La mise en forme conditionnelle vous permet de mettre en évidence des données importantes et d'appliquer une mise en forme spécifique aux cellules répondant à certains critères.
La mise en forme conditionnelle d'Excel est une fonctionnalité puissante qui vous permet de modifier le format des cellules en fonction d'une condition (ou de critères). La mise en forme conditionnelle permet de mettre en évidence, d'accentuer ou de différencier les données stockées dans une feuille de calcul Excel.
Toutes les règles de mise en forme conditionnelle sont basées sur une logique simple : si les conditions sont vraies, une mise en forme spécifique sera appliquée ; si les conditions sont fausses, le formatage ne sera pas appliqué.
La mise en forme conditionnelle vous aide à mettre en évidence les données importantes dans un jeu de données, à souligner les anomalies et à visualiser les données à l'aide de barres de données, de couleurs et de jeux d'icônes. Dans ce didacticiel, nous verrons comment appliquer une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence des cellules ou des plages de cellules en fonction d'une condition.
Comment appliquer la mise en forme conditionnelle Excel
Par exemple, Vous êtes en charge de gérer un grand inventaire avec plusieurs articles et leur quantité respective en stock. Et si la quantité en stock d'un article particulier descend en dessous, disons 50, il est important que vous le sachiez, afin de pouvoir le réapprovisionner.
Si cette liste d'inventaire contient un ensemble de données avec des centaines de lignes, il n'est pas très efficace de rechercher ligne par ligne pour voir s'il y a des nombres dans cette colonne qui sont inférieurs à « 50 ». C'est là que la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle est utile. En quelques clics de souris, vous pouvez surligner toutes les valeurs d'une colonne inférieures à « 50 ».
Mise en forme conditionnelle avec règles de surbrillance
Dans notre exemple, nous avons une feuille de calcul contenant les enregistrements de vente de certains produits. nous voulons mettre en évidence le montant inférieur à 500 en ventes.
Pour ce faire, sélectionnez d'abord la plage de cellules à laquelle vous souhaitez appliquer une règle (condition). Dans notre exemple, nous souhaitons mettre en évidence le montant inférieur à 500 dans la colonne « Montant », alors sélectionnez la colonne D. Vous pouvez mettre en évidence les valeurs d'une plage de cellules ou de plusieurs plages de cellules, voire d'une feuille entière.
Ensuite, allez dans l'onglet « Accueil » et cliquez sur « Mise en forme conditionnelle ». Sélectionnez « Surligner les règles de cellules » dans la liste déroulante et puisque nous voulons trouver moins de 500 valeurs, cliquez sur l'option « Moins de ». Excel propose sept règles de surbrillance prédéfinies. Vous pouvez utiliser n'importe lequel d'entre eux pour mettre en évidence des données.
Ensuite, une boîte de dialogue « Moins de » apparaîtra. Dans cela, entrez « 500 » dans la case « Format des cellules inférieures à » et sélectionnez la mise en forme pour la surbrillance dans la liste déroulante à côté.
Désormais, les cellules qui contiennent moins de 500 dans leurs valeurs seront mises en évidence dans la mise en forme choisie.
Voyons comment mettre en évidence les valeurs qui contiennent une chaîne de texte spécifique. Dans l'exemple suivant, nous souhaitons mettre en évidence tous les employés de la Nouvelle-Galles du Sud (NSW).
Pour ce faire, accédez à l'onglet Accueil -> Mise en forme conditionnelle -> Règles de mise en évidence des cellules -> Texte qui contient.
Vous pouvez utiliser d'autres options dans le menu déroulant horizontal « Surligner les règles de cellules » pour mettre en surbrillance les valeurs en double, les dates, les valeurs supérieures à, égales à ou entre les valeurs.
Dans la boîte de dialogue Texte qui contient, entrez « NSW » dans la zone et choisissez le formatage, puis cliquez sur « OK ».
Le résultat:
Formatage conditionnel avec règles haut/bas
Les règles Haut/Bas sont d'autres règles de mise en forme conditionnelles prédéfinies et utiles disponibles dans Excel. Ces règles vous permettent d'attirer l'attention sur le nombre supérieur (n) d'éléments, le nombre supérieur (n) de pourcentage, le nombre inférieur (n) d'éléments, le nombre inférieur (n) de pourcentage ou les valeurs de cellule supérieures moyenne ou inférieure à la moyenne.
Supposons que vous ayez la note d'un élève dans une feuille de calcul et que vous souhaitiez connaître les 10 meilleurs élèves (les 10 premiers rangs) de cette liste. Avec la mise en forme conditionnelle, vous pouvez mettre en surbrillance les 10 meilleures notes ou les 15 meilleures, ou n'importe quel (n) nombre d'éléments les plus élevés. Pour mettre en surbrillance les 10 premiers éléments dans une plage de cellules, sélectionnez d'abord la plage (Total) dans le tableau.
