Devenez un utilisateur Pro Webex avec ces conseils à votre disposition
Cisco Webex est une excellente application à sélectionner comme application de vidéoconférence incontournable. C'est Cisco, vous savez donc que c'est sécurisé et que vos informations privées sont en sécurité. Et il propose même un compte gratuit actuellement.
Mais Webex n'est pas seulement bon parce qu'il est sécurisé ou facile à utiliser. Il a beaucoup de fonctionnalités qui rendent l'expérience intéressante. Mais lorsque vous commencez à utiliser une nouvelle application, découvrir tout ce qu'elle a à offrir peut prendre beaucoup de temps. Et certaines caractéristiques sont si profondément enfouies que beaucoup de gens ne les découvrent jamais. Mais ce ne sera pas toi. Nous avons compilé une liste de tous les trucs et astuces qu'un utilisateur Webex doit connaître pour utiliser l'application à son plein potentiel.
Utiliser des arrière-plans virtuels
Ennuyé ou gêné par vos antécédents réels lorsque vous assistez à des appels vidéo depuis votre domicile ? Webex prend désormais en charge les arrière-plans virtuels et le flou d'arrière-plan pour les réunions à partir de l'application de bureau. Vous devez utiliser Webex version 40.7 ou supérieure pour que la fonctionnalité soit disponible. Donc, si vous avez utilisé l'ancienne version, vous avez manqué ce joyau d'une fonctionnalité.
Vous pouvez définir un arrière-plan virtuel à partir de la fenêtre d'aperçu avant de rejoindre la réunion ou pendant la réunion elle-même. Cliquez sur le bouton « Modifier l'arrière-plan » sur l'écran d'aperçu et sélectionnez un arrière-plan dans le menu.
Pour modifier l'arrière-plan pendant la réunion, cliquez sur l'icône « Plus d'options » dans votre fenêtre d'auto-affichage, puis sélectionnez « Modifier l'arrière-plan virtuel » dans le menu.
Mener des sondages pendant une réunion
Au cours d'une réunion Webex, vous pouvez également héberger des sondages et collecter les réponses des autres participants à la réunion en temps réel. Mais le panel pour les sondages doit d'abord être ajouté à une réunion. Et à cause de cela, beaucoup de gens ne découvrent même jamais l'existence de cette fonctionnalité dans Webex.
Pour ajouter un sondage à une réunion, accédez à la barre de menus dans la fenêtre de réunion et cliquez sur l'option « Afficher ». Ensuite, allez dans « Panneaux » dans le menu et sélectionnez « Gérer les panneaux » dans le sous-menu.
Maintenant, sélectionnez « Sondage » dans la zone « Panneaux disponibles » et cliquez sur le bouton « Ajouter » pour le déplacer vers les « Panneaux actuels ». Enfin, cliquez sur « OK » pour enregistrer les modifications.
Le panneau pour le sondage apparaîtra sur le côté droit de la fenêtre de réunion où les panneaux pour les participants, les discussions, etc., apparaissent. À partir de là, vous pouvez ajouter des questions et mener des sondages auprès des participants à la réunion.
Afficher les rapports de réunion
Webex propose des rapports de réunion spéciaux qui vous permettent de garder une trace de tout ce qui concerne vos réunions, y compris, mais sans s'y limiter, la participation, l'utilisation, la durée, les adresses e-mail des participants et bien plus encore. Vous pouvez afficher, exporter et même imprimer ces rapports.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les enseignants qui doivent autrement vérifier manuellement quels étudiants sont présents à la réunion. À l'aide de ces rapports, vous pouvez même savoir quand quelqu'un a rejoint et quitté la réunion. Mais comme l'option n'est accessible qu'à partir du portail Web, et non de l'application de bureau, elle risque d'être négligée.
Accédez à webex.com sur votre navigateur et connectez-vous à votre espace de réunion. Ensuite, accédez à votre nom dans le coin droit de l'écran, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez « Mes rapports » dans le menu.
Ensuite, cliquez sur « Rapports d'utilisation ».
Saisissez la période pour laquelle vous souhaitez afficher les rapports et sélectionnez la réunion pour ouvrir le rapport.
Le rapport contiendra les détails de chaque participant individuellement, des détails de base tels que leur nom, leur adresse e-mail, à savoir s'ils ont été invités à la réunion, et quand ils ont rejoint et quitté la réunion, et bien plus encore.
Hôtes suppléants
Vous êtes donc l'hôte de la réunion, mais vous devez partir en raison d'une urgence imprévue. Inquiet de ce qui arrivera à la réunion car l'hôte doit être présent à tout moment. L'avenir de la réunion commence à paraître assez sombre à ces moments-là, n'est-ce pas ? Eh bien, ce n'est pas nécessaire. Vous pouvez faire de quelqu'un d'autre l'hôte de la réunion dans Webex d'un seul coup.
Ouvrez le panneau « Participants » et accédez au participant que vous souhaitez désigner comme nouvel hôte. Cliquez avec le bouton droit sur leur nom et sélectionnez « Changer de rôle en » dans le menu. Ensuite, sélectionnez « Hôte » dans le sous-menu pour en faire l'hôte.
