Ayez des salles d'attente dans vos réunions pour les garder en sécurité et sans nuisance
Les salles d'attente sont une fonctionnalité très convoitée dans l'écosystème de la conférence virtuelle. Ils protègent vos réunions de tout incident de sécurité, comme les personnes indésirables qui tombent et perturbent toute la réunion. L'étendue de la catastrophe que cela pourrait être est devenue tout à fait claire plus tôt cette année sous la forme de Zoombombings.
Depuis, tous les hôtes de réunion, qu'ils organisent des réunions professionnelles ou des cours, ont pris conscience de l'importance d'une salle d'attente.
Qu'est-ce qu'une salle d'attente ?
Une salle d'attente dans un écosystème de réunion virtuelle est une sorte de tampon. Tous les participants à la réunion le parcourent avant d'être admis dans la salle de réunion. L'hôte de la réunion a un contrôle total sur les personnes à admettre à la réunion. De cette façon, les invités non invités ne peuvent pas simplement se rendre à la réunion. Comme vous pouvez le voir, ils sont hautement fonctionnels et nécessaires pour protéger vos réunions.
Comment utiliser une salle d'attente dans Webex
Les utilisateurs de Webex demandent depuis toujours une salle d'attente ou un lobby dans les réunions où les participants peuvent attendre avant de rejoindre la réunion. Auparavant, vous pouviez avoir une salle d'attente dans les salles de réunion personnelles, mais pas dans les réunions programmées. Mais Webex Meeting version 40.9 a changé cela.
Comment utiliser la salle d'attente dans une salle de réunion personnelle
Chaque utilisateur Webex dispose d'une salle de réunion personnelle dans Webex qui a un lien personnalisable et n'expire jamais. Il est unique à vous seul et est toujours disponible ; vous n'avez pas besoin de le pré-réserver pour l'utiliser. Toutes les réunions impromptues que vous avez dans Webex ont lieu dans cette salle de réunion personnelle.
Désormais, par défaut, les réunions dans une salle personnelle n'ont pas non plus de salle d'attente. Mais vous pouvez configurer les paramètres pour en avoir un. Webex a la possibilité de verrouiller les réunions. Lorsqu'une réunion est verrouillée, tous les participants qui tentent de la rejoindre entrent à la place dans le hall. L'hôte peut alors les laisser entrer s'il le souhaite.
Pour verrouiller une réunion Salle personnelle, accédez à la barre d'outils de la réunion et cliquez sur l'icône « Plus d'options » (menu à trois points).
Ensuite, activez la bascule pour l'option « Verrouiller la réunion » dans le menu.
Tous les participants qui se joignent après avoir verrouillé la réunion devront attendre dans le hall. Vous recevrez une notification sur votre écran indiquant que des participants attendent dans le hall. Cliquez dessus pour afficher la liste.
Vous pouvez tous les admettre en un seul clic en les sélectionnant tous, ou n'admettre que les participants que vous souhaitez laisser entrer. Sélectionnez les participants et cliquez sur le bouton « Admettre ».
Maintenant, vous devrez le faire pour chaque réunion Salle personnelle que vous souhaitez verrouiller. Mais étant donné que vous serez le premier de la réunion car elle est impromptue, ce n'est pas vraiment un problème. Cette solution est parfaite pour les personnes qui pourraient ne pas vouloir de salle d'attente à chaque réunion.
Mais pour les personnes qui souhaitent la fonctionnalité de salle d'attente par défaut dans toutes les réunions, il existe un autre moyen. La configuration de ce petit paramètre verrouille automatiquement chaque réunion Salle personnelle dès qu'elle démarre.
Accédez à webex.com et connectez-vous à votre espace de réunion Webex. Dans le menu de navigation sur la gauche, cliquez sur « Préférences ».
Ensuite, allez dans « Ma salle personnelle ».
Les paramètres de votre chambre personnelle s'ouvriront. Faites défiler jusqu'au paramètre « Verrouillage automatique ». Cliquez ensuite sur la case à côté de celui-ci pour le sélectionner.
Lorsque vous le sélectionnez, le menu déroulant pour le temps deviendra cliquable. Cliquez dessus et sélectionnez « 0 » parmi les options.
Cliquez ensuite sur le bouton « Enregistrer ».
