Prenez des notes automatisées lors d'une réunion à l'aide de la fonctionnalité de transcriptions en direct dans Microsoft Teams.
Auparavant, Microsoft Teams était assez en avance sur la horde d'applications Workstream Collaboration. Mais dernièrement, il a repoussé ses limites encore plus loin pour rester pertinent dans les temps qui changent. Grâce au changement radical de toute l'équation entourant la façon dont nous travaillons et la concurrence féroce, Microsoft Teams a toujours apporté son A-game.
Le dernier ajout à l'arsenal de fonctionnalités offertes par Teams est les transcriptions de réunions en direct. Des transcriptions en direct sont disponibles pendant une réunion, et vous n'avez pas besoin d'enregistrer une réunion pour générer ces transcriptions.
Les transcriptions peuvent grandement améliorer votre expérience de réunion. Ils ne se contentent pas de rendre vos réunions plus productives en automatisant les notes de réunion pour vous. Bien que ne pas avoir à prendre de notes manuellement est un gros plus. Ils rendent également les réunions plus inclusives pour les participants sourds ou malentendants, qui se trouvent dans un endroit bruyant ou qui ont un niveau de compétence linguistique différent.
En quoi la transcription est-elle différente des sous-titres en direct ?
Microsoft Teams propose une fonctionnalité de sous-titrage en direct depuis un certain temps déjà. Alors, qu'y a-t-il de si spécial dans les transcriptions de réunions ? La plus grande différence est la disponibilité.
Les transcriptions sont disponibles après une réunion. Et vous pouvez les télécharger et les partager avec n'importe qui. C'est précisément pourquoi nous les avons appelés « notes de réunion automatisées ». Mais Teams n'enregistre pas les sous-titres.
De plus, lorsque vous activez les sous-titres, ils ne sont visibles que par vous, mais la transcription est visible par tout le monde, bien que les utilisateurs puissent choisir de la masquer.
Si la principale raison pour laquelle vous souhaitez activer les transcriptions est de rendre la réunion plus inclusive et accessible, vous pouvez utiliser des transcriptions ou des sous-titres. Mais pour avoir un enregistrement de toute la réunion, la transcription est la voie à suivre.
Conditions préalables à l'utilisation de la transcription dans les équipes Misrosoft
L'utilisation des transcriptions dans Microsoft Teams est liée à quelques conditions. Premièrement, il n'est disponible que pour les réunions planifiées, et non pour les réunions de canal ou « Meet Now ». Donc, si votre agenda est inclusif et mieux compréhensible lors d'une réunion impromptue ou d'une chaîne, vous pouvez opter pour des sous-titres en direct.
De plus, la fonctionnalité n'est disponible que lorsque la langue parlée est l'anglais américain. De plus, il ne peut être utilisé qu'à partir de l'application de bureau et n'est disponible que pour certaines licences. Cela signifie essentiellement que les utilisateurs gratuits de Microsoft Teams et les types de licence exclus n'ont pas accès à la fonctionnalité.
Les organisations disposant des licences suivantes ont accès aux transcriptions dans Teams : Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, SKU Microsoft 365 Business Premium.
Les utilisateurs de GCC, GCC-High et DoD ne sont pas éligibles pour utiliser la fonctionnalité.
La transcription doit également être activée pour l'organisation par l'administrateur informatique. Si vous ne trouvez pas l'option pour la transcription, vous devrez contacter l'administrateur.
Activation de la transcription pour votre organisation
Si vous êtes un administrateur informatique de votre organisation, accédez au centre d'administration Teams.
Les administrateurs informatiques de l'organisation peuvent activer la transcription pour tout le monde en l'incluant dans la politique globale ou des personnes sélectives en ayant des politiques différentes pour différents utilisateurs.
Dans le panneau de navigation sur la gauche, cliquez sur l'option « Réunions ».
Peu d'options se développeront en dessous. Sélectionnez « Politiques de réunion » parmi celles-ci.
Pour activer l'option pour l'ensemble de l'organisation, cliquez sur l'option ou sur « Global (par défaut à l'échelle de l'organisation) ».
Faites défiler jusqu'à la section « Audio et vidéo ». Ensuite, assurez-vous que l'option « Autoriser la transcription » est activée.
Pour l'activer de manière sélective, vous avez deux options. Vous pouvez soit l'activer pour l'ensemble de l'organisation, puis créer une stratégie personnalisée dans laquelle l'option de transcription n'est pas activée et attribuer la stratégie aux utilisateurs auxquels vous ne souhaitez pas accéder à la fonctionnalité. Ou vous pouvez aller dans la direction opposée, où l'option n'est pas activée globalement, mais uniquement dans la stratégie personnalisée et vous pouvez l'attribuer aux utilisateurs que vous souhaitez pouvoir accéder à la fonctionnalité.
