passer de Mail à Calendrier.
Dans la barre de menu « Accueil », accédez à « Partager le calendrier ».
Ensuite, sélectionnez le calendrier que vous souhaitez partager (si vous en avez plusieurs) dans le menu déroulant. Ou cliquez sur l'option unique qui s'affiche au cas où vous n'en auriez qu'une.
Une boîte de dialogue pour les propriétés du calendrier s'ouvrira. Allez dans l'onglet « Autorisations ».
Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ajouter des personnes qui peuvent voir votre calendrier.
La boîte de dialogue « Ajouter des utilisateurs » s'ouvrira. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter un par un et cliquez sur le bouton « Ajouter » dans le coin inférieur gauche après avoir sélectionné chaque utilisateur. Ensuite, cliquez sur « OK ».
Les personnes que vous avez ajoutées apparaîtront sous la zone Partage en cours avec le niveau d'autorisation par défaut. Pour changer le type d'accès, sélectionnez son nom et cliquez sur le type d'accès que vous souhaitez lui donner parmi les options ci-dessous. Il existe cinq niveaux d'autorisation : "Peut voir quand je suis occupé", "Peut voir les titres et les emplacements", "Peut voir tous les détails", "Peut modifier" et "Déléguer". Choisissez le niveau d'autorisation adapté à chaque utilisateur.
Ensuite, cliquez sur « OK » pour enregistrer les paramètres.
Partage de calendrier à partir d'Outlook Web
Les utilisateurs Web d'Outlook doivent se rendre sur outlook.com et se connecter à leur compte. Ensuite, allez tout en bas de la barre de navigation sur la gauche et cliquez sur le bouton « Calendrier » pour passer de Mail à Calendrier.
Cliquez sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit de l'écran. Comme Outlook Web n'a pas accès à plusieurs comptes en même temps, vous n'avez pas besoin de choisir un calendrier à partager comme dans l'application de bureau Outlook.
La boîte de dialogue « Partage et autorisations » s'ouvrira. Saisissez une adresse e-mail ou le nom de contact de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le calendrier. Ensuite, sélectionnez leur nom dans le menu déroulant.
Le paramètre d'autorisation par défaut apparaîtra à côté de leur nom. Pour le modifier, sélectionnez leur niveau d'autorisation dans le menu déroulant.
Enfin, cliquez sur le bouton « Partager ».
Ouverture d'un calendrier partagé
Lorsqu'une personne partage un calendrier avec vous, vous recevez une invitation par e-mail. Cliquez sur le bouton « Accepter » dans l'e-mail pour l'ajouter à vos calendriers.
Ensuite, passez à Calendrier à partir de Mail. Dans le panneau de navigation sur la gauche, faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez l'option « Calendriers partagés ». Cliquez dessus pour développer les options.
Les calendriers auxquels vous avez actuellement accès apparaîtront. Cliquez sur celui que vous souhaitez afficher.
Il s'ouvrira dans un onglet séparé de votre calendrier. Vous pouvez afficher les deux calendriers en superposition, au cas où vous souhaiteriez comparer des horaires. Cliquez sur le bouton « Afficher en mode Superposition ».
Le calendrier sera superposé à votre propre calendrier.
Partager des calendriers et afficher un calendrier qu'une personne a partagé avec vous est aussi simple que possible dans Outlook. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez vous assurer qu'il n'y a plus jamais de problèmes de disponibilité.