Programmer des réunions Webex à partir de votre calendrier Outlook
La configuration de réunions sur le calendrier Microsoft Outlook est un moyen pratique de planifier des réunions sur diverses plateformes de visioconférence telles que Webex, Zoom et Microsoft Teams. Vous pouvez gagner beaucoup de temps en configurant et en programmant toutes vos réunions dans un calendrier spécifique et Outlook est conçu pour exécuter la même chose. Il augmente les fonctionnalités sans avoir besoin de basculer entre les applications via les « compléments » tiers pour Outlook.
Pour configurer une réunion Webex sur Outlook, vous devez obtenir le complément « Cisco Webex Meeting Scheduler » à partir du magasin Microsoft AppSource.
Obtenez le complément Cisco Webex Meeting Scheduler
Pour configurer une réunion Webex sur Outlook, accédez à outlook.live.com dans un navigateur Web sur votre ordinateur et cliquez sur l'icône de calendrier dans le coin inférieur gauche de l'écran.
Dans la nouvelle fenêtre agrandie, sélectionnez une date pour configurer la réunion Webex. Une fenêtre pop-up apparaîtra sur votre écran. Cliquez sur le bouton « Plus d'options » dans le coin inférieur gauche de la fenêtre. Cela ouvrira une autre fenêtre contextuelle pour la planification avec plus de détails et d'options de personnalisation pour la réunion.
Cliquez sur l'icône « Plus » (ressemblant à ceci « … ») sur le panneau supérieur de la nouvelle fenêtre. Vous trouverez l'option « Obtenir le complément » dans le menu développé. Cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre « Add-ins pour Outlook ».
Une autre fenêtre apparaîtra sur votre écran avec de nombreux compléments pour Outlook. Tapez « Webex » dans la zone de recherche dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Dans la section des résultats, vous trouverez le complément « Cisco Webex Meeting Scheduler ». Cliquez simplement sur le bouton « Ajouter » en dessous pour l'ajouter à votre calendrier.
Dans la fenêtre contextuelle suivante, Cisco Webex Meetings Scheduler vous demandera d'accepter ses conditions et politiques en cliquant sur « Continuer ». Clique dessus.
Vous avez maintenant ajouté avec succès le complément Webex à votre calendrier Outlook. Vous serez averti sur votre écran que Cisco Webex Meeting Scheduler a maintenant été épinglé en tant qu'élément de calendrier et de courrier électronique sur votre compte Outlook pour votre commodité.
Comment programmer une réunion Webex dans Outlook
Lors de la planification d'une nouvelle réunion dans Outlook, vous devriez maintenant voir l'icône Webex en haut de la fenêtre détaillée du planificateur de réunions dans le calendrier Outlook. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur l'icône Webex et de sélectionner l'option « Ajouter une réunion Webex ».
Vous pouvez obtenir une fenêtre contextuelle pour connecter votre compte Webex à Outlook. Cliquez sur le bouton « Commencer » dans la fenêtre.
Il vous sera demandé de fournir l'URL de votre site Webex. Étant donné que l'intégration d'Outlook ne fonctionne qu'avec un compte Webex sur l'un des plans payants du service, vous ou votre organisation devez disposer d'une URL de connexion Webex personnalisée. Fournissez cette URL ici et cliquez sur le bouton « Suivant ».
Noter: Si vous utilisez la valeur par défaut réunionsapac.webex.com en tant qu'URL du site Webex, vous obtiendrez l'erreur « Votre site Webex actuel n'est pas activé pour une utilisation avec Microsoft Office 365 ». Vous devez avoir une URL de connexion Webex personnalisée pour pouvoir intégrer Outlook à votre compte Webex.
Lorsque vous y êtes invité, connectez-vous avec le compte Microsoft que vous souhaitez associer à Webex. Ensuite, remplissez les détails de la réunion dans le calendrier Outlook et appuyez sur le bouton « Enregistrer » pour planifier la réunion.
Le complément Cisco Webex Meeting Scheduler pour Outlook vous permet de configurer une réunion Webex via Outlook avec succès à l'aide de votre compte Microsoft Office 365. Si vous n'êtes pas un utilisateur de Microsoft Office 365, vous pouvez simplement ajouter Webex dans l'application de bureau Outlook à l'aide du plug-in Cisco Webex Productivity Tools.