Pour créer une nouvelle politique de réunion, accédez à la page « Politiques de réunion » et cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Donnez le nom à la stratégie et configurez-la comme vous le souhaitez. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Pour attribuer la politique aux utilisateurs, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton « Gérer les utilisateurs ».
Un panneau apparaîtra sur la droite. Recherchez les utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer la politique et cliquez sur le bouton « Appliquer ».
Vous pouvez également affecter des stratégies à n'importe quel groupe d'utilisateurs de votre organisation.
Utilisation de la fonction de transcription dans les réunions
L'utilisation de la fonctionnalité dans les réunions est une promenade dans le parc. Mais n'oubliez pas que vous ne pouvez transcrire que les réunions programmées. Démarrez ou rejoignez la réunion programmée à partir de votre événement de calendrier.
L'organisateur de la réunion et les personnes du même locataire peuvent commencer les transcriptions. Les invités, les personnes d'un autre locataire et les utilisateurs anonymes (personnes qui ne souhaitent pas être identifiées dans les transcriptions) ne peuvent pas démarrer la transcription dans une réunion.
Pour démarrer une transcription, accédez à « Plus d'actions » dans la barre d'outils de la réunion.
Ensuite, sélectionnez « Démarrer la transcription » dans les options.
Vous verrez un avis indiquant que la transcription a commencé et vous devez informer tout le monde qu'ils sont en cours de transcription. Mais les autres participants verront également l'avis que la réunion est en cours de transcription. Néanmoins, vous devez informer tout le monde par courtoisie pour les participants qui se sont joints à partir d'un téléphone.
Le panneau de transcription apparaîtra sur la droite. La transcription comprendra également le nom d'utilisateur et l'icône de profil du participant ainsi que l'horodatage.
Tous les participants à la réunion peuvent afficher ou masquer le panneau de transcription à tout moment. Cliquez sur le bouton « Fermer » sur le panneau pour le masquer.
Vous pouvez également accéder au menu Plus d'actions et sélectionner « Masquer la transcription » à partir de là.
Pour afficher le panneau, sélectionnez « Afficher la transcription » dans le menu Plus d'actions.
L'organisateur et les présentateurs de la réunion peuvent arrêter la transcription et la redémarrer à tout moment pendant la réunion. Pour arrêter la transcription, accédez au menu Plus d'actions et sélectionnez « Arrêter la transcription ».
Tout le monde recevra un avis indiquant que vous avez arrêté de transcrire. La transcription s'arrêtera automatiquement lorsque tout le monde quittera la réunion.
Téléchargement et partage de transcriptions
Les transcriptions de la réunion peuvent être téléchargées automatiquement après la réunion dans l'événement du calendrier. Accédez à « Calendrier » dans le panneau de navigation sur la gauche.
Ensuite, ouvrez l'événement pour la réunion planifiée.
La page de la réunion aura un onglet supplémentaire en haut : « Enregistrements et transcriptions ».
L'intégralité de la transcription sera disponible pour y être consultée. Pour le télécharger, cliquez sur le bouton de téléchargement.
Vous pouvez télécharger la transcription sous forme de fichier .vtt (un format populaire pour les transcriptions) ou de fichier .docx (document Word).
Les transcriptions peuvent être téléchargées à partir des comptes des participants jusqu'à ce que l'organisateur de la réunion les supprime.
Les participants mobiles ne peuvent pas voir la transcription sur l'application mobile. Pour le rendre accessible aux participants mobiles, téléchargez le fichier et téléchargez-le sur le chat. Accédez au chat de la réunion et cliquez sur le bouton « Joindre » pour télécharger le fichier.
Les participants mobiles peuvent alors trouver le fichier dans leur chat.
Cacher votre identité dans les transcriptions
Les équipes peuvent identifier la personne qui parle et les transcriptions des réunions incluent automatiquement le nom d'utilisateur et le nom de la personne. Si vous souhaitez rester anonyme dans les transcriptions, vous pouvez masquer votre identité. Mais vous devez le faire avant une réunion.
Cliquez sur l'icône « Paramètres et plus » (menu à trois points) à côté de l'icône de votre profil dans la barre de titre. Ensuite, sélectionnez « Paramètres » dans le menu.
Les paramètres s'ouvriront. Dans le menu de navigation sur la gauche, accédez à « Légendes et transcriptions ».
Ensuite, désactivez la bascule pour « M'identifier automatiquement dans les légendes et les transcriptions ».
Les transcriptions sont une fonctionnalité intéressante et Microsoft Teams les rend certainement faciles à utiliser. Ainsi, la prochaine fois que vous voudrez prendre des notes de réunion ou rendre le contenu de la réunion accessible à tous, vous pourrez transcrire l'intégralité de la réunion.