Lever la main lors d'une réunion
Il y a des moments où vous avez des doutes lors de la réunion et souhaitez prendre la parole, mais vous ne voulez pas être impoli et perturber la personne qui parle déjà. Dans des situations réelles, c'est vraiment facile à faire. Vous pouvez simplement lever la main et l'orateur peut vous laisser parler quand cela lui convient.
Mais dans une réunion virtuelle, lever la main et espérer que l'orateur voit votre vidéo n'est pas la solution la plus pratique. Dieu merci pour la levée de main virtuelle dans Webex ! Vous pouvez lever la main et l'orateur pourra voir votre main levée à côté de votre nom sur le panneau des participants. Mais gardez à l'esprit que vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si vous n'êtes pas l'hôte de la réunion.
Ouvrez le panneau des participants et accédez à votre nom. Ensuite, cliquez sur l'option « Lever la main » (une icône de main) à côté de votre nom. Tout le monde recevra une alerte et pourra voir que vous avez levé la main depuis le panneau des participants.
Modifier les vues des enregistrements
Vous pouvez enregistrer toutes vos réunions dans Webex, tout le monde le sait. Mais saviez-vous que vous pouvez également modifier l'affichage des enregistrements de réunion ? Par défaut, les enregistrements contiennent les vidéos des participants, et s'il s'agit d'une session de partage, alors l'écran partagé et les vignettes vidéo des autres participants. Donc, en bref, la réplique exacte de votre écran.
Mais ces vues d'enregistrement peuvent être modifiées. Vous pouvez choisir entre l'affichage du haut-parleur actif et l'affichage du contenu uniquement si vous ne souhaitez pas l'affichage des miniatures de la vidéo. La vue du locuteur actif contient uniquement la vidéo du locuteur actif et s'il s'agit d'une session de partage d'écran, le contenu partagé et la vidéo du locuteur actif.
Dans la vue de contenu uniquement, l'enregistrement ne contient que le contenu de l'écran partagé. Et s'il n'y a pas de session de partage de contenu active, alors il n'enregistrera que l'audio sans aucune vidéo. Vous ne pouvez modifier les vues d'enregistrement qu'à partir du portail Web, il est donc susceptible d'échapper à l'attention des gens.
Ouvrez le portail Web et accédez à « Préférences » dans le menu de navigation sur la gauche. Ensuite, allez dans l'onglet « Enregistrements ». Ici, vous pouvez sélectionner la vue d'enregistrement préférée pour vos enregistrements.
Changer l'hôte avant la réunion
Vous avez programmé une réunion, mais vous ne pouvez plus y assister. Comment la réunion se déroulera-t-elle sans la présence de l'hôte ? Vous pouvez changer d'organisateur pendant la réunion, mais pour cela, vous devez rejoindre la réunion au moins une fois. Mais qu'en est-il des situations où vous ne pouvez tout simplement pas ? Eh bien, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez changer d'organisateur avant la réunion.
Chaque réunion planifiée a une clé d'hôte qui n'est visible que par l'hôte. Partagez cette clé avec la personne à qui vous souhaitez confier le rôle d'hôte. Et ils pourront revendiquer le rôle d'hôte après avoir entré cette clé.
Pour afficher la clé, connectez-vous au portail Web Webex et accédez à vos réunions. Ensuite, cliquez sur la réunion programmée pour afficher plus de détails.
Faites défiler vers le bas et sous les informations de la réunion, vous trouverez la clé de l'hôte. Partagez-le avec l'autre personne.
Utiliser le mode musique dans Webex
Avez-vous déjà voulu écouter de la musique lors d'une réunion Webex mais avez constaté que les autres participants ne pouvaient pas l'entendre clairement ? C'est parce que, par défaut, Webex supprime le bruit de fond pour améliorer l'audio. Cette suppression de fond interfère avec la musique. L'activation du mode Musique préserve le son d'origine et vous pouvez lire la musique sans aucune interférence. Pour utiliser le mode Musique, vous devez disposer du WBS 40.8 ou version ultérieure.
Pour activer le mode Musique, cliquez sur l'option « Paramètres ».
Ensuite, sélectionnez « Music Mode » dans le menu.
Sous-titres codés dans les réunions
Si vous avez une mauvaise connexion à la réunion, ou si un participant malentendant est présent à la réunion, vous pouvez avoir des sous-titres codés et transcrire toute la réunion.
Si vous avez un compte d'entreprise Webex, l'assistant de réunion Webex transcrira automatiquement la réunion à l'aide de ses capacités d'IA. Cliquez simplement sur l'option « CC » dans le coin inférieur gauche de la fenêtre de réunion.
Les autres utilisateurs peuvent avoir un sous-titreur désigné dans la réunion pour fournir des sous-titres pour la réunion. Accédez au panneau des participants et cliquez avec le bouton droit sur le nom de la personne que vous souhaitez désigner comme sous-titreur. Accédez à « Changer de rôle en » dans le menu et sélectionnez « Sous-titreur » dans le sous-menu.
Vous pouvez aller ici et trouver des détails complets sur l'utilisation des sous-titres codés dans une réunion Webex.
Voilà, les gars. Avec ces conseils et astuces dans votre arsenal, vous deviendrez un pro de l'utilisation de Webex en un rien de temps. Avec ces informations à portée de main, votre productivité est vouée à augmenter en un rien de temps.