Ensuite, allez dans « Mise en forme conditionnelle », développez « Règles supérieures/inférieures » et sélectionnez l'option « 10 principaux éléments... ».
Dans la boîte de dialogue "Top 10 items", modifiez le nombre de rangs à l'aide de petites flèches dans le champ de gauche. Si vous souhaitez mettre en évidence les 20 premiers rangs (note totale) dans votre liste de notes, définissez le nombre sur 20. La valeur par défaut est déjà 10, nous la gardons donc. Choisissez la mise en forme de la cellule dans le champ de droite et cliquez sur « OK »
Les 10 premiers points de la colonne « Total » sont mis en évidence comme indiqué ci-dessous.
Supposons que vous souhaitiez trouver des notes inférieures à la moyenne dans la colonne « Examen 1 » de cette même feuille de notes. Pour ce faire, allez dans l'onglet Accueil ->Mise en forme conditionnelle ->Règles haut/bas ->En dessous de la moyenne.
Vous pouvez configurer votre propre mise en forme conditionnelle au lieu de choisir l'une des conditions prédéfinies. Pour créer votre propre formatage, sélectionnez l'option « Format personnalisé » dans la fenêtre « En dessous de la moyenne ».
Une nouvelle fenêtre Formater les cellules s'ouvrira, ici vous pouvez personnaliser vos cellules de formatage. Nous sélectionnons une couleur orange pour mettre en évidence les notes inférieures à la moyenne. Une fois, vous avez terminé, cliquez deux fois sur « OK » pour voir le résultat.
Le résultat:
Appliquer des barres de données
Les barres de données sont simplement des barres horizontales dans vos cellules. La taille de la barre est relative à la valeur de la cellule par rapport à la valeur des autres cellules de la plage sélectionnée. Cela signifie que la valeur de la barre courte est faible par rapport aux autres valeurs de cellule et une barre longue signifie que la valeur est élevée par rapport aux autres valeurs de cellule.
Tout d'abord, sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez visualiser avec les barres de données.
Ensuite, allez dans « Mise en forme conditionnelle » dans l'onglet « Accueil », puis développez « Barres de données » dans la liste déroulante et choisissez votre choix de barre de données.
La différence entre le format de la barre de données et les autres formats est qu'il s'affiche sur toutes les cellules au lieu de répondre à une condition spécifique.
Appliquer des échelles de couleurs
Les échelles de couleurs sont très similaires aux barres de données car elles mettent toutes les deux en corrélation la valeur de la cellule individuelle avec la valeur des autres cellules de la plage sélectionnée. Cependant, les barres de données visualisent la valeur de la cellule par la longueur d'une barre, tandis que les échelles de couleurs le font avec des dégradés de couleurs.
Chaque option d'échelle de couleurs utilise des motifs de dégradé à deux ou trois couleurs. Une couleur est attribuée aux valeurs les plus élevées, une autre couleur est attribuée aux valeurs les plus faibles et toutes les autres valeurs intermédiaires obtiennent un mélange de ces deux couleurs.
Pour cela, nous utiliserons le même exemple que nous avons utilisé pour les barres de données. Sélectionnez la plage de cellules, puis accédez à Accueil -> Mise en forme conditionnelle -> Échelles de couleurs. Ensuite, choisissez une gamme de couleurs dans le menu déroulant horizontal Échelles de couleurs.
Lorsque nous avons choisi la première gamme de couleurs, la couleur rouge est attribuée à la valeur la plus basse, la couleur verte est attribuée à la valeur la plus élevée et toutes les valeurs intermédiaires sont des couleurs attribuées qui sont un mélange de couleurs rouge et verte (comme indiqué ci-dessous). Étant donné que le jaune est obtenu en combinant le rouge et le vert à intensité égale, les cellules avec des valeurs moyennes lui sont attribuées.
Appliquer des jeux d'icônes
Les jeux d'icônes sont une autre méthode pour visualiser les données à l'intérieur de chaque cellule et corréler les cellules les unes aux autres.
Sélectionnez les cellules et cliquez sur Accueil -> Mise en forme conditionnelle -> Ensembles d'icônes. Vous pouvez choisir l'un de ces ensembles d'icônes qui convient le mieux à vos besoins. Pour notre exemple, nous choisirons la première option sous Directional.
Flèches rouges, jaunes et vertes qui indiquent respectivement les articles à prix bas, moyen ou élevé.
Supprimer la mise en forme conditionnelle
Pour supprimer la mise en forme conditionnelle, revenez à l'option « Mise en forme conditionnelle » dans l'onglet « Accueil » et cliquez sur « Effacer les règles ». Ensuite, choisissez les règles que vous souhaitez effacer.
Nous choisirons « Effacer les règles de la feuille entière » pour supprimer toute la mise en forme conditionnelle de la feuille de calcul.
Maintenant, vous avez appris à utiliser la mise en forme conditionnelle pour formater des cellules avec la condition prédéfinie d'Excel.