Désormais, toutes vos salles de réunion personnelles auront une salle d'attente par défaut.
Noter: Pour pouvoir admettre des personnes du hall dans une réunion verrouillée, vous devez utiliser l'application de bureau Webex Meetings, l'application de bureau Webex Teams ou l'appareil de salle ou de bureau enregistré dans le cloud Cisco Webex. Sinon, vous ne pourrez pas admettre des personnes sans déverrouiller la réunion.
Comment utiliser une salle d'attente avec une réunion programmée
Pour les réunions programmées, il est particulièrement important d'avoir une salle d'attente. Si d'autres participants arrivent avant l'hôte, ils doivent être dans la salle d'attente d'où l'hôte peut les laisser entrer.
Mais auparavant, vous ne pouviez pas avoir cette fonctionnalité de salle d'attente dans une réunion planifiée sur Webex. Tous les participants arrivés avant l'organisateur ne pouvaient pas du tout rejoindre la réunion si celle-ci était verrouillée. Ils ont dû se rafraîchir et essayer de rejoindre la réunion après l'arrivée de l'hôte. Comme vous pouvez l'imaginer, ce n'est pas du tout intuitif. Comment un participant est-il informé de l'arrivée de l'hôte à la réunion ?
Mais à partir de Webex 40.9, vous pouvez disposer d'une salle d'attente pour les invités lors de réunions programmées. Les invités sont des utilisateurs qui ne sont pas connectés à leurs comptes Webex ou des utilisateurs externes qui n'ont pas de compte Webex sur votre site. Ainsi, tout invité qui arrivera avant l'hôte devra attendre dans la salle de réunion. Mais tous les membres de l'organisation qui arrivent avant l'hôte pourront se joindre directement.
Allez sur webex.com et connectez-vous à votre espace de réunion. Ensuite, allez à « Réunions » dans le menu de navigation sur la gauche.
Cliquez sur le bouton « Planifier » pour planifier une nouvelle réunion.
Ou vous pouvez également modifier une réunion précédemment programmée avec les nouveaux paramètres. Ouvrez la réunion et cliquez sur le bouton « Modifier ».
Ensuite, après avoir programmé la réunion comme vous le feriez, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Afficher les options avancées ».
Quelques options se développeront en dessous. Cliquez sur « Options de planification ».
Dans Options de planification, accédez à « Réunions déverrouillées ». Le paramètre par défaut de cette option est défini sur « Les invités peuvent rejoindre la réunion ». Cliquez sur le bouton radio « Les invités attendent dans le hall jusqu'à ce que l'hôte les admette » pour le sélectionner.
Maintenant, tout comme avec les paramètres de votre salle de réunion personnelle, vous verrez l'option « Verrouillage automatique ». Cela peut vous amener à vous demander pourquoi vous ne pouvez pas verrouiller la réunion pour activer la salle d'attente comme avec les salles de réunion personnelles.
Le simple fait de verrouiller la réunion sans activer le paramètre précédent ne créera pas de salle d'attente pour les invités qui arrivent avant l'hôte. Au lieu de cela, ils entreraient directement dans la réunion. Il est donc important d'activer l'option précédente. Mais il est également important de se rappeler que cela ne crée une salle d'attente que jusqu'à ce que vous ayez rejoint la réunion. Pour créer une salle d'attente pour la suite, vous devez verrouiller la réunion.
Maintenant, vous pouvez activer le « Verrouillage automatique » lors de la planification de la réunion, ou vous pouvez verrouiller la réunion à partir de la barre d'outils de la réunion après avoir rejoint la réunion ; c'est entièrement à vous. Une fois la réunion verrouillée, tous les participants, invités et membres de l'organisation devraient passer par la salle d'attente.
Enfin, cliquez sur le bouton « Enregistrer » ou « Planifier ».
Pour les réunions planifiées, il n'y a pas d'option générique qui créera une salle d'attente pour chaque réunion. Vous devrez effectuer ces étapes pour chaque réunion que vous programmez.
Les salles d'attente dans une réunion virtuelle sont extrêmement importantes pour éviter tout incident. Et bien que vous puissiez avoir une salle d'attente dans les réunions Webex, les mécanismes ne sont pas si simples et directs. Mais une fois que vous savez comment faire, vous pouvez vous assurer que vos réunions sont aussi sécurisées qu'elles devraient l'être.