Annulez les réunions à l'avance pour éviter de passer pour un imbécile.
C'est l'étiquette de base du lieu de travail virtuel de planifier des réunions à l'avance. Cela donne une indication aux participants à la réunion et ils peuvent garder leur emploi du temps ouvert pour la réunion. Mais aussi important que soit la planification d'une réunion, il est tout aussi important de leur faire savoir si une réunion est annulée.
Microsoft Teams facilite incroyablement l'annulation des réunions que vous avez programmées dans l'application. Vous ne pouvez annuler une réunion que si vous en êtes l'organisateur. Si vous avez été invité à assister à une réunion, vous pouvez uniquement la supprimer de votre calendrier et non l'annuler.
Désormais, il existe deux types de réunions planifiées : les réunions autonomes et les réunions récurrentes. Voyons comment annuler chaque type de réunion dans Microsoft Teams.
Noter: Si une réunion planifiée n'a aucun participant, il n'y aura aucune option pour annuler la réunion. Mais comme il n'y a pas de participants, vous n'avez pas vraiment besoin d'informer qui que ce soit de l'annulation. Donc, cela n'aurait aucun sens d'annuler la réunion.
Annulation d'une réunion autonome
Ouvrez Microsoft Teams et accédez à l'onglet « Calendrier » dans le menu de navigation sur la gauche.
Ensuite, accédez à la réunion que vous souhaitez annuler et cliquez dessus.
Un menu d'options court apparaîtra. Cliquez sur le bouton « Modifier ».
L'écran des détails de la réunion s'ouvrira. Cliquez sur le bouton « Annuler la réunion » dans le coin supérieur gauche.
Une invite de confirmation apparaîtra. Vous pouvez ajouter une note d'annulation pour les participants à la réunion, mais c'est complètement facultatif. Cliquez sur le bouton « Annuler la réunion ».
Cela supprimera la réunion de votre calendrier et Microsoft Teams informera également les participants à la réunion de ce développement.
Noter: L'annulation d'une réunion à partir de Microsoft Teams ne fonctionne que pour les utilisateurs de Microsoft 365. Pour les utilisateurs gratuits de Microsoft Teams, vous devrez informer manuellement les personnes auxquelles vous avez envoyé le lien de la réunion de l'annulation. Supprimez également l'événement afin que personne ne puisse rejoindre la réunion au cas où il ne recevrait pas le mémo. Allez dans l'onglet Réunions. Ensuite, cliquez sur le bouton « Plus d'options » (menu à trois points) et sélectionnez « Supprimer » dans les options.
Annulation d'une réunion récurrente
Vous pourriez également avoir des réunions programmées qui sont une répétition opportune. Lorsqu'il s'agit d'annuler ces réunions, il y a deux choses à considérer : si vous souhaitez annuler une seule occurrence de réunion ou la série complète.
Annuler une seule occurrence de réunion
Si vous souhaitez annuler une seule occurrence, accédez à l'onglet Calendrier et cliquez sur l'occurrence de la réunion que vous souhaitez annuler.
Ensuite, cliquez sur le bouton « Modifier ». Un menu déroulant se développera. Sélectionnez « Modifier l'occurrence » dans les options.
Les détails de la réunion s'ouvriront. Ensuite, cliquez sur le bouton « Annuler la réunion » dans le coin supérieur gauche.
Encore une fois, quelques options se développeront. Cliquez sur « Annuler l'occurrence » dans les options. Si vous changez d'avis à ce stade, vous pouvez également annuler toute la série en cliquant sur l'option « Annuler la série ».
Une invite de confirmation apparaîtra. Ajoutez une note d'annulation si vous le souhaitez. Ensuite, cliquez sur le bouton « Annuler l'occurrence » pour annuler uniquement cette occurrence de réunion unique et Microsoft Teams en informera les participants impliqués.
Annulation de toute la série de réunions
Si vous souhaitez plutôt annuler toute la série de réunions, accédez à l'onglet Calendrier et cliquez sur n'importe quelle réunion de la série sur le calendrier.
Cliquez sur le bouton « Modifier » et sélectionnez « Modifier la série » dans les options déroulantes.
Les détails de la réunion s'ouvriront. Cliquez sur l'option « Annuler la réunion ». Lors de l'édition de la série, il n'y aura pas d'option vous demandant si vous souhaitez annuler l'occurrence ou la série. Cela annulera la série en un seul clic.
Une invite de confirmation apparaîtra. Ajoutez une note d'annulation pour les participants à la réunion si vous souhaitez ajouter un message personnalisé concernant l'annulation. Cliquez ensuite sur le bouton « Annuler la série ».
Toute la série de réunions sera annulée et les participants à la réunion seront informés de cette mise à jour.
Annuler une réunion pour ne pas perdre le temps des autres participants est tout aussi crucial que de planifier des réunions. Heureusement, Microsoft Teams permet d'annuler très facilement tout type de réunion et en informe également